Dokumenty to nieodłączony element środowiska biznesowego. Każda organizacja tworzy, odbiera, przetwarza i przechowuje dokumenty. Jedne z nich mają postać papierową, inne elektroniczną. Każda organizacja chce, by było ich jak najmniej, w szczególności tych papierowych.

Nie zawsze jest to możliwe, choćby z tytułu ustawowych obowiązków przechowywania dokumentów w celach kontrolnych i sprawozdawczych. Niestety znacznie częściej, poza chceniem, niewiele się dzieje. A przecież nie każdy dokument musi przybrać postać papierową. Na pewno warto podjąć trud, by gdzie tylko możliwe, stosować formę elektroniczną dokumentu, jeśli już nie z powodów biznesowych, to na pewno z ekologicznych. Służą temu systemy zarządzania dokumentami (ang. Document Management Systems), inaczej systemy do zarządzania obiegiem dokumentów lub systemy elektronicznego obiegu dokumentów.

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, można zauważyć pozytywne tendencje, tzn. wzrost zainteresowania organizacji, czy przedsiębiorstw tego typu rozwiązaniami. Niestety nie zawsze jeszcze zainteresowanie przekłada się na konkretne kroki w kierunku ich wdrażania i eksploatacji. Dlaczego? Przynajmniej z kilku powodów, tj.: konieczności wprowadzenia wielu zmian organizacyjnych, zmiany mentalności pracowników oraz poniesienia stosownych nakładów inwestycyjnych (choćby na sam system, czy urządzenia skanujące), a także co najważniejsze, nadal dużych wątpliwości w uzasadnienie biznesowe – mówiąc krótko, odpowiedzi na pytanie: „czy oszczędności z tytułu zastosowania systemu zarządzania dokumentami, przewyższą całkowite nakłady na jego wdrożenie i eksploatację”.

Niezależnie od pytań i wątpliwości, jedno pozostaje pewne. Wraz ze wzrostem ilości wymienianych informacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i z kontrahentami zewnętrznymi, będzie wzrastać liczba dokumentów, jako ich nośników. Nie dość, że będzie wzrastać ich liczba, to jeszcze będą zmieniać się formaty dokumentów. Dla jednych organizacji papier pozostanie głównym formatem, dla innych wszystkie możliwe formaty elektroniczne, wliczając w to również pocztę elektroniczną, czy posty w mediach społecznościowych.

System zarządzania dokumentami

To rodzaj systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie umożliwiający tworzenie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów. Systemy zarządzania dokumentami należą do klasy systemów informatycznych IMS, czyli Systemy Zarządzania Informacją (ang. Information Management Systems), służących do efektywnej wymiany informacji i wspomagania pracy grupowej. Podstawowe grupy funkcjonalne systemów zarządzania dokumentami to:

• Tworzenie, edytowanie, kopiowanie i usuwanie dokumentów,
• Współdzielenie dokumentów i obsługa zmian,
• Wersjonowanie dokumentów,
• Dystrybucja i udostępnianie dokumentów,
• Publikowanie dokumentów,
• Opisywanie dokumentów cechami (metadane),
• Przechowywanie dokumentów (archiwizacja dokumentów),
• Indeksowanie i wyszukiwanie dokumentów,
• Obieg pracy, czyli workflow definiujący obieg dokumentów,
• Bezpieczeństwo przechowywania i dostępu do dokumentów,
• Integracja z innymi systemami, np. z systemami transakcyjnymi typu ERP, CRM, EAM, itd.

Jak widać z powyższego zestawienia, systemy do zarządzania dokumentami mają bogatą funkcjonalność i mogą wiele usprawnić, praktycznie w każdej organizacji. Zapewne, jak to w biznesie bywa, nie wszystkie wymienione funkcjonalności mają równą istotność i zapewne, w części organizacji mogą nie mieć zastosowania. Przetwarzanie dokumentów w organizacjach zależy od ich charakteru i potrzeb.

Gdyby jednak pokusić się o wskazanie najistotniejszych funkcji i korzyści z stosowania systemu zarządzania dokumentami, to na pewno warto zwrócić uwagę na trzy z nich:

•  Rejestrowanie dokumentów wchodzących.

