Decyzje-IT.pl

Organizacje podnoszą efektywność i poprawiają wyniki projektów

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Projekt. Każdy na pewno spotkał się z tym pojęciem niejednokrotnie. Być może nie pamięta książkowej definicji, ale gdzieś podświadomie kojarzy to pojęcie z przedsięwzięciem jednorazowym, czy niepowtarzalnym, które powinno zrealizować określony cel.

Dla osób, które uczestniczą w realizacji projektów na co dzień, pojęcia tego nie trzeba szerzej omawiać. Większość organizacji i przedsiębiorstw … realizuje projekty. Dla jednych to sposób realizacji zamówień od klientów, dla innych to kampania marketingowa, a dla jeszcze innych, rekrutacja na stanowisko kierownicze lub uczestnictwo w postępowaniu przetargowym. Nie ma pytania, czy projekty będą realizowane. Zawsze będą, a można nawet zaryzykować twierdzenie, że będzie ich jeszcze więcej. Pytanie jest inne. W jaki sposób realizować projekty, by były bardziej efektywne i osiągały zakładane cele.

Dla osób, które uczestniczą w projektach, warunkiem realizacji celu jest wsparcie przedsięwzięcia przez system informatyczny. W przypadku realizacji projektów, przez system dedykowany, klasy PMS (ang. Project Management Systems).

W zależności od liczby, skali i znaczenia projektów w życiu organizacji, czy przedsiębiorstwa system do zarządzania projektami może mieć wiele postaci, np. arkusz kalkulacyjny; MS Project; dodatkowy wymiar księgowy w systemie ERP, czy w systemie finansowo księgowym; dedykowany program do zarządzania projektami, który nie tylko zarejestruje transakcje w wymiarze kosztowo – przychodowym, ale również uwzględni wymiar rzeczowy (strukturę produktu i technologię wykonania); czasowy (harmonogram projektu), zasobów (pracownicy, podwykonawcy, interesariusze, maszyny i urządzenia); komunikacji; jakości i ryzyka w projekcie. Wszystko zależy od potrzeb i specyfiki funkcjonowania organizacji.

Dzisiejsze programy do zarządzania projektami umożliwiają realizację kilku kluczowych aspektów skutecznego zarządzania projektem, tzn.:

Planowanie i harmonogramowanie

to grupa funkcji, która umożliwia założenie projektu; utworzenie struktury produktu końcowego, struktury prac (inaczej technologii wykonania), organizacji i ról pracowników; planowanie i harmonogramowanie zadań projektowych z wykorzystaniem prezentacji graficznej; przypisywanie do zadań odpowiednich zasobów, tj. pracowników lub podwykonawców oraz przeprowadzanie analizy opłacalności i ryzyka projektu.

Zarządzanie zasobami

to grupa funkcji, która umożliwia utrzymywanie bazy danych o pracownikach, podwykonawcach, maszynach i urządzeniach; rejestrowanie i monitorowanie czasu pracy oraz wykonania (zaawansowania) zadań projektowych, z uwzględnieniem funkcji raportowych i analitycznych wspomagających podejmowanie decyzji w tym zakresie.

Zarządzanie zmianami

to grupa funkcji umożliwiająca wyszukiwanie, sortowanie oraz aktualizowanie danych o projekcie; przeplanowywanie zadań projektowych oraz re – alokowanie zasobów; zaawansowane raportowanie i analizy; rejestrowanie zmian i planowanie działań korygujących i naprawczych; z wykorzystaniem ergonomicznego interfejsu i pulpitu dla Kierownika Projektu.

Zarządzanie komunikacją

to grupa funkcji, która umożliwia komunikację pomiędzy interesariuszami projektu, z wykorzystaniem np. workflow; zarządzanie obiegiem dokumentów; fora dyskusyjne; obszary robocze; komunikatory; platformy B2B; bazy wiedzy; alerty i powiadomienia; rejestrowanie wysyłanych i otrzymywanych e – maili.

