Decyzje-IT.pl

Systemy zarządzania dokumentami. Realne korzyści, czy ekstrawagancja?

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Dokumenty to nieodłączony element środowiska biznesowego. Każda organizacja tworzy, odbiera, przetwarza i przechowuje dokumenty. Jedne z nich mają postać papierową, inne elektroniczną. Każda organizacja chce, by było ich jak najmniej, w szczególności tych papierowych. Nie zawsze jest to możliwe, choćby z tytułu ustawowych obowiązków przechowywania dokumentów w celach kontrolnych i sprawozdawczych. Niestety znacznie częściej, poza chceniem, niewiele się dzieje. A przecież nie każdy dokument musi przybrać postać papierową. Na pewno warto podjąć trud, by gdzie tylko możliwe, stosować formę elektroniczną dokumentu, jeśli już nie z powodów biznesowych, to na pewno z ekologicznych. Służą temu systemy zarządzania dokumentami (ang. Document Managemet Systems), inaczej systemy do zarządzania obiegiem dokumentów lub systemy elektronicznego obiegu dokumentów.

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, można zauważyć pozytywne tendencje, tzn. wzrost zainteresowania organizacji, czy przedsiębiorstw tego typu rozwiązaniami. Niestety nie zawsze jeszcze zainteresowanie przekłada się na konkretne kroki w kierunku ich wdrażania i eksploatacji. Dlaczego? Przynajmniej z kilku powodów, tj.: konieczności wprowadzenia wielu zmian organizacyjnych, zmiany mentalności pracowników oraz poniesienia stosownych nakładów inwestycyjnych (choćby na sam system, czy urządzenia skanujące), a także co najważniejsze, nadal dużych wątpliwości w uzasadnienie biznesowe – mówiąc krótko, odpowiedzi na pytanie: „czy oszczędności z tytułu zastosowania systemu zarządzania dokumentami, przewyższą całkowite nakłady na jego wdrożenie i eksploatację”.

Niezależnie od pytań i wątpliwości, jedno pozostaje pewne. Wraz ze wzrostem ilości wymienianych informacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i z kontrahentami zewnętrznymi, będzie wzrastać liczba dokumentów, jako ich nośników. Nie dość, że będzie wzrastać ich liczba, to jeszcze będą zmieniać się formaty dokumentów. Dla jednych organizacji papier pozostanie głównym formatem, dla innych wszystkie możliwe formaty elektroniczne, wliczając w to również pocztę elektroniczną, czy posty w mediach społecznościowych.

System zarządzania dokumentami to rodzaj systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie umożliwiający tworzenie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów. Systemy zarządzania dokumentami należą do klasy systemów informatycznych IMS, czyli Systemy Zarządzania Informacją (ang. Information Management Systems), służących do efektywnej wymiany informacji i wspomagania pracy grupowej. Podstawowe grupy funkcjonalne systemów zarządzania dokumentami to:

Jak widać z powyższego zestawienia, systemy do zarządzania dokumentami mają bogatą funkcjonalność i mogą wiele usprawnić, praktycznie w każdej organizacji. Zapewne, jak to w biznesie bywa, nie wszystkie wymienione funkcjonalności mają równą istotność i zapewne, w części organizacji mogą nie mieć zastosowania. Przetwarzanie dokumentów w organizacjach zależy od ich charakteru i potrzeb.

Gdyby jednak pokusić się o wskazanie najistotniejszych funkcji i korzyści z stosowania systemu zarządzania dokumentami, to na pewno warto zwrócić uwagę na trzy z nich:

Jak widać z przytoczonych przykładów, nie trzeba od razu stosować wszystkich funkcji systemów do zarządzania dokumentami, by usprawnić swoją organizację. Warto zacząć od tych podstawowych, z których korzyści stosowania będą widoczne bardzo szybko.

Zapewne efekty cyfryzacji na poziomie organizacji, czy przedsiębiorstwa będą coraz bardziej widoczne w najbliższych latach. To nieuchronny trend. Świadomość organizacji będzie się w tym zakresie mocno zmieniać. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że już w najbliższej przyszłości systemy zarządzania dokumentami staną się jednym ze standardowych komponentów struktury informatycznej przedsiębiorstw, być może nawet na równi z systemami transakcyjnymi. Warto już teraz zacząć przygotowywać się do tej perspektywy, aby nie przegapić momentu, gdy w tym zakresie wyprzedzą nas inni….

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Baza wiedzy o systemach

Cloud Computing, część I: Istota i funkcje chmury obliczeniowej

Baza wiedzy o systemach

Business Intelligence. Ważne informacje dla firm.

Baza wiedzy o systemach

Kilka przykładów na usprawnienie procesów księgowych

Baza wiedzy o systemach

Organizacje walczą o podniesienie efektywności i poprawę wyników projektów

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz etap „Potrzebuję usprawnień”, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.