Historia miała miejsce niedawno, w przedsiębiorstwie świadczącym usługi dla przemysłu. Zarząd przedsiębiorstwa stanął przed wyborem, czy inwestować w rozwój obecnie wykorzystywanego systemu ERP, czy wybrać i wdrożyć inny system ERP, który być może byłby lepiej dopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa oraz tańszy w utrzymaniu. Do realizacji zadania zatrudniono firmę doradczą.
Zarząd przedsiębiorstwa zastrzegł w umowie z firmą doradczą, że wybór systemów ERP na krótką listę powinien wynikać z realizacji procedury „zapytania o informację” (ang. RFI – Request For Information). Opracowany dokument RFI zawierał pytania do dostawców systemów ERP w podziale na cztery bloki, tj. potencjał, doświadczenie, funkcjonalność oraz szacunkowa wycena nabycia, wdrożenia oraz serwisowania systemu ERP. Otrzymano pięć odpowiedzi, a w wyniku oceny pozyskanych informacji, do dalszego postępowania zaproszono dwóch dostawców. Głównie z powodu najatrakcyjniejszej ceny.
W następstwie, dwóch dostawców systemu ERP przygotowało i przesłało ofertę na podstawie dokumentu zapytania ofertowego (ang. RFO – Request For Offer). Ku ogromnemu zdziwieniu Zarządu przedsiębiorstwa wyceny zawarte w ofertach na nabycie, wdrożenie i serwisowanie systemu ERP okazały się dwukrotnie wyższe od wycen pozyskanych w wyniku dokumentu RFI. Co ciekawe, wyceny ofertowe obu dostawców były na tyle wysokie, że gdyby zostały zawarte w informacji zwrotnej na dokument RFI, to żaden z nich nie zostałby zakwalifikowany do dalszego postępowania.
Jeśli chcemy zorientować się ile może kosztować nas nabycie i wdrożenie systemu ERP trzeba przygotować RFI na poziomie szczegółowości równym RFO pamiętając jednocześnie, że i tak wycena dostawcy na RFI może dalece odbiegać od rzeczywistości
Zarząd przedsiębiorstwa, po długich negocjacjach i wielu zmianach zakresu projektu, podpisał umowę z jednym z dwóch wybranych dostawców systemu ERP, przy czym ostateczna kwota kontraktowa była bliska kwocie dostawcy, który został odrzucony z postępowania na etapie procedury RFI z tytułu…najwyższej ceny.
