Decyzje-IT.pl

Mityczna analiza przedwdrożeniowa #2. Ograniczanie budżetu i czasu na analizę

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Każdą kolejną część cyklu poświęcamy jednemu problemowi oraz opisujemy, w jaki sposób poradziły sobie z nim przedsiębiorstwa.

Część 2: Ograniczanie budżetów i czasu na analizę

Decyzjami inwestycyjnymi w przedsiębiorstwach w Polsce rządzi pieniądz. Długo, długo nic, a potem pojawia się konieczność doświadczenia i czasem absurdalna potrzeba referencji identycznych z profilem działania przedsiębiorstwa („nie masz, nie nadajesz się”). Na samym końcu przedsiębiorstwo rozpatruje pomysł na usprawnienie i jakość usług, których rozróżnienie jest już często poza zasięgiem przedsiębiorstwa („nie widzę różnicy pomiędzy systemami i usługami, więc po co mam przepłacać”).

Opis problemu

Trzeba przyznać, że cały czas rośnie znaczenie analizy w oczach Zarządów przedsiębiorstw i organizacji. Nie trzeba ich już bardzo przekonywać, że to krytyczny, dla wdrożenia systemu ERP, etap przedsięwzięcia i należy dołożyć wszelkich starań, by stworzyć optymalne warunki dla jego skutecznego przeprowadzenia. Co z tego jednak, gdy nadal nie idzie to w parze z poziomem alokowania przez przedsiębiorstwa, stosownie długiego czasu i stosownie dużych pieniędzy do realizacji analizy.

W lepszej sytuacji nie są przedsiębiorstwa, które mając świadomość krytycznej istotności analizy dla powodzenia projektu ERP, przeznaczyły na jej realizację kilka miesięcy i często grubo ponad milion złotych… Dłużej i drożej, wcale nie oznacza lepiej i nie gwarantuje osiągnięcia celów analizy. Ale to już historie na zupełnie inny cykl publikacji.

Ma być tanio i szybko

Nadal trudno mi uwierzyć, że jest jeszcze tak wiele przypadków, gdy Zarząd przedsiębiorstwa produkcyjnego, zatrudniającego kilkaset osób i obrotach kilkudziesięciu milionów złotych, umawia się z dostawcą systemu ERP na realizację analizy o dużym zakresie, w czasie jednego miesiąca i cenie 100 tysięcy złotych. Czyli przypadków, które z założenia skończą się analizą o jakości uniemożliwiającej podjęcie jakiejkolwiek decyzji, co więcej – kończącej w praktyce jakąkolwiek współpracę i zniechęcenie przedsiębiorstwa do inwestycji w jakikolwiek system ERP.

Sprzedajmy, a potem zobaczymy

Z jednej strony Zarządy przedsiębiorstw deklarują pełne rozumienie znaczenia analizy w procesie usprawnienia organizacji za pomocą systemu ERP, z drugiej, jak tylko zobaczą w wycenie ofertowej koszt i czas jej realizacji, zmieniają postawę i zaczynają kwestionować zasadność, zakres, metodykę, poziom zaangażowania, itd.

Niestety, w wielu przypadkach winę za taki stan rzeczy ponoszą sami dostawcy systemów ERP, którzy dla tzw. „celów nadrzędnych” (czyt. „odbijemy sobie we wdrożeniu”), potrafią radykalnie obniżyć wycenę analizy, inaczej – obniżyć barierę wejścia oraz nieadekwatnie skrócić czas jej realizacji, byle podpisać umowę i mieć klienta. Stara zasada „sprzedajmy, a potem zobaczymy” stosowana przez część dostawców ERP psuje rynek i manieryzuje przedsiębiorstwa, co łącznie stanowi ogromne ryzyko projektowe już na samym początku współpracy.