Zarządzanie zakupami

to grupa funkcji, która umożliwia inicjowanie i monitorowanie zakupów materiałów i usług od dostawców, w tym utrzymywanie danych o podwykonawcach i dostawcach materiałów oraz rozliczanie kosztów zakupów poprzez np. stosowanie portali B2B, gdzie dostawcy mogą rejestrować bezpośrednio poniesione koszty; ocenę i stopień zaawansowanie prac; rejestrowanie czasu pracy i protokołów zdawczo – odbiorczych (dokumentacji projektowej).

Obsługa faktur sprzedaży

to grupa funkcji, która wykorzystuje integrację systemu do zarządzania projektami z zamówieniami sprzedaży oraz kosztami projektu podlegającymi refakturowaniu, a dalej uwzględniające na fakturze sprzedaży zaawansowanie prac w projektach długoterminowych,

Dostęp do danych księgowych

to grupa funkcji, która wykorzystuje integrację oprogramowania do zarządzania projektami z rachunkowością finansową, umożliwiając kalkulacje ofertowe na podstawie kosztów rzeczywistych lub planowanych w innych projektach; analizy struktury kosztów, przychodów i wyników.

Wielowymiarowy dostęp do danych o projektach

to grupa funkcji, która umożliwia dostęp do danych historycznych o projektach w centralnej bazie danych w celu usprawnienia tworzenia nowych projektów i kalkulacji ofertowych, na podstawie kosztów rzeczywistych; wyników na projektach; ryzyk; opłacalności; budżetów; kosztorysów, zmian i sposobów ich rozwiązywania; zrealizowanych czasów pracy, itd.

Oczywiście powyższe funkcje nie wyczerpują wszystkich mechanizmów wspomagających zarządzanie projektami dostępnych w systemach informatycznych.

Tylko zastosowanie wymienionych funkcji spowoduje osiągnięcie bardzo wymiernych korzyści, np.:

Podniesienie poziomu zyskowności i efektywności projektu

czyli wzrost marży na projekcie poprzez zastosowanie mechanizmów planowania; harmonogramowania; monitorowania oraz raportowania zdarzeń projektowych, a dalej, podniesienia skuteczności dostarczania produktów klientom zewnętrznym i wewnętrznym na czas, czyli podniesienia poziomu ich satysfakcji.

Podniesienie poziomu wiedzy o projekcie

i współpracy pomiędzy jego uczestnikami (interesariuszami), dzięki różnorakim kanałom komunikacyjnym oraz mechanizmom controllingu rzeczowo – finansowego, w tym dostępu mobilnego. Wiedzieć więcej, znaczy móc więcej.

Podniesienie jakości projektu

poprzez dostęp do centralnej bazy danych o projektach, aktualizowanej na bieżąco i umożliwiającej monitorowanie stanu oraz postępów projektu w czasie rzeczywistym, np. z wykorzystaniem powiadomień systemowych o przekroczonych wskaźnikach, czy kontrolę dostępności zasobów i opóźnień realizacyjnych.

Podniesienie jakości informacji zarządczych

umożliwiających podejmowanie decyzji o opłacalności projektu czy portfela projektów; uwzględnienie poziomu ryzyka; optymalizację kosztów (funkcje symulacyjne); bieżącą informację o przekroczeniach budżetów, bez konieczności oczekiwania na wynik księgowy

Warto? Na pewno. Dzisiejsze systemy do zarządzania projektami przestały być już tak niedostępne, choćby z powodu niższych kosztów ich nabycia i wdrożenia. Jeśli Twoja organizacja nie jest zadowolona z wydajności i skutków prowadzonych projektów, warto rozejrzeć się za oprogramowaniem, które ten stan zmieni.

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Miniatury wdrożeniowe

Apel do Zarządu

Miniatury wdrożeniowe

Jedna jaskółka wiosny nie czyni

Miniatury wdrożeniowe

Mamy prawnika

Baza wiedzy o systemach

Cloud Computing, część I: Istota i funkcje chmury obliczeniowej

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz etap „Potrzebuję usprawnień”, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.