Wspierając wiele organizacji i przedsiębiorstw w wyborze oraz wdrożeniu systemów informatycznych wspomagających zarządzanie, dochodziliśmy do pewnego paradoksu. Z jednej strony rekomendowaliśmy uznanie za priorytet i wdrożenie systemu przede wszystkim w ramach procesów głównych, do których księgowość raczej się nie zaliczała, a z drugiej i tak okazywało się, że na ostateczny wybór, a potem skuteczne wdrożenie systemu miały cechy i mechanizmy w obszarze księgowym.

Z czego wynika ten fenomen? Dlaczego system finansowo księgowy ma takie znacznie w informatyzacji procesów biznesowych przedsiębiorstwa? W obiegowej opinii, system finansowo-księgowy jest prosty, standardowy, a tym samym nie wymaga jakiś specjalnych kompetencji, czy działań, by go nabyć, wdrożyć i użytkować….

W trakcie wielu rozmów z dyrektorami, czy kontrolerami finansowymi zdaliśmy sobie sprawę, że czasy introwertycznych księgowych, z DOS-owymi systemami księgowymi, dla których widok konta księgowego w widoku „teówki” to świętość – odeszły już w niepamięć. Dzisiejsi księgowi to nowocześni i dobrze wykształceni menedżerowie, którzy chcą pracować z nowoczesnymi narzędziami informatycznymi. Większość z nich przestaje już rozumieć, dlaczego systemy ERP, CRM, magazynowe, projektowe, itd. mają nowoczesne interfejsy, piękną wizualizację wyników, pełną automatyzację transakcji, a im każe się nadal pracować z systemem FK, czy modułem księgowym systemu ERP, gdzie jedyne co mogą, to zaksięgować dokument i wydrukować kilka raportów, czy sprawozdań.

Jakich cech systemów księgowych powinny domagać się dzisiejsze działy księgowe? Na co powinni zwracać uwagę księgowi, myśląc o wyborze i wdrożeniu programu księgowego? Co powinno charakteryzować nowoczesne systemy księgowe, dzięki czemu dyrektorzy finansowi, czy główni księgowi mogliby zautomatyzować swoją pracę, by zaoszczędzony czas przeznaczyć na realne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa? Poniżej przedstawiamy najbardziej oczekiwane mechanizmy systemów finansowo księgowych, o których powiedzieli nam najbardziej zainteresowani, tj. dyrektorzy finansowi i główni księgowi.

1. Komunikacja.

Liczba dokumentów źródłowych, które na co dzień obrabiają działy księgowe z każdym dniem rośnie. Proporcjonalnie rośnie liczba dokumentów, które nie docierają na czas do księgowości, tylko zalegają na różnych biurkach. Podobnie jest z ilością koniecznych korekt i uzgodnień, by zamknąć miesiąc i ustalić sytuację finansową firmy. Tego rodzaju sytuacje wymogły na producentach systemów księgowych konieczność rozwoju mechanizmów obiegu informacji oraz komunikacji wewnątrzfirmowej, poprzez zastosowanie EDI (ang. Electronic Data Interbranch) lub DMS (ang. Document Management Systems).

Dzisiejsi księgowi chcą, by dokument źródłowy od jego wpłynięcia do organizacji, poprzez proces opisu i akceptacji w różnych działach, na pewno dotarł do działu księgowego i jak najszybciej został tam ostatecznie zaksięgowany

2. Analityka i wizualizacja danych

Nowoczesna księgowość to nie tylko ewidencja transakcji, ale przede wszystkim wspieranie pracowników firmy w podejmowaniu przez nich decyzji na podstawie jednoznacznych i jasnych wskaźników oraz raportów finansowych. Stąd producenci systemów FK stawiają na mechanizmy typu business intelligence, analizy wskaźnikowe, big data wspierające przetwarzanie rosnącej ilości danych oraz prezentujących je w przejrzysty sposób.

Dzisiejsi księgowi chcą mieć możliwość  dostarczania informacji finansowych w postaci raportów i wskaźników, umożliwiających ich przekształcenie w, wartościową dla menedżerów, informację zarządczą

3. Mobilność

Dzisiaj już wszechobecna. Rozwój i powszechne wykorzystywanie różnego rodzaju urządzeń mobilnych, zaczęło dotyczyć również programów księgowych. Systemy finansowo – księgowe na urządzenia mobilne umożliwiają ich użytkownikom wiele poziomów dostępu, począwszy od raportowania, tj. wglądu do raportów, wskaźników i sprawozdań finansowych, aż po pełen dostęp do systemu, z możliwością edycji, akceptacji i księgowania transakcji. Oczywiście producenci programów finansowo księgowych z dostępem z urządzeń mobilnych mają również na względzie wymogi bezpieczeństwa i ochrony danych finansowych, stąd cały czas podnoszą poziom ich ochrony.

