Projekt. Każdy na pewno spotkał się z tym pojęciem niejednokrotnie. Być może nie pamięta książkowej definicji, ale gdzieś podświadomie kojarzy to pojęcie z przedsięwzięciem jednorazowym, czy niepowtarzalnym, które powinno zrealizować określony cel.

Dla osób, które uczestniczą w realizacji projektów na co dzień, pojęcia tego nie trzeba szerzej omawiać. Większość organizacji i przedsiębiorstw … realizuje projekty. Dla jednych to sposób realizacji zamówień od klientów, dla innych to kampania marketingowa, a dla jeszcze innych, rekrutacja na stanowisko kierownicze lub uczestnictwo w postępowaniu przetargowym. Nie ma pytania, czy projekty będą realizowane. Zawsze będą, a można nawet zaryzykować twierdzenie, że będzie ich jeszcze więcej. Pytanie jest inne. W jaki sposób realizować projekty, by były bardziej efektywne i osiągały zakładane cele.

Dla osób, które uczestniczą w projektach, warunkiem realizacji celu jest wsparcie przedsięwzięcia przez system informatyczny. W przypadku realizacji projektów, przez system dedykowany, klasy PMS (ang. Project Management Systems).

W zależności od liczby, skali i znaczenia projektów w życiu organizacji, czy przedsiębiorstwa system do zarządzania projektami może mieć wiele postaci, np. arkusz kalkulacyjny; MS Project; dodatkowy wymiar księgowy w systemie ERP, czy w systemie finansowo księgowym; dedykowany program do zarządzania projektami, który nie tylko zarejestruje transakcje w wymiarze kosztowo – przychodowym, ale również uwzględni wymiar rzeczowy (strukturę produktu i technologię wykonania); czasowy (harmonogram projektu), zasobów (pracownicy, podwykonawcy, interesariusze, maszyny i urządzenia); komunikacji; jakości i ryzyka w projekcie. Wszystko zależy od potrzeb i specyfiki funkcjonowania organizacji.

Dzisiejsze programy do zarządzania projektami umożliwiają realizację kilku kluczowych aspektów skutecznego zarządzania projektem, tzn.:

Planowanie i harmonogramowanie

to grupa funkcji, która umożliwia założenie projektu; utworzenie struktury produktu końcowego, struktury prac (inaczej technologii wykonania), organizacji i ról pracowników; planowanie i harmonogramowanie zadań projektowych z wykorzystaniem prezentacji graficznej; przypisywanie do zadań odpowiednich zasobów, tj. pracowników lub podwykonawców oraz przeprowadzanie analizy opłacalności i ryzyka projektu.

Zarządzanie zasobami

to grupa funkcji, która umożliwia utrzymywanie bazy danych o pracownikach, podwykonawcach, maszynach i urządzeniach; rejestrowanie i monitorowanie czasu pracy oraz wykonania (zaawansowania) zadań projektowych, z uwzględnieniem funkcji raportowych i analitycznych wspomagających podejmowanie decyzji w tym zakresie.

Zarządzanie zmianami

to grupa funkcji umożliwiająca wyszukiwanie, sortowanie oraz aktualizowanie danych o projekcie; przeplanowywanie zadań projektowych oraz re – alokowanie zasobów; zaawansowane raportowanie i analizy; rejestrowanie zmian i planowanie działań korygujących i naprawczych; z wykorzystaniem ergonomicznego interfejsu i pulpitu dla Kierownika Projektu.

Zarządzanie komunikacją

to grupa funkcji, która umożliwia komunikację pomiędzy interesariuszami projektu, z wykorzystaniem np. workflow; zarządzanie obiegiem dokumentów; fora dyskusyjne; obszary robocze; komunikatory; platformy B2B; bazy wiedzy; alerty i powiadomienia; rejestrowanie wysyłanych i otrzymywanych e – maili.

Zarządzanie zakupami

to grupa funkcji, która umożliwia inicjowanie i monitorowanie zakupów materiałów i usług od dostawców, w tym utrzymywanie danych o podwykonawcach i dostawcach materiałów oraz rozliczanie kosztów zakupów poprzez np. stosowanie portali B2B, gdzie dostawcy mogą rejestrować bezpośrednio poniesione koszty; ocenę i stopień zaawansowanie prac; rejestrowanie czasu pracy i protokołów zdawczo – odbiorczych (dokumentacji projektowej).

Obsługa faktur sprzedaży

to grupa funkcji, która wykorzystuje integrację systemu do zarządzania projektami z zamówieniami sprzedaży oraz kosztami projektu podlegającymi refakturowaniu, a dalej uwzględniające na fakturze sprzedaży zaawansowanie prac w projektach długoterminowych,

Dostęp do danych księgowych

to grupa funkcji, która wykorzystuje integrację oprogramowania do zarządzania projektami z rachunkowością finansową, umożliwiając kalkulacje ofertowe na podstawie kosztów rzeczywistych lub planowanych w innych projektach; analizy struktury kosztów, przychodów i wyników.

Wielowymiarowy dostęp do danych o projektach

to grupa funkcji, która umożliwia dostęp do danych historycznych o projektach w centralnej bazie danych w celu usprawnienia tworzenia nowych projektów i kalkulacji ofertowych, na podstawie kosztów rzeczywistych; wyników na projektach; ryzyk; opłacalności; budżetów; kosztorysów, zmian i sposobów ich rozwiązywania; zrealizowanych czasów pracy, itd.

Oczywiście powyższe funkcje nie wyczerpują wszystkich mechanizmów wspomagających zarządzanie projektami dostępnych w systemach informatycznych.

Tylko zastosowanie wymienionych funkcji spowoduje osiągnięcie bardzo wymiernych korzyści, np.:

Podniesienie poziomu zyskowności i efektywności projektu

czyli wzrost marży na projekcie poprzez zastosowanie mechanizmów planowania; harmonogramowania; monitorowania oraz raportowania zdarzeń projektowych, a dalej, podniesienia skuteczności dostarczania produktów klientom zewnętrznym i wewnętrznym na czas, czyli podniesienia poziomu ich satysfakcji.

Podniesienie poziomu wiedzy o projekcie

i współpracy pomiędzy jego uczestnikami (interesariuszami), dzięki różnorakim kanałom komunikacyjnym oraz mechanizmom controllingu rzeczowo – finansowego, w tym dostępu mobilnego. Wiedzieć więcej, znaczy móc więcej.

Podniesienie jakości projektu

poprzez dostęp do centralnej bazy danych o projektach, aktualizowanej na bieżąco i umożliwiającej monitorowanie stanu oraz postępów projektu w czasie rzeczywistym, np. z wykorzystaniem powiadomień systemowych o przekroczonych wskaźnikach, czy kontrolę dostępności zasobów i opóźnień realizacyjnych.

Podniesienie jakości informacji zarządczych

umożliwiających podejmowanie decyzji o opłacalności projektu czy portfela projektów; uwzględnienie poziomu ryzyka; optymalizację kosztów (funkcje symulacyjne); bieżącą informację o przekroczeniach budżetów, bez konieczności oczekiwania na wynik księgowy

Warto? Na pewno. Dzisiejsze systemy do zarządzania projektami przestały być już tak niedostępne, choćby z powodu niższych kosztów ich nabycia i wdrożenia. Jeśli Twoja organizacja nie jest zadowolona z wydajności i skutków prowadzonych projektów, warto rozejrzeć się za oprogramowaniem, które ten stan zmieni.