Historia wydarzyła się w dużym przedsiębiorstwie produkcyjnym, wytwarzającym wyroby gotowe w kilku zakładach produkcyjnych, zatrudniającym ponad dwa tysiące pracowników, osiągającym kilkaset milionów przychody – jednym słowem przedsiębiorstwo z dużym potencjałem finansowym, zakończyło wybór systemu ERP. Wybrano rozwiązanie oraz dostawcę usług wdrożeniowych i serwisowych.

Skontaktowałem się z osobą wyznaczoną przez Zarząd do realizacji projektu w celu zaoferowania wsparcia w ocenie merytorycznej i prawnej umowy z dostawcą ERP oraz negocjacjach jej ostatecznych warunków. W odpowiedzi usłyszałem, następujące zdanie (z nutką ironii w głosie):

„Proszę Pana, mamy prawnika, a nawet całą kancelarię, która poradzi sobie z umową z dostawcą. Sam Pan rozumie, ale nie skorzystamy z Państwa usług.”

Na nic zdały się moje argumenty o specyfice umów IT, stosowanych mechanizmach ograniczających odpowiedzialność dostawcy, ryzyku podpisania błędnej umowy i kosztowych konsekwencjach, nikłym wynagrodzeniu za realizację usługi wobec wielomilionowych nakładów na system i jego wdrożenie. Mój rozmówca był nieprzejednany.

Kilka tygodni temu odebrałem telefon, tym razem od Pani asystentki Prezesa Zarządu z prośbą o rozmowę telefoniczną. Pan Prezes przedstawił mi sytuację, z której wynikało, że dostawca systemu ERP zakończył co prawda analizę wdrożeniową, ale jej wynik okazał się dla jego przedsiębiorstwa daleko niesatysfakcjonujący. Poprosił mnie o analizę przypadku i wsparcie w rozwiązaniu problemu.

Pominę w tym miejscu opis i skutek naszego podejścia, a skoncentruję się wyłącznie na umowie z dostawcą, o przesłanie której poprosiłem Pana Prezesa.

[…cisza…]

Nie wiem jak inaczej wyrazić długą ciszę i niedowierzanie, które nastąpiły po zapoznaniu się z treścią umowy.

• pomylenie podstawowych pojęć – np. różnicy pomiędzy oprogramowaniem, które nabyli, a systemem który powinien być produktem wdrożenia oraz wynikającymi z tego konsekwencjami w przedmiocie i wycenie gwarancji i usług serwisowych;
• oderwanie warunków współpracy od standardów rynkowych – np. wysokości kar umownych i odszkodowania, stawek za usługi dodatkowe, czasów reakcji na usuwanie wad;
• niejednoznaczność w zakresie odpowiedzialności za świadczenie serwisu – np. za wady oprogramowania, wdrożenia, oprogramowania osób trzecich, jako dodatkowych komponentów systemu ERP, dostawcy platformy sprzętowo – programowej;

To tylko wybrane przykłady błędów, ponieważ opisanie wszystkich wystarczyłoby na odrębny artykuł.

Było tam jednak coś znacznie gorszego. Przedsiębiorstwo nie przewidziało w umowie opcji jej rozwiązania z dostawcą, wobec którego straciło zaufanie i przekonanie, że jest w stanie skutecznie wdrożyć system ERP. Stało się niejako „zakładnikiem” dostawcy.

Panie i Panowie Prezesi oraz Członkowie Zarządu, to że jest się prawnikiem nie oznacza, że trzeba znać się na treści każdego dokumentu z nagłówkiem UMOWA. Umowa z dostawcą systemu informatycznego to głównie dziesiątki zależnych od siebie warunków współpracy, na których większość prawników po prostu się nie zna.

PS. Osoba odpowiedzialna za projekt ERP w tym przedsiębiorstwie już tam nie pracuje. Okazało się, że Pan Prezes w ogóle nie wiedział o naszej ofercie. Przyniosło to przedsiębiorstwu bardzo wymierne straty. Na szczęście pojawiło się światełko w tunelu…