Wybór systemu ERP można zakwalifikować do kategorii projektów realizowanych przez Twoje przedsiębiorstwo. Wybór systemu ERP to zagadnienie projektowe. Jak każdy projekt, niezależnie jaką metodyką będzie przez Ciebie realizowany, musi posiadać strukturę. Strukturę, czyli ustalony katalog zadań i czynności do wykonania w określonym czasie. Wykonanie tych zadań prowadzi do osiągnięcia zakładanego celu, w naszym przypadku, podpisania umowy z dostawcą systemu ERP
Powyższe oznacza, że krytycznie istotnym w projekcie wyboru systemu ERP jest nazwanie tych zadań i umieszczenie ich na osi czasu.
Proces wyboru systemu ERP ma swoją specyfikę. Nie jest to projekt jak każdy inny. Szczególnie dla osób, które nie miały dotychczas co czynienia z tą materią lub dla osób, które mają negatywne doświadczenia z wyborem systemu ERP, ustalenie, czy zorientowanie się co trzeba zrobić w kolejnym kroku, może stanowić istotną trudność.
Dla wszystkich tych osób przygotowaliśmy rodzaj Mapy Drogowej Inwestora ERP, czyli grafikę prezentującą kolejne kroki w projekcie przygotowania organizacji do wyboru i wdrożenia systemu ERP.
Już na pierwszy rzut oka widać, że zadań do wykonania jest wiele, zanim dotrzemy do naszego celu.
W kolejnych częściach Przewodnika Inwestora postaramy się szerzej opisać poszczególne zadania, by nie były dla Ciebie wyłącznie hasłem.
Na początek proponujemy Quiz. Zabawa ma na celu ustalenie odpowiedzi na pytanie „czy powinieneś zainwestować w system ERP”?. Postaraj się odpowiedzieć na kilka pytań, a dowiesz się, na ile Twoje przedsiębiorstwo może być beneficjentem korzyści wynikających ze stosowania systemu ERP, i czy powinieneś zainwestować we wdrożenie systemu ERP.
Jeżeli ustaliłeś już, że Twoje przedsiębiorstwo jest kandydatem do wdrożenia systemu ERP, to w kolejnym kroku powinieneś ustalić odpowiedzi na kilka pytań na temat potencjału Twojej organizacji i jej zdolności do wdrożenia systemu ERP, a potem efektywnego wykorzystywania i eksploatacji. Pamiętaj, nie oszukuj siebie. Postaraj się odpowiedzieć obiektywnie na każde z pytań. Jeśli poczujesz wątpliwości, to raczej na pewno będzie przyszłe ryzyko i zagrożenie dla projektu.
Czy Twoja organizacja jest zdolna do akceptacji zmiany?
Aby móc zdecydować o rozpoczęciu inwestycji i oczekiwać efektów z jej przeprowadzenia musisz w pierwszej kolejności ustalić, czy uczestnicy lub właściciele procesów biznesowych w Twojej organizacji są w stanie zrezygnować z wypracowanych przez lata rozwiązań organizacyjno-technicznych ułatwiających im pracę, na rzecz kompleksowej, często trudnej i długotrwałej zmiany w funkcjonowaniu organizacji, która może dostarczyć wyższej jakości pracy i zarządzania innym współpracownikom, zespołom, całej organizacji?
Czy wiesz, które i w jaki sposób chcesz usprawnić procesy biznesowe?
Wybór sytemu ERP, a potem wdrożenie systemu ERP jest nierozerwalnie związane z usprawnieniem i podniesieniem efektywności procesów biznesowych. Dlatego trzeba zacząć od biznesu, nie technologii i samego systemu ERP. Czy masz strategię rozwoju biznesu, jeśli nie na papierze, to przynajmniej w głowie? Czy wiesz w jaki sposób procesy biznesowe mają wspierać tworzenie produktu, sposób dystrybucji produktu i usług, sposób komunikacji z klientami i przynosić strumień przychodów? Czy wiesz w jaki sposób procesy biznesowe mają wspierać relacje z Twoimi kluczowymi dostawcami i partnerami, zarządzać kluczowymi zasobami i działaniami oraz ewidencjonować koszty?
Czy organizacja posiada pracowników zdolnych do wdrożenia systemu, przy założeniu że nie zakłóci to bieżącej działalności operacyjnej?
Kluczową kwestią jest dedykowanie do realizacji projektu wdrożenia systemu ERP osoby do kierowania projektem (na ogół z kierownictwa i kluczową dla działalności operacyjnej), której zaangażowanie czasowe w trakcie realizacji projektu może wynosić 100% czasu. Być może dla realizacji projektu wdrożenia ERP trzeba będzie dokonać restrukturyzacji lub innego podziału obowiązków, a ostatecznie nawet zatrudnienia osób z zewnątrz.
Czy uda ci się zbudować interdyscyplinarny zespół, który zapewni powodzenie projektu?
Bardzo istotnym zagadnieniem w planowaniu projektu wdrożenia ERP jest zapewnienie oparcia merytorycznego dla realizacji inwestycji. Oparcie to polega udziale w projekcie zespołu użytkowników kluczowych. To od nich będzie zależał sukces wdrożenia. To oni będą odpowiedzialni za m.in.: zdefiniowanie założeń koncepcyjnych systemu ERP, parametryzację systemu ERP, testowanie prototypu, sporządzenie instrukcji stanowiskowych, szkolenia użytkowników końcowych, a w końcu, za pierwszą linię wsparcia dla użytkowników systemu. Muszą być zatem dobrze zmotywowani do tej, dodatkowej, ciężkiej i odpowiedzialnej pracy. Musi to być zespół świadomy celów przedsiębiorstwa i znający jego specyfikę. Wreszcie musi to być zespół ludzi gotowych do podejmowania merytorycznych decyzji, które doprowadzą do oczekiwanych efektów.
Czy organizacja (czyli ludzie) jest w stanie zrozumieć, przetworzyć i zaadaptować algorytmy funkcjonowania nowego systemu ERP?
A dalej wykorzystać dane i informację zarządczą do podejmowania decyzji opartych na zarejestrowanych faktach? Czy organizacja, a szczególnie kierownictwo firmy, jest w stanie skorzystać z wyższej niż dotychczas jakości informacji zarządczej? Pytania te są o tyle istotne, że niski poziom samooceny i akceptacji kierownictwa dla niewystarczających kompetencji do analizy informacji zarządczej , a dalej podejmowania na jej podstawie decyzji, jest często barierą nie do pokonania. Zanim nie zostanie usunięta, warto przemyśleć tryb i zakres prowadzenia wyboru systemu ERP, a potem jego wdrożenia i eksploatacji.
- Czy jesteś gotowy do nieustannego finansowania inwestycji?
Wdrożenie systemu ERP to inwestycja o określonym budżecie (no chyba, że dasz się namówić dostawcy na wdrożenie ERP w modelu „time&material”). Zakończenie projektu nie kończy inwestycji, a tak naprawdę dopiero ją rozpoczyna. Zakończenie wdrożenia systemu ERP to koniec drugiej fazy w cyklu rozwoju ERP, czyli technicznego sparametryzowania systemu i przeszkolenia pracowników. Przed Tobą najważniejsza, faza trzecia, czyli przejście w inny wymiar zarządzania. Lifting systemu ERP, który kosztuje. Nie zapominaj o tym, bo na pewno nie chcesz korzystać z systemu ERP, jak z maszyny do pisania, prawda?
