Decyzje-IT.pl

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz.3. Zapytanie o Informacje.

Eulalia Wierzbicka
Eulalia Wierzbicka

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo wykazuje symptomy do nabycia systemu ERP oraz posiada podstawowy potencjał do skutecznego wdrożenia systemu ERP, a dalej jego eksploatowania, trzeba przystąpić do zebrania informacji stanowiących podstawę do przeprowadzenia analizy korzyści i kosztów inwestycji.

Warto pamiętać o trzech podstawowych krokach, tj.: opracowaniu Zapytania o Informacje do dostawców ERP (RFI); wyborze oprogramowania ERP stosowanego przynajmniej w Twojej branży i o charakterystyce Twojej działalności (np. jeśli produkcja dyskretna, to nie systemy do zarządzania produkcją procesową) i przeprowadzenie oceny odpowiedzi dostawców ERP.

Zapytanie o Informacje (RFI)

W trakcie tworzenia Zapytania o Informacje należy pamiętać o zastosowaniu następujących zasad:

  1. Nadrzędnym celem RFI jest pozyskanie, jak najbardziej zbliżonych do rzeczywistości cen za nabycie: określonej liczby użytkowników oprogramowania ERP, usług związanych z wdrożeniem systemu ERP, usług serwisowych ERP (inaczej rocznych opłat maintenance) oraz wymaganej infrastruktury sprzętowo – programowej.

 

  1. Sporządzenie RFI powinieneś przekazać dedykowanej osobie (liderowi projektu, ale jeszcze niekoniecznie kierownikowi zespołu wdrożeniowego) oraz zespołowi osób reprezentujących obszary funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, które przewidujesz, że powinny podlegać informatyzacji w systemie ERP.

 

  1. Zapytanie o Informację powinno być maksymalnie krótkie i wysoce sformalizowane, tzn. zawierające konkretne rozdziały i tabele do wypełnienia przez dostawców, co ostatecznie umożliwi ich sprawą ocenę. Na tym etapie procesu inwestycyjnego nie ma potrzeby starania się o przesadną szczegółowość, np. w opisaniu wymagań funkcjonalnych. Wystarczy poziom obszarów, np. rachunkowość finansowa, w tym środki trwałe, obsługa kasy, obsługa zobowiązań i należności (w tym zagranicznych), itd.

 

  1. Przygotowanie Zapytania o Informację nie powinno zabrać zbyt wiele czasu, a najlepiej byłoby skorzystać z gotowych wzorów zapytania, które są dostępne w Internecie. Oczywiście wzór zapytania trzeba będzie wypełnić adekwatną do potrzeb treścią, ale to i tak ostatecznie znacznie skróci przygotowanie dokumentu.

 

  1. Zapytanie o Informację powinno obejmować wszystkie niezbędne informacje dla dostawcy ERP, które umożliwią mu jak najlepsze zrozumienie Twoich potrzeb i oczekiwań, a tym samym jak najrzetelniejszą wycenę jego propozycji (a o to głównie nam chodzi), a w szczególności:

Pamiętajmy, aby odpowiedzi na powyższe pytania zostały udzielone wyłącznie na Państwa kwestionariuszu. Ma to na celu usprawnienie porównania i oceny odpowiedzi poszczególnych dostawców ERP.

Wybór oprogramowania ERP

Mając już przygotowane RFI trzeba dokonać wyboru jego adresatów. I tutaj kolejna garść kilku podstawowych informacji i zasad postępowania, czyli odpowiedź na pytanie „skąd pozyskać nazwy stosownego oprogramowania?”. Pamiętajmy, aby:

Jakie są zatem najprostsze drogi do ustalenia listy systemów ERP, do dostawców których warto wysłać Zapytanie o Informację?

  1. Skorzystanie z analiz rynku systemów ERP dla przedsiębiorstw produkcyjnych dostępnych w Internecie.
  2. Skorzystanie z narzędzi do wyboru systemów ERP na krótką listę na podstawie odpowiedzi na pytania definiujące profil Twojego przedsiębiorstwa i podstawowe wymagania biznesowe wobec systemu ERP, np. w zakresie liczby użytkowników, zakładanego budżetu, podstawowych wymagań funkcjonalnych, preferencji wobec technologii rozwiązania, itd.
  3. Skorzystanie z gotowych zestawień systemów ERP, obejmujących również branże i typy działalności operacyjnej, w których są stosowane oraz poziom realizowalności przez nie podstawowych wymagań funkcjonalnych.
  4. Skorzystanie ze stron internetowych dostawców ERP i zwrócenie szczególnej uwagi na listę obsługiwanych branż i konkretnych nazw przedsiębiorstw, w których wdrożono dany system ERP. Być może wśród tych nazw znajdą się nazwy firmy dobrze Państwu znanych? A może konkurencji? To powinno wystarczyć by wciągnąć dany system i jego dostawcę na listę adresatów RFI.
  5. Poczta pantoflowa. Zawsze cenna. Jeśli znamy osoby z zaprzyjaźnionych przedsiębiorstw i jesteśmy w stanie ustalić z jakiego systemu ERP one korzystają, to jak najbardziej warto z tego skorzystać. Nic nie zastąpi dobrego słowa i pozytywnej referencji znajomej osoby.

Ocena odpowiedzi dostawców ERP

Posiadając już odpowiedzi na Zapytanie o Informację od dostawców systemów ERP, trzeba dokonać ich oceny. W tym celu, pamiętam, aby:

Eulalia Wierzbicka
Eulalia Wierzbicka Eulalia Wierzbicka

Zobacz również

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP cz. 4. Analiza korzyści i kosztów, czyli czy to się opłaca?

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz.2. Pytania do organizacji.

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz. 1. Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP

Wybieram rozwiązanie

Dlaczego prezentacje systemów ERP przynoszą niezamierzone skutki?

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz ten etap, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.