Decyzje-IT.pl

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz. 3. Zapytanie o Informacje.

Eulalia Wierzbicka
Eulalia Wierzbicka

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo szykuje się do nabycia systemu ERP oraz posiada podstawowy potencjał do skutecznego wdrożenia systemu ERP, a dalej jego eksploatowania, trzeba przystąpić do zebrania informacji stanowiących podstawę do przeprowadzenia analizy korzyści i kosztów inwestycji.

Warto pamiętać o trzech podstawowych krokach, tj.: opracowaniu Zapytania o Informacje do dostawców ERP (RFI); wyborze oprogramowania ERP stosowanego przynajmniej w Twojej branży i o charakterystyce Twojej działalności (np. jeśli produkcja dyskretna, to nie systemy do zarządzania produkcją procesową) i przeprowadzenie oceny odpowiedzi dostawców ERP.

Zapytanie o Informacje (RFI)

W trakcie tworzenia Zapytania o Informacje należy pamiętać o zastosowaniu następujących zasad:

  1. Nadrzędnym celem RFI jest pozyskanie, jak najbardziej zbliżonych do rzeczywistości cen za nabycie: określonej liczby użytkowników oprogramowania ERP, usług związanych z wdrożeniem systemu ERP, usług serwisowych ERP (inaczej rocznych opłat maintenance) oraz wymaganej infrastruktury sprzętowo – programowej.
  1. Sporządzenie RFI powinieneś przekazać dedykowanej osobie (liderowi projektu, ale jeszcze niekoniecznie kierownikowi zespołu wdrożeniowego) oraz zespołowi osób reprezentujących obszary funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, które przewidujesz, że powinny podlegać informatyzacji w systemie ERP.
  1. Zapytanie o Informację powinno być maksymalnie krótkie i wysoce sformalizowane, tzn. zawierające konkretne rozdziały i tabele do wypełnienia przez dostawców, co ostatecznie umożliwi ich sprawą ocenę. Na tym etapie procesu inwestycyjnego nie ma potrzeby starania się o przesadną szczegółowość, np. w opisaniu wymagań funkcjonalnych. Wystarczy poziom obszarów, np. rachunkowość finansowa, w tym środki trwałe, obsługa kasy, obsługa zobowiązań i należności (w tym zagranicznych), itd.
  1. Przygotowanie Zapytania o Informację nie powinno zabrać zbyt wiele czasu, a najlepiej byłoby skorzystać z gotowych wzorów zapytania, które są dostępne w Internecie. Oczywiście wzór zapytania trzeba będzie wypełnić adekwatną do potrzeb treścią, ale to i tak ostatecznie znacznie skróci przygotowanie dokumentu.
  1. Zapytanie o Informację powinno obejmować wszystkie niezbędne informacje dla dostawcy ERP, które umożliwią mu jak najlepsze zrozumienie Twoich potrzeb i oczekiwań, a tym samym jak najrzetelniejszą wycenę jego propozycji (a o to głównie nam chodzi), a w szczególności:

Pamiętajmy, aby odpowiedzi na powyższe pytania zostały udzielone wyłącznie na Państwa kwestionariuszu. Ma to na celu usprawnienie porównania i oceny odpowiedzi poszczególnych dostawców ERP.

Wybór oprogramowania ERP

Mając już przygotowane RFI trzeba dokonać wyboru jego adresatów. I tutaj kolejna garść kilku podstawowych informacji i zasad postępowania, czyli odpowiedź na pytanie „skąd pozyskać nazwy stosownego oprogramowania?”. Pamiętajmy, aby:

Jakie są zatem najprostsze drogi do ustalenia listy systemów ERP, do dostawców których warto wysłać Zapytanie o Informację?

  1. Skorzystanie z analiz rynku systemów ERP dla przedsiębiorstw produkcyjnych dostępnych w Internecie.
  2. Skorzystanie z narzędzi do wyboru systemów ERP na krótką listę na podstawie odpowiedzi na pytania definiujące profil Twojego przedsiębiorstwa i podstawowe wymagania biznesowe wobec systemu ERP, np. w zakresie liczby użytkowników, zakładanego budżetu, podstawowych wymagań funkcjonalnych, preferencji wobec technologii rozwiązania, itd.
  3. Skorzystanie z gotowych zestawień systemów ERP, obejmujących również branże i typy działalności operacyjnej, w których są stosowane oraz poziom realizowalności przez nie podstawowych wymagań funkcjonalnych.
  4. Skorzystanie ze stron internetowych dostawców ERP i zwrócenie szczególnej uwagi na listę obsługiwanych branż i konkretnych nazw przedsiębiorstw, w których wdrożono dany system ERP. Być może wśród tych nazw znajdą się nazwy firmy dobrze Państwu znanych? A może konkurencji? To powinno wystarczyć by wciągnąć dany system i jego dostawcę na listę adresatów RFI.
  5. Poczta pantoflowa. Zawsze cenna. Jeśli znamy osoby z zaprzyjaźnionych przedsiębiorstw i jesteśmy w stanie ustalić z jakiego systemu ERP one korzystają, to jak najbardziej warto z tego skorzystać. Nic nie zastąpi dobrego słowa i pozytywnej referencji znajomej osoby.

Ocena odpowiedzi dostawców ERP

Posiadając już odpowiedzi na Zapytanie o Informację od dostawców systemów ERP, trzeba dokonać ich oceny. W tym celu, pamiętam, aby:

Eulalia Wierzbicka
Eulalia Wierzbicka Wiceprezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Miniatury wdrożeniowe

Mamy prawnika

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP cz. 4. Analiza korzyści i kosztów, czyli czy to się opłaca?

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz. 2. Pytania do organizacji

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz. 1 – Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz etap „Potrzebuję usprawnień”, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.