Decyzje-IT.pl

Miniatury wdrożeniowe 3

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Daleko od rzeczywistości

Historia miała miejsce niedawno, w przedsiębiorstwie świadczącym usługi dla przemysłu. Zarząd przedsiębiorstwa stanął przed wyborem, czy inwestować w rozwój obecnie wykorzystywanego systemu ERP, czy wybrać i wdrożyć inny system ERP, który być może byłby lepiej dopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa oraz tańszy w utrzymaniu. Do realizacji zadania zatrudniono firmę doradczą.

Zarząd przedsiębiorstwa zastrzegł w umowie z firmą doradczą, że wybór systemów ERP na krótką listę powinien wynikać z realizacji procedury „zapytania o informację” (ang. RFI – Request For Information). Opracowany dokument RFI zawierał pytania do dostawców systemów ERP w podziale na cztery bloki, tj. potencjał, doświadczenie, funkcjonalność oraz szacunkowa wycena nabycia, wdrożenia oraz serwisowania systemu ERP. Otrzymano pięć odpowiedzi, a w wyniku oceny pozyskanych informacji, do dalszego postępowania zaproszono dwóch dostawców. Głównie z powodu najatrakcyjniejszej ceny.

W następstwie, dwóch dostawców systemu ERP przygotowało i przesłało ofertę na podstawie dokumentu zapytania ofertowego (ang. RFO – Request For Offer). Ku ogromnemu zdziwieniu Zarządu przedsiębiorstwa wyceny zawarte w ofertach na nabycie, wdrożenie i serwisowanie systemu ERP okazały się dwukrotnie wyższe od wycen pozyskanych w wyniku dokumentu RFI. Co ciekawe, wyceny ofertowe obu dostawców były na tyle wysokie, że gdyby zostały zawarte w informacji zwrotnej na dokument RFI, to żaden z nich nie zostałby zakwalifikowany do dalszego postępowania.

Jeśli chcemy zorientować się ile może kosztować nas nabycie i wdrożenie systemu ERP trzeba przygotować RFI na poziomie szczegółowości równym RFO pamiętając jednocześnie, że i tak wycena dostawcy na RFI może dalece odbiegać od rzeczywistości

Zarząd przedsiębiorstwa, po długich negocjacjach i wielu zmianach zakresu projektu, podpisał umowę z jednym z dwóch wybranych dostawców systemu ERP, przy czym ostateczna kwota kontraktowa była bliska kwocie dostawcy, który został odrzucony z postępowania na etapie procedury RFI z tytułu…najwyższej ceny.

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Miniatury wdrożeniowe

Miniatury wdrożeniowe 2

Miniatury wdrożeniowe

Miniatury wdrożeniowe 1

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz ten etap, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.