Pomijanie analizy, w wyniku próby stosowania metodyki zwinnej we wdrożeniu ERP

Kilka dni temu miałem przyjemność rozmowy z Członkiem Zarządu oddziału dużej międzynarodowej korporacji, który zdecydował o przejściu do najnowszej wersji systemu ERP w chmurze. Jak stwierdził „pod presją i naciskiem dostawcy ERP”, a także w celu ograniczenia kosztów i czasu, zgodzili się na pominięcie analizy przedwdrożeniowej i zdecydowali się na wdrożenie ERP metodyką zwinną (agile). Skutek – zawiesili wdrożenie na czas bliżej nieokreślony, rozwiązali umowę z dostawcą ERP i jak stwierdził mój rozmówca, „wrócimy do tematu, jak system wdroży kilkanaście przedsiębiorstw, a dostawcy nauczą się jak to robić. Na pewno jednak nie pominiemy już analizy”.

Rozwiązanie

Wykonać analizę procesów biznesowych oraz specyfikację wymagań przed analizą dostawcy ERP

Wycena kosztowa i czasowa analizy, jak każdego przedsięwzięcia projektowego, nie jest rzeczą prostą. Staję w tym miejscu w obronie dostawców ERP, którzy muszą przyjąć określone założenia, by wycenić projekt wdrożenia ERP, w tym analizy. Pół biedy, jeśli przedsiębiorstwo dysponuje informacjami, czy danymi umożliwiającymi dostawcom ERP oszacowanie wyceny – choćby w wyniku zatrudnienia firmy doradczej. Gorzej, jeśli nie dysponuje. Wtedy czas i wycena wykonania analizy mogą być bardzo nieadekwatne i stanowić przedmiot wielu spekulacji, a finalnie -niezadowolenia którejś ze stron.

W większości przypadków, które znamy lub dla których pracowaliśmy, przedsiębiorstwa zatrudniły firmę doradczą i wykonały etap przygotowania do wyboru systemu ERP lub jego dostawcy. Umożliwiło to ustalenie, niezależnie od systemu lub dostawcy, wymagań i kierunku informatyzacji procesów biznesowych, a tym samym rzetelnego wkładu dla wycen czasowych i kosztowych dostawców ERP, w tym zakresie analizy.

Zachować rzetelność i traktować analizę jak produkt, który w ślad za oczekiwaną jakością musi stosownie trwać i kosztować

Analiza to proces, w wyniku którego powstaje produkt w postaci dokumentu zawierającego treści o fundamentalnym znaczeniu dla powodzenia wdrożenia systemu ERP. Satysfakcja, że udało się „urwać” i przechytrzyć dostawcę ERP na kilkanaście tysięcy złotych, trwa krótko. Nie warto skracać terminów i ograniczać budżetów, wyłącznie dla zasady (wiem, że przedsiębiorstwa obniżają ceny dla zasady, mimo że dysponują stosownymi środkami pieniężnymi). Zachowajmy rzetelność i racjonalność. Dotyczy to zarówno dostawców ERP, jak i przedsiębiorstw.

Nie pomijać analizy w projekcie ERP

Jeszcze wczoraj, przedsięwzięcia informatyzacji procesów biznesowych nazywano „wdrożeniem”, a już dzisiaj „cyfrową transformacją”. Jeszcze wczoraj wdrożenie systemu ERP odbywało się metodą „kaskadową”, a już dzisiaj „zwinną”. Mody i trendy się zmieniają, ale jedno jest pewne. O ile mogę wymienić wiele przedsiębiorstw, które skutecznie korzystają z ERP w wyniku wdrożenia kaskadowego, w tym wykonania analizy przez dostawcę ERP, o tyle nie mogę tych, które zdecydowały się na wdrożenie ERP metodyką zwinną, bez analizy.

Czytaj też: Część 1: Rozczarowanie efektem analizy

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Miniatury wdrożeniowe

Jedna jaskółka wiosny nie czyni

Miniatury wdrożeniowe

Mamy prawnika

Wdrażam i rozwijam systemy

Mityczna analiza przedwdrożeniowa #1. Rozczarowanie efektem analizy

Wdrażam i rozwijam systemy

Mityczna analiza przedwdrożeniowa. Wprowadzenie

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz etap „Potrzebuję usprawnień”, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.