Decyzje-IT.pl

Daleko od rzeczywistości

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Historia miała miejsce niedawno, w przedsiębiorstwie świadczącym usługi dla przemysłu. Zarząd przedsiębiorstwa stanął przed wyborem, czy inwestować w rozwój obecnie wykorzystywanego systemu ERP, czy wybrać i wdrożyć inny system ERP, który być może byłby lepiej dopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa oraz tańszy w utrzymaniu. Do realizacji zadania zatrudniono firmę doradczą.

Zarząd przedsiębiorstwa zastrzegł w umowie z firmą doradczą, że wybór systemów ERP na krótką listę powinien wynikać z realizacji procedury „zapytania o informację” (ang. RFI – Request For Information). Opracowany dokument RFI zawierał pytania do dostawców systemów ERP w podziale na cztery bloki, tj. potencjał, doświadczenie, funkcjonalność oraz szacunkowa wycena nabycia, wdrożenia oraz serwisowania systemu ERP. Otrzymano pięć odpowiedzi, a w wyniku oceny pozyskanych informacji, do dalszego postępowania zaproszono dwóch dostawców. Głównie z powodu najatrakcyjniejszej ceny.

W następstwie, dwóch dostawców systemu ERP przygotowało i przesłało ofertę na podstawie dokumentu zapytania ofertowego (ang. RFO – Request For Offer). Ku ogromnemu zdziwieniu Zarządu przedsiębiorstwa wyceny zawarte w ofertach na nabycie, wdrożenie i serwisowanie systemu ERP okazały się dwukrotnie wyższe od wycen pozyskanych w wyniku dokumentu RFI. Co ciekawe, wyceny ofertowe obu dostawców były na tyle wysokie, że gdyby zostały zawarte w informacji zwrotnej na dokument RFI, to żaden z nich nie zostałby zakwalifikowany do dalszego postępowania.

Jeśli chcemy zorientować się ile może kosztować nas nabycie i wdrożenie systemu ERP trzeba przygotować RFI na poziomie szczegółowości równym RFO pamiętając jednocześnie, że i tak wycena dostawcy na RFI może dalece odbiegać od rzeczywistości

Zarząd przedsiębiorstwa, po długich negocjacjach i wielu zmianach zakresu projektu, podpisał umowę z jednym z dwóch wybranych dostawców systemu ERP, przy czym ostateczna kwota kontraktowa była bliska kwocie dostawcy, który został odrzucony z postępowania na etapie procedury RFI z tytułu…najwyższej ceny.

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Miniatury wdrożeniowe

Mamy prawnika

Miniatury wdrożeniowe

Dla chcącego nic trudnego

Miniatury wdrożeniowe

Nie udało się uratować

Miniatury wdrożeniowe

Siła nosa

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz etap „Potrzebuję usprawnień”, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.