Zacznijmy od korzyści. To głównie z ich powodu decydujemy się na inwestycję. Chcemy, by system ERP przyniósł nam korzyść biznesową, rodzaj wartości dodanej, dzięki której będę mógł lepiej i sprawniej zarządzać biznesem.
Warto zatem bliżej przyjrzeć się korzyściom z wdrożenia systemu ERP. Czy mamy dostęp do potwierdzonych przypadków odniesienia korzyści? Otóż tak. Każda szanująca się firma wdrożeniowa, czy też producent systemów ERP opisuje przypadki biznesowe w postaci case study, success stories (historie wdrożeń u swoich Klientów), które prezentują korzyści jakie osiągnęli klienci ich systemów ERP. Najczęściej spotykanym układem takiego materiału informacyjnego jest opisanie samego przedsiębiorstwa, zdefiniowanie problemu lub listy problemów z jakimi borykało się przedsiębiorstwo przed wdrożeniem systemu ERP, wskazanie innych wyzwań, które towarzyszyły projektowi, no i wreszcie – informację w jaki sposób udało się dany problem rozwiązać. Niestety w tych materiałach bardzo rzadko mamy do czynienia, z potwierdzonymi przez Klienta, wymiernymi korzyściami osiągniętymi poprzez zastosowanie systemu ERP.
Fakt, że nie jest łatwo znaleźć opracowania zawierające słupki z korzyściami z wdrożeń ERP, nie powinien nas dziwić. Nie jest łatwo namówić przedsiębiorcę do tego, aby powiedział gdzie i jakie uzyskał korzyści, bo to przecież element gry rynkowej i walki o uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Jeszcze trudniej o informację, w jaki sposób to zrobił. Spotykamy zatem albo ogólne opisy sukcesu, które wskazują na wsparcie w oczywistych i podstawowych obszarach działalności przedsiębiorstwa; albo informacje o tym, jak bardzo nowoczesne metody zarządzania wprowadzono do przedsiębiorstw; albo słabo poparte szczegółami sformułowania mówiące o tym, że inwestycja w system klasy ERP zwróciła się w rok, czy też dwa.
Nim potencjalny inwestor zapozna się z źródłem i sposobami generowania korzyści z wdrożenia systemu ERP należy pamiętać, że na wygenerowanie zwrotu z inwestycji ma wpływ kilka czynników i tylko część z nich zależna jest od naszego partnera lub partnerów. O ile potencjał funkcjonalny, technologia systemu ERP, a także doświadczenie zespołu wdrożeniowego ze strony dostawcy mają istotny wpływ na osiągnięcie korzyści, to jako takie go nie gwarantują. Sukces wdrożenia systemu ERP to gra zespołowa. Oczekiwanie, że dostawca systemu ERP dostarczy inwestycję pod klucz, jest błędne. Co więcej, po tych setkach wdrożeń systemów ERP, w których uczestniczyli nasi konsultanci, można powiedzieć, że sukces wdrożenia systemu ERP zależy od Ciebie i Twojego zespołu. Pamiętaj zatem, aby spełnić na start kilka podstawowych warunków.
Aby system ERP przyniósł korzyść zadbaj o:
- Przygotowanie zespołu, począwszy od sponsora projektu, przez komitet sterujący, kierownika projektu po użytkowników kluczowych i użytkowników końcowych, do realizacji zadań wynikających z wdrożenia systemu ERP.
- Przygotowanie organizacyjne, od strony znajomości i potrzeb wobec realizacji procesów biznesowych, zrozumienie specyfiki projektu, jego poszczególnych etapów i wagi produktów tychże etapów,
- Określenie i wspólne rozumienie celów wdrożenia ERP w zespole, jakie stawiamy przed projektem,
- Przejrzysty system motywacji zespołu wdrożeniowego.
Zapewne dla większości z Was to prawdy oczywiste, że do wdrożenia systemu ERP należy się przygotować. Niestety, szczególnie w przypadku średnich przedsiębiorstw, kwestia przygotowania do wdrożenia ERP oraz ustalenia korzyści nabiera zupełnie innego znaczenia. Pamiętajmy, że firmy z sektora MSP są mniejsze, zatem dysponują zdecydowanie mniejszą ilością zasobów na przeprowadzenie projektu ERP. Dotyczy to zarówno czasu, ludzi, jak i pieniędzy.
Oddelegowanie kilku osób do realizacji projektu w średnio 60% wymiarze ich czasu pracy, stanowi ogromne wyzwanie. Ponadto ewentualne przedłużenie czasu trwania projektu o kilka miesięcy obniży znaczną część spodziewanych korzyści z wdrożenia. Na domiar złego, przedsiębiorstwa MSP nie dysponują takimi budżetami jak przedsiębiorstwa duże, mają natomiast zbliżone lub nawet takie same wymagania i potrzeby. W konsekwencji, budżety i harmonogramy mogą stać się nierealne. W skutek negocjacji producenci i dostawcy obniżają ceny, zastrzegając wyłączenia lub obostrzenia dla realizacji projektu. Wówczas to bardzo często dochodzi do naruszenia wymaganej jakości, a tym samym zakładany wymiar i perspektywa osiągania celów poprzez wdrożenie systemu ERP oddala się. Tym bardziej należy pamiętać o potrzebie przygotowania się do wdrożenia w sposób pozwalający na umiejętne ominięcie wszystkich tych przeszkód.
Kilka lat temu zapytaliśmy naszych czytelników, które z wymienionych w ankiecie pięciu potencjalnych korzyści z wdrożenia systemu ERP dadzą najszybszy zwrot z inwestycji. Okazuje się, że najlepszych efektów ich zdaniem można upatrywać w szeroko pojętej kontroli kosztów i generalną poprawę efektywności działań.
Która korzyść z wdrożenia systemu daje najlepszy zwrot?
Nasi Czytelnicy wskazali na następujące źródła w/w korzyści, wynikających z zastosowania systemu ERP:
- Możliwości przypisania kosztu do każdego składnika majątku, materiału, towaru i działania.
- Precyzyjne ewidencjonowanie wszelkich zdarzeń gospodarczych w systemie, a poprzez to, dokładne kalkulowanie wszelkich kosztów.
- Analizowanie danych w wielu, często dowolnych przekrojach, co umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o właściwe pakiety informacji oparte o aktualne dane.
- Odzwierciedlenie właściwej struktury przedsiębiorstwa w systemie, zatwierdzeń działań i dokumentów oraz adekwatny do hierarchii i obowiązków poziom dostępu do danych i funkcji systemu ERP.
