Jeśli Twoje przedsiębiorstwo szykuje się do nabycia systemu ERP oraz posiada podstawowy potencjał do skutecznego wdrożenia systemu ERP, a dalej jego eksploatowania, trzeba przystąpić do zebrania informacji stanowiących podstawę do przeprowadzenia analizy korzyści i kosztów inwestycji.
Warto pamiętać o trzech podstawowych krokach, tj.: opracowaniu Zapytania o Informacje do dostawców ERP (RFI); wyborze oprogramowania ERP stosowanego przynajmniej w Twojej branży i o charakterystyce Twojej działalności (np. jeśli produkcja dyskretna, to nie systemy do zarządzania produkcją procesową) i przeprowadzenie oceny odpowiedzi dostawców ERP.
Zapytanie o Informacje (RFI)
W trakcie tworzenia Zapytania o Informacje należy pamiętać o zastosowaniu następujących zasad:
- Nadrzędnym celem RFI jest pozyskanie, jak najbardziej zbliżonych do rzeczywistości cen za nabycie: określonej liczby użytkowników oprogramowania ERP, usług związanych z wdrożeniem systemu ERP, usług serwisowych ERP (inaczej rocznych opłat maintenance) oraz wymaganej infrastruktury sprzętowo – programowej.
- Sporządzenie RFI powinieneś przekazać dedykowanej osobie (liderowi projektu, ale jeszcze niekoniecznie kierownikowi zespołu wdrożeniowego) oraz zespołowi osób reprezentujących obszary funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, które przewidujesz, że powinny podlegać informatyzacji w systemie ERP.
- Zapytanie o Informację powinno być maksymalnie krótkie i wysoce sformalizowane, tzn. zawierające konkretne rozdziały i tabele do wypełnienia przez dostawców, co ostatecznie umożliwi ich sprawą ocenę. Na tym etapie procesu inwestycyjnego nie ma potrzeby starania się o przesadną szczegółowość, np. w opisaniu wymagań funkcjonalnych. Wystarczy poziom obszarów, np. rachunkowość finansowa, w tym środki trwałe, obsługa kasy, obsługa zobowiązań i należności (w tym zagranicznych), itd.
- Przygotowanie Zapytania o Informację nie powinno zabrać zbyt wiele czasu, a najlepiej byłoby skorzystać z gotowych wzorów zapytania, które są dostępne w Internecie. Oczywiście wzór zapytania trzeba będzie wypełnić adekwatną do potrzeb treścią, ale to i tak ostatecznie znacznie skróci przygotowanie dokumentu.
- Zapytanie o Informację powinno obejmować wszystkie niezbędne informacje dla dostawcy ERP, które umożliwią mu jak najlepsze zrozumienie Twoich potrzeb i oczekiwań, a tym samym jak najrzetelniejszą wycenę jego propozycji (a o to głównie nam chodzi), a w szczególności:
- Określenie przedmiotu zapytania, czyli w miarę precyzyjna liczba użytkowników, opis wymagań funkcjonalnych na poziomie procesów biznesowych i ich składowych, wdrożenie, usługi serwisowe, sprzęt i oprogramowanie do eksploatacji systemu ERP
- Opis postępowania ofertowego, tj. wymagania wobec dostawcy, harmonogram postępowania, opis sposobu przygotowania odpowiedzi, opis udzielania odpowiedzi na ewentualne pytania dostawców
- Opis wymagań wobec treści odpowiedzi na zapytanie, tj. streszczenie dla kierownictwa, zbiorcze zestawienie kosztów dla każdego ze składników przedmiotu zapytania, podstawowe informacje o dostawcy ERP
- Skrócony opis Twojego przedsiębiorstwa, tj.: charakterystyka ogólna (w tym cele wdrożenia ERP, dane liczbowe o dostawcach, odbiorcach, indeksach, pracownikach, środkach trwałych, ogólna charakterystyka obecnej struktury IT, systemach do ewentualnej integracji z systemem ERP) i opis działalności operacyjnej (w tym lista procesów głównych i wspomagających)
- Zbiorczą tabelę kosztów nabycia rozwiązania ERP, zgodnie ze składnikami przedmiotu zapytania, którą powinien wypełnić dostawca.
- Tabele umożliwiające dostawcom ERP wpisanie danych o kosztach licencji systemu ERP, kosztach wdrożenia systemu ERP z podaniem liczby dni oraz stawki dniowej, kosztach serwisu najlepiej w okresie 5 lat od daty podpisania umowy z dostawcą ERP, kosztach sprzętu i oprogramowania operacyjnego i bazodanowego, a dalej ich serwisu.
Pamiętajmy, aby odpowiedzi na powyższe pytania zostały udzielone wyłącznie na Państwa kwestionariuszu. Ma to na celu usprawnienie porównania i oceny odpowiedzi poszczególnych dostawców ERP.
