Decyzje-IT.pl

Mityczna analiza przedwdrożeniowa. Wprowadzenie

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Kiedy rozmawiamy z dostawcą systemu informatycznego o podejściu do wdrożenia rozwiązania, to na pewno usłyszymy: „To będzie wiadomo po analizie przedwdrożeniowej”. „To ustalimy w trakcie analizy”. „Odpowie nam na to analiza”. „Zapiszemy to w koncepcji rozwiązania”… Analiza to, analiza tamto.

Problemy i wątpliwości

Wokół analizy przedwdrożeniowej, analizy wdrożeniowej, koncepcji rozwiązania, koncepcji biznesowej, dokumentu analizy funkcjonalnej – do wyboru w zależności od firmy wdrożeniowej i zastosowanej metodyki, narosło wiele problemów i wątpliwości. Na tyle dużo, że postanowiłem o tym napisać.

Mam za sobą tak wiele udziałów w analizach, że nie sposób napisać o każdej z nich z osobna, bez pewnej kategoryzacji przypadków. W tym artykule i kolejnych częściach cyklu, skoncentruję się na analizie „najczęstszych problemów”, przy czym dla uproszczenia problemy będą dotyczyły analiz w projektach ERP, choć można je spokojnie odnieść do innych projektów usprawniania organizacji.
Poniżej przedstawiam „najczęstsze problemy” z analizami dostawców systemów ERP, zaobserwowane przeze mnie na przestrzeni ostatnich dwudziestu lat, przy czym lista nie została uporządkowana według kolejności ze względu na istotność, czy częstotliwość występowania. W ekstremalnych przypadkach zdarzały się bowiem przedsiębiorstwa, w których wystąpiły wszystkie z poniższych problemów…

Problemy dotyczące analiz w projektach ERP:

  1. Rozczarowanie efektem analizy »
  2. Ograniczanie budżetów i czasu na analizę.
  3. Przygotowanie zespołu pracowników do przebiegu i efektu analizy.
  4. Pomijanie w analizie strategii rozwoju przedsiębiorstwa.
  5. (Nie)zgodność analizy z zapytaniem ofertowym.
  6. Zmiana zakresu, harmonogramu i eskalacja kosztów projektu ERP.
  7. Wariantowość dokumentu analizy.
  8. Niekompletność analizy.
  9. Analiza narzędziem do wyboru systemu i dostawcy ERP.
  10. Metodyka zwinna vs kaskadowa.
  11. (Nie)wydzielenie analizy z umowy wdrożeniowej.

Dla zainicjowania i podkreślenia złożoności problematyki analiz w procesie wyboru systemu ERP oraz problemów z nich wynikających, zacytuję kilka definicji, które znalazły się w umowach różnych dostawców systemu ERP:

Koncepcja biznesowa to dokument, opracowany przez Wykonawcę we współpracy z Klientem, opisujący szczegółowy zakres realizacji Projektu, w oparciu o wymagania Klienta, w zakresie i na zasadach określonych w Metodyce.

Analiza to dokument stanowiący rezultat prac w Etapie koncepcji biznesowej uszczegóławiający określony Umową zakres Systemu.

Analiza oznacza dokument (lub dokumenty) dostarczony przez Dostawcę w ramach Fazy II, dookreślający zakres realizowanych prac i dostarczanego rozwiązania w ramach Umowy m.in. poprzez określenie wykazu procesów Nabywcy obsługiwanych przez System, w tym określenie koniecznych do wykonania Rozszerzeń Funkcjonalnych. Analiza może zmieniać Umowę w częściach dotyczących Harmonogramu, Podziału Odpowiedzialności oraz wynagrodzenia; w takich przypadkach zatwierdzenie Analizy przez Nabywcę stanowi zmianę Umowy. W przypadku, gdy Analiza zmienia Umowę w częściach dotyczących Harmonogramu lub wynagrodzenia Strony potwierdzą te zmiany zawierając odpowiedni aneks do Umowy (przy czym aneks ten stanowi jedynie potwierdzenie wprowadzonych już zmian). Analiza zostanie wykonana zgodnie z Załącznikiem nr A (Szablony dokumentów).

Analiza Informatyczna – dokument, który stanowić będzie integralną część niniejszej umowy określający sposób wykorzystania funkcji Oprogramowania w przedsiębiorstwie Użytkownika, zakres danych do przeniesienia oraz zawierający plan wykonania prac informatycznych związanych z wdrożeniem Oprogramowania – Listę Zadań”.

Koncepcja biznesowa – dokument stanowiący Produkt I etapu Wdrożenia, który będzie zawierał szczegółowy zakres i sposób przeprowadzenia Wdrożenia, uwzględniający wymogi funkcjonalne ZSI i pozostałe potrzeby Zamawiającego.

Dokument Analizy Funkcjonalnej – dokument opisujący Zakres Funkcjonalny Rozwiązania będący wynikiem analizy procesów gospodarczych Zleceniodawcy. Dokument zawiera opis procesów biznesowych Zleceniodawcy wykorzystujący standardowe rozwiązania oferowane przez System oraz opis Niezbędnych Zmian Programistycznych wraz z ich wyceną. Akceptacja przez Strony Dokumentu Analizy Funkcjonalnej stanowi jednocześnie akceptację zmiany wszelkich kosztów i wynagrodzenia Wykonawcy określonych w Dokumencie Analizy Funkcjonalnej. Zmiana taka nie wymaga zawarcia odrębnego aneksu do niniejszej Umowy.

 


Nie trzeba być szczególnym znawcą tematyki wdrożeń systemów ERP, ani prawnikiem specjalizującym się w problematyce IT, by nie zauważyć wielu różnych podejść i istotnych różnic. Często istotnie warunkujących przebieg, skuteczność oraz osiągniecie celu przeprowadzenia analizy.

Każdą kolejną część artykułu będę poświęcał jednemu problemowi oraz opiszę, w jaki sposób poradzili sobie z nim nasi Klienci. Zapraszam do lektury i dyskusji, ponieważ jestem przekonany, że powyższa lista nie wyczerpuje katalogu problemów w tym aspekcie projektu ERP.

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Miniatury wdrożeniowe

Jedna jaskółka wiosny nie czyni

Miniatury wdrożeniowe

Mamy prawnika

Wdrażam i rozwijam systemy

Mityczna analiza przedwdrożeniowa, #1. Rozczarowanie efektem analizy

Wdrażam i rozwijam systemy

Nagranie z webinarium pt. kierunki rozwoju systemów ERP, czyli odpowiedź na pytanie „ERP i co dalej”

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz etap „Potrzebuję usprawnień”, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.