Przygotuj się do wdrożenia ERP, bo przecież trudno dzisiaj wyobrazić sobie przedsiębiorstwo produkcyjne działające bez takiego systemu lub przynajmniej aplikacji informatycznej posiadającej wybrane funkcje systemów tej klasy, np. wspierającej zarządzanie produkcją, transakcje logistyczne, sprzedażowe, czy finansowe. Mało tego, wiele z tych przedsiębiorstw ma już za sobą kilka procesów wyboru i wdrażania systemów ERP.
Szczególnie ważnym dla gospodarki jest segment średnich przedsiębiorstw produkcyjnych. Wiedzą o tym równie dobrze producenci i dostawcy systemów ERP, bo to właśnie tym przedsiębiorstwom oferują największą paletę rozwiązań i usług. Poza samymi systemami ERP, dotyczy to również dostawców technologii teleinformatycznych, które zmieniają się dynamicznie, przynosząc co roku wiele nowych rozwiązań.
Wszystko to stwarza realne problemy menedżerom, którzy mają podjąć decyzję o wyborze nowego lub modyfikacji (aktualizacji do wyższej wersji) systemu ERP, a także optymalnej technologii informatycznej. Nie sprzyja tym decyzjom bardzo duża liczba dostępnych systemów ERP na rynku; często zmieniające się technologie teleinformatyczne, np. chmura obliczeniowa, czy technologie cyfrowe; ani – na koniec, szum informacyjny wokół rozwiązań ERP tworzony przez marketing ich producentów i dostawców, doradców, dziennikarzy prasowych i portale internetowe.
Systemy ERP są często postrzegane jako „lekarstwo” na skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem
Wielu przedsiębiorców pokłada w nich nadzieję na magiczne uzdrowienie swojego przedsiębiorstwa lub jego rozwój. I rzeczywiście, zintegrowanie w jednym rozwiązaniu informatycznym wielu różnych funkcji przedsiębiorstwa – księgowości, zakupów, produkcji, sprzedaży, magazynów, marketingu, raportowania, itd. – spowodowało wyjątkową popularność systemów ERP w ostatnich dwóch dekadach oraz poszukiwanie za ich pomocą, rozwiązania wielu problemów organizacyjnych.
No bo nie może być inaczej, skoro przedsiębiorca za pomocą systemu ERP jest w stanie w dowolnym czasie i w jednym miejscu mieć wgląd w plany produkcji, działania związane z rozwojem produktu, wyniki sprzedaży, działania marketingowe, poziom stanów magazynowych, wyniki finansowe, a także – korzystać z narzędzi do wymiany informacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i z jej otoczeniem. A przecież to właśnie o informację zarządczą chodzi. To najcenniejszy zasób każdej organizacji.
Brzmi dobrze, prawda?
I tutaj zaczyna się „droga” do ERP, która może doprowadzić każdego przedsiębiorcę do: A – sukcesu i spełnienia celów, B – porażki i rozczarowania, niestety – oprócz personalnego, również i finansowego. W tym miejscu nie chcemy snuć dalszych wizji i obrazu przedsiębiorstwa głoszącego z jednej strony „o sukcesie z właściwego wyboru ERP”, a z drugiej niezadowolenia z procesu jego wdrożenia i osiągniętych rezultatów. Jesteśmy głęboko przekonani, że każdy z Was po latach własnych doświadczeń z ERP lub zapoznawania się z informacjami nt. tego typu rozwiązań, zrobi to lepiej od nas.
Kluczem do osiągnięcia opcji A jest właściwe, a w wielu przypadkach w ogóle, przygotowanie do wdrożenia systemu ERP. Po ponad 20-stu latach pracy z setkami przedsiębiorców, którzy podjęli wyzwanie wdrożenia systemów ERP, możemy wskazać na kilka podstawowych zasad, których konsekwentne i właściwe wykonanie, powinno zakończyć sukcesem proces wyboru ERP. Niestety z każą z tych zasad jest kłopot, ponieważ, jak to zasady, wskazują one wyłącznie na drogę, czyli kroki realizacji procesu wyboru ERP, ale już nie na szczegóły merytoryczne związane z przygotowaniem i realizacją takiego procesu, co jak się dalej okaże później – krytyczne do osiągnięcia opcji A.