Wybór oprogramowania ERP
Mając już przygotowane RFI trzeba dokonać wyboru jego adresatów. I tutaj kolejna garść kilku podstawowych informacji i zasad postępowania, czyli odpowiedź na pytanie „skąd pozyskać nazwy stosownego oprogramowania?”. Pamiętajmy, aby:
- systemy ERP były przynajmniej reprezentowane w Twojej branży
- systemy ERP miały swoje zastosowanie w typie prowadzonej przez Cebie działalności operacyjnej. Nie szukajmy systemów ERP dla produkcji dyskretnej (tzn. za zamówienie klienta), jeśli Twoje przedsiębiorstwo działa w typie produkcji procesowej. Ustalenie typu działalności operacyjnej Twojego przedsiębiorstwa to jeden z podstawowych czynników prawidłowego wyboru systemów ERP i wydaje się, że to wskazanie powinno nastąpić od najwyższego kierownictwa Twojego przedsiębiorstwa.
- nie ograniczać na tym etapie liczby systemów ERP. Chodzi nam o to, by ustalić najbardziej realny koszt nabycia rozwiązania ERP, zatem im więcej otrzymamy odpowiedzi, tym bardziej realny będzie końcowy budżet przedsięwzięcia.
- nie kierujmy się w tym przypadku zasłyszanymi informacjami jak drogie są systemy ERP, tym bardziej z tzw. najwyższej półki. Zgodnie z naszym Przewodnikiem, już dzisiaj w wielu przypadkach możemy być zaskoczeni odpowiedziami, a pojęcie najwyższej półki już dawno się zdewaluowało. Warto też czasem porównać koszty nabycia systemów ERP z kosztami systemów powszechnie uznawanych za najdroższe.
- podczas oceny odpowiedzi od dostawców ERP odrzućmy dostawców o najwyższym i najniższym koszcie nabycia rozwiązania ERP, a pozostałe odpowiedzi pogrupujmy w koszty najwyższe, średnie i najniższe (będzie to miało wpływ na dokonanie analizy kosztów i korzyści, czyli stopy zwrotu z inwestycji w wariancie optymistycznym i pesymistycznym).
Jakie są zatem najprostsze drogi do ustalenia listy systemów ERP, do dostawców których warto wysłać Zapytanie o Informację?
- Skorzystanie z analiz rynku systemów ERP dla przedsiębiorstw produkcyjnych dostępnych w Internecie.
- Skorzystanie z narzędzi do wyboru systemów ERP na krótką listę na podstawie odpowiedzi na pytania definiujące profil Twojego przedsiębiorstwa i podstawowe wymagania biznesowe wobec systemu ERP, np. w zakresie liczby użytkowników, zakładanego budżetu, podstawowych wymagań funkcjonalnych, preferencji wobec technologii rozwiązania, itd.
- Skorzystanie z gotowych zestawień systemów ERP, obejmujących również branże i typy działalności operacyjnej, w których są stosowane oraz poziom realizowalności przez nie podstawowych wymagań funkcjonalnych.
- Skorzystanie ze stron internetowych dostawców ERP i zwrócenie szczególnej uwagi na listę obsługiwanych branż i konkretnych nazw przedsiębiorstw, w których wdrożono dany system ERP. Być może wśród tych nazw znajdą się nazwy firmy dobrze Państwu znanych? A może konkurencji? To powinno wystarczyć by wciągnąć dany system i jego dostawcę na listę adresatów RFI.
- Poczta pantoflowa. Zawsze cenna. Jeśli znamy osoby z zaprzyjaźnionych przedsiębiorstw i jesteśmy w stanie ustalić z jakiego systemu ERP one korzystają, to jak najbardziej warto z tego skorzystać. Nic nie zastąpi dobrego słowa i pozytywnej referencji znajomej osoby.
Ocena odpowiedzi dostawców ERP
Posiadając już odpowiedzi na Zapytanie o Informację od dostawców systemów ERP, trzeba dokonać ich oceny. W tym celu, pamiętam, aby:
- przygotować formularz oceny odpowiedzi dostawców ERP, najlepiej w MS Excel
- formularz powinien zawierać punkty podlegające ocenie, np. potencjał kadrowy, potencjał finansowy, wynagrodzenie, doświadczenie w branży, itd. Przy okazji pamiętajmy, że w postępowaniach z Ustawy Zamówień Publicznych, zakres i treść punktów zapytania jest uzależniony od trybu postępowania
- każdy punkt podlegający ocenie powinien posiadać wagę, czyli poziom istotności w procesie decyzyjnym
- ocena poszczególnych odpowiedzi musi podlegać zasadom obiektywizmu, czyli opierać się wyłącznie na zapisanych faktach, a nie domniemywaniu, co autor miał na myśli
- ocena odpowiedzi powinna umożliwić opracowanie rankingu rozwiązań (rankingu systemów ERP), tj. listy dostawców i ich rozwiązań w kolejności od najlepszych do najgorszych
- ranking systemów ERP należy wzbogacić o argumenty za i przeciw poszczególnym rozwiązaniom oraz ewentualny opis sposobu oceny, np. w wynagrodzeniu za licencje oprogramowania ERP nie uwzględniono wynagrodzenia za bazę danych, albo w wycenie wdrożenia systemu ERP nie ujęto asysty powdrożeniowej.