Na początek, choćby dokumentów związanych z kontrahentami przedsiębiorstwa. Tego typu mechanizmy, nazywane też Obsługą Kancelarii, umożliwiają zarejestrowanie i opisanie dokumentu wchodzącego danymi podstawowymi, a następnie wprowadzenie go do obiegu, celem dodatkowego opisu, czy akceptacji (np. w przypadku faktur zakupów) przez inne komórki organizacyjne. Mechanizmy tego typu znacząco porządkują obieg dokumentów, podnoszą wiedzę o statusie ich przetwarzania w komórkach organizacyjnych, skracają ścieżkę akceptacji i opisu (co w przypadku dokumentów księgowych ma istotne znaczenie), eliminują „gubienie” dokumentów, i na koniec, co z punktu widzenia czasu dostępu do informacji jest bardzo istotne, skracają czas wyszukiwania dokumentów (stosowanie tagów, czy innych metadanych usprawnia wyszukiwanie). W miarę rozwoju mechanizmów rejestrowania dokumentów wchodzących można rozwijać system w kierunku rejestrowania dokumentów wychodzących, czy stosowania narzędzi OCR (ang. Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej w formę elektroniczną, umożliwiających ich indeksację i zapisywanie w bazie danych.

•  Współdzielenie dokumentów.

To funkcje bardzo istotne w organizacjach, w których nad treścią jednego dokumentu pracuje wiele osób. Przykład? Dokumentacja przetargowa, czy oferta handlowa. Możliwość współdzielenia dokumentu przez wiele osób, które mogą go edytować, a dalej dodawać, zmieniać, usuwać treść, czy porównywać jego wersje, jest bardzo ważna w przypadku pracy grupowej. Skraca to czas tworzenia dokumentacji, a także obieg wynikający z konieczności jej akceptacji przed ostatecznym przesłaniem do kontrahenta. Gdyby było mało, można jeszcze wykorzystać mechanizmy śledzenia zmian i powiadomień o zmianach w dokumencie, gdzie użytkownik systemu w tego typu przypadkach otrzymuje powiadomienia, np. za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu.

•  Przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów.

To kluczowe funkcje w aspekcie zarządzania dokumentami. Archiwizacja i wyszukiwanie. Z jednej strony systemy do zarządzania dokumentami umożliwiają budowanie struktur (katalogów) dokumentów, gdzie użytkownik ręcznie lub automatycznie (w zależności o typu lub opisu dokumentu) przypisuje dokument do odpowiedniego katalogu, a z drugiej – umożliwiają opisywanie dokumentów tagami, czy dodatkowymi cechami (metadanymi), które ułatwiają wyszukiwanie z bazy danych. Wyszukiwać dokumenty można według wielu parametrów, czy metadanych, np. autora, typu, czy rodzaju dokumentu, daty zmiany, aktualizacji, wersji, itd., ale co ważniejsze, coraz częściej według tekstu w dokumencie, o ile inne parametry wyszukiwania nie dają oczekiwanego rezultatu. Korzyść? Oczywista, jeśli uświadomimy sobie ile czasu dziennie poświęcamy na lokalizowanie, wyszukiwanie i przetwarzanie dokumentów źródłowych.

Jak widać z przytoczonych przykładów, nie trzeba od razu stosować wszystkich funkcji systemów do zarządzania dokumentami, by usprawnić swoją organizację. Warto zacząć od tych podstawowych, z których korzyści stosowania będą widoczne bardzo szybko.

Zapewne efekty cyfryzacji na poziomie organizacji, czy przedsiębiorstwa będą coraz bardziej widoczne w najbliższych latach. To nieuchronny trend. Świadomość organizacji będzie się w tym zakresie mocno zmieniać. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że już w najbliższej przyszłości systemy zarządzania dokumentami staną się jednym ze standardowych komponentów struktury informatycznej przedsiębiorstw, być może nawet na równi z systemami transakcyjnymi. Warto już teraz zacząć przygotowywać się do tej perspektywy, aby nie przegapić momentu, gdy w tym zakresie wyprzedzą nas inni….