Zasad jest raptem kilka:
- odpowiedz sobie na pytanie, czy Twoja organizacja jest gotowa na wybór, wdrożenie i eksploatację ERP (mówimy oczywiście o pełnym, zintegrowanym rozwiązaniu ERP, a nie jego elementach nazywanych przez ich dostawców systemem ERP),
- ustal, co konkretnie chciałbyś osiągnąć poprzez korzystanie z ERP”, pamiętając, że tego typu aplikacje informatyczne nie rozwiążą wszystkich Twoich problemów i oczekiwań – lepiej oczekiwać mniej, niż być rozczarowanym, że ERP nie rozwiązało wszystkiego,
- opracuj swoje wymagania wobec ERP i oczekiwanej technologii, zaczynając od wymagań w poszczególnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. sprzedaży, produkcji, księgowości, a następnie – łącząc je w jeden spójny model wymagań przedsiębiorstwa. No i nie przesadzaj. Dużo znaczy drożej i dłużej.
- wyślij zapytanie o wycenę swoich oczekiwań do potencjalnych dostawców, a potem zastanów się czy cię na to stać? Pamiętaj, że nabycie licencji ERP i wdrożenie ERP to tylko część nakładów. Do tego trzeba dodać utrzymanie systemu ERP, czas Twoich pracowników na skuteczne wdrożenie ERP, dodatkowe nakłady na modyfikacje, raporty, aktualizacje, itd. System ERP to wieloletnia (niektórzy mawiają “niekończąca”) inwestycja. Lepiej przewidzieć i alokować więcej środków, niż za mało. Rozczarowanie jest wtedy mniejsze.
- deleguj zespół pracowników i nie przesadzaj z ich liczbą, bo więcej nie znaczy lepiej. Ważne, żeby wybrańcy byli autentycznie zaangażowani i zmotywowani do wyboru i wdrożenia ERP. To na ogół wystarcza.
- zdefiniuj realistyczne ramy czasowe, z założeniem większego marginesu czasowego, a będziesz mniej rozczarowany. Z wielu badań rynkowych wynika, że prawie 27% przedsiębiorstw nie doszacowało czasu na wdrożenie ERP,
- przygotuj się na zmiany organizacyjno – zarządcze, ponieważ opinia, że system ERP powinien dostosować się do sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa to mit. Będziesz bardziej otwarty na zmiany i dostosowanie swojej organizacji do działania systemu ERP, tym będziesz mniej rozczarowany z efektu końcowego,
- przemyśl, czy upieranie się nad posiadaniem systemem ERP za ścianą ma sens. Opcja „to moje, więc bezpieczne” w dzisiejszym świecie traci na znaczeniu. To co ma znaczenie, to pieniądze i efektywność funkcjonowania organizacji, zatem – skaluj rozwiązanie ERP zgodnie z rozwojem i wizją biznesową Twojego przedsiębiorstwa.
- przekaż profesjonalistom ustalenie warunków umowy z dostawcą ERP, specjalizującym się w problematyce IT, ponieważ – nie ujmując niczego Twoim radcom prawnym – tylko oni mogą zapewnić ci spokojny sen, a w razie potrzeby skuteczne odstąpienie lub rozwiązanie umowy.
- nie daj się omamić sprzedawcom systemów ERP, oni szybko wyczują, że nie wiesz. Każdy mówi, że jego system jest najlepszy, że wszystko zrealizuje i że będziesz zadowolony. To zbyt poważna inwestycja, by podejść do niej jak to zakupu samochodu.
W kolejnych częściach naszego Przewodnika Inwestora, postaramy się opisać wszystko to, czego potrzebujesz, by skutecznie wybrać system ERP dla Twojego przedsiębiorstwa. Postaramy się przybliżyć wiele aspektów związanych z problematyką systemów ERP, m.in. charakterystykę wyzwań biznesowych stojących przed dzisiejszymi przedsiębiorstwami oraz sposoby ich wspierania przez systemy ERP (trendy funkcjonalne i infrastrukturalne); obraz rynku systemów ERP; wybrane funkcje systemów ERP; sposoby radzenia sobie z niepowodzeniami wdrożeń ERP w aspekcie niedoboru funkcjonalności oraz niezadowolenia z wdrożenia i wiele innych. Mamy nadzieję, że lektura naszego przewodnika będzie dobrą inspiracją do podejmowania działań inwestycyjnych oraz uchroni Was przed popełnieniem poważnych błędów.