Dzisiejsi księgowi chcą, by pracownicy mieli możliwość wprowadzania dokumentów księgowych, np. faktur zakupu, rozliczenia delegacji, faktur sprzedaży, itd. poprzez urządzenia mobile

4. Samoobsługa

Kto powiedział, że księgowanie to wyłączna domena księgowych? Kto powiedział, że przynajmniej do pewnego poziomu, z wykorzystaniem mechanizmów rozróżniających i automatyzujących określone transakcje, pracownicy oraz kontrahenci nie mogą „księgować” sami? Producenci systemów księgowo – finansowych coraz aktywniej rozwijają mechanizmy samoobsługi. Wiele dzisiejszych systemów FK posiada już funkcje przypominające portale pracowników i klientów, umożliwiające samoobsługę w zakresie np. wnioskowania i rozliczania delegacji służbowych przez pracowników ze wstępną dekretacją faktur zakupów; zarządzania saldem debetowym lub kredytowym przez kontrahentów, w znaczeniu szybkiego dostępu do określonych informacji finansowych i dokumentacji (np. faktur sprzedaży czy zakupu, potwierdzania sald, itd.), a także samodzielnej realizacji określonych transakcji księgowych (oczywiście stosownie zabezpieczonych).

Dzisiejsi księgowi chcą, by dokumenty źródłowe mogły być wprowadzane do systemu finansowo księgowego w miejscach ich powstawania

5. Chmura

Systemy finansowo księgowe w chmurze? Dlaczego nie? Przy obecnym poziomie zabezpieczeń, nie ma się czego obawiać. Dynamika udostępniania aplikacji biznesowych w chmurze jest faktem i nie można przejść obok tej opcji obojętnie. Systemy finansowo-księgowe w chmurze to rozwiązania nowoczesne; bezpieczne; o niskich kosztach utrzymania; krótkim czasie uruchamiania; braku potrzeby posiadania infrastruktury technicznej oraz wysokokwalifikowanych służb informatycznych.

Dzisiejsi księgowi chcą korzystać z nowoczesnych i efektywnych kosztowo metod dostępu do systemu finansowo-księgowego, a chmura internetowa jest opcją wartą rozważenia

6. Media społecznościowe

Nie mylić z mediami powszechnie stosowanymi w otoczeniu społecznym. Mamy na myśli mechanizmy społecznościowe w otoczeniu biznesowym, na poziomie przedsiębiorstwa lub organizacji, często wielofirmowej i wielonarodowej. Producenci systemów księgowych coraz częściej włączają do swoich rozwiązań narzędzia do komunikacji. Rozwiązania te są wykorzystywane głównie dla komunikacji wewnętrznej, np. pomiędzy działami organizacji lub są stosowane do obsługi ogólnofirmowych procesów, takich jak planowanie czy budżetowanie. Narzędzia tego typu umożliwiają również przesyłanie zapytań i odpowiedzi do określonych transakcji, np. zapytania o niezrealizowane zamówienie sprzedaży, które powoduje nierealizowanie planów budżetowych przedsiębiorstwa w danym okresie rozliczeniowym.

Dzisiejsi księgowi chcą mieć realny wpływ na kształtowanie się sytuacji finansowej organizacji, poprzez mechanizmy komunikacji wewnątrzfirmowej w systemie księgowym

7. Otwartość i elastyczność

W większości organizacji funkcjonują różne programy komputerowe. Po pierwsze ze względu na specyfikę, a po drugie w wyniku takiej, a nie innej decyzji biznesowej. Im więcej niezależnych aplikacji, tym większa potrzeba ich integracji, czyli optymalizacji przepływu i dostępności do danych. Aplikacją, która zwyczajowo przekazuje (zasila), ale też odbiera największą ilość danych, jest system finansowo księgowy. Specyfika systemu księgowego polega na konieczności jego zasilania danymi źródłowymi, ale też zasilania danymi z systemu FK miejsc źródłowych. Dlatego też, bardzo ważną cechą systemu księgowego jest jego otwartość i elastyczność, w znaczeniu integracji z innymi aplikacjami.

Dzisiejsi księgowi chcą łatwo i elastycznie podłączać do systemu finansowo księgowego inne aplikacje funkcjonujące w firmie, aby usprawnić przepływ i dostępność do danych

Oczywiście powyższe oczekiwania nie wyczerpują wszystkich mechanizmów, o których myślą służby finansowo – księgowe w kontekście „idealnego programu księgowego”. Gdzieś na końcu i tak pozostaje człowiek z jego zdolnościami analizy danych oraz podejmowania decyzji. Sęk w tym, by systemy finansowo księgowe stosowane w działach księgowych podniosły efektywność ich funkcjonowania, w szczególności w obszarze dzielenia się informacjami finansowymi, obiegu danych i raportów wśród pracowników oraz kontrahentów, przeniesienia części zadań związanych z ewidencją dokumentów źródłowych do miejsc ich powstawania, automatyzacji transakcji i konsolidacji finansowej, dostępu do systemu FK z dowolnego miejsca oraz realnego monitorowania strategii finansowej organizacji.