Podkreśla to większość ludzi sukcesu: „największym kapitałem mojego przedsiębiorstwa są ludzie. To dzięki nim odnieśliśmy sukces…”. Gdy podczas prowadzonych przez nas projektów doradczych pytamy Zarządy o najmocniejsze strony przedsiębiorstwa, to niezmiennie otrzymujemy odpowiedź: „pracownicy”. Brzmi wzniośle i chwalebnie, ale już nie wszyscy mówią o tym, że zachowania swoich pracowników, często w trudzie i długim okresie czasu, musieli w jakiś sposób ukształtować. Utwierdzić się w przekonaniu, że mogą delegować zadania na niższe szczeble w strukturze organizacyjnej, a przy okazji nie tracąc kontroli nad organizacją.
W naszych rozmowach z wieloma przedsiębiorcami, Członkami Zarządów, czy właścicielami firm pojawiało się wiele wspomnień z początków działalności i późniejszych zmian w sposobach skutecznego zarządzania personelem, aby po wielu latach można było obwieścić sukces. Część naszych rozmówców zaczynała od wprowadzenia wewnętrznych procedur i instrukcji postępowania; wdrożenia systemu kadrowo płacowego, by sprostać wymaganiom legislacyjnym; zatrudnienia silnych i charyzmatycznych menedżerów, pilnujących dyscypliny i przestrzegania zasad funkcjonowania. Co ciekawe, w większości przypadków, niezmiennie problematycznym obszarem było zarządzanie czasem pracy i pewność, że organizacja panuje zarówno nad planami pracy, jak i rejestracją czasu pracy oraz rozliczeniem dla celów rzetelnego naliczenia płac.
Nierozłącznym składnikiem skutecznej metody zarządzania czasem pracy, dla każdego z naszych rozmówców, okazało się zastosowanie systemu informatycznego. Każde z zarządzanych przez nich przedsiębiorstw zainwestowało w technologie informatyczne wspomagające zarządzanie personelem, w szczególności zarządzanie czasem pracy. Dla jednych były to programy kadrowo płacowe, oprogramowanie kadrowe, systemy HR, systemy kadrowo-płacowe klasy HCM (ang. Human Capital Management), dla innych system RCP (program rejestracji czasu pracy), portal pracowników, czy system do planowania i rozliczania czasu pracy zintegrowane z systemem kadrowo płacowym.
W obszarze zarządzania czasem pracy można wyodrębnić kilka zadań, których realizację wspierają systemy informatyczne, tj.: planowanie czasu pracy, rejestrowanie czasu pracy oraz rozliczanie czasu pracy i raportowanie. Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym zadaniom.
1. Planowanie czasu pracy
Systemy kadrowo płacowe, czy programy rejestracji czasu pracy (programy RCP), umożliwiają definiowanie kalendarzy, zarówno jednostki gospodarczej, jak i wydziałów, stanowisk oraz pracowników. Kalendarz to specyfikacja dni kalendarzowych w zadanym okresie czasu, z określeniem dni wolnych i roboczych, na który nakłada się wymiary czasu pracy. Do przykładowych wymiarów czasu pracy zaliczyć należy: system tradycyjny, zmianowy, równoważny, elastyczny, ciągły, zadaniowy, skrócony tydzień pracy, czy nienormowany czas pracy. Systemy mogą podpowiadać jaka ilość czasu pozostaje do zaplanowania, a kalendarze pracy oraz salda dostępnego czasu pracy mogą być udostępniane pracownikom w portalach pracowniczych, na urządzenia mobilne.
Dzięki temu, pracownicy mogą mieć dostęp w trybie zdalnym do pełnej specyfikacji planowanego czasu pracy, co w przypadku pracowników działających w terenie, może zdecydowanie usprawnić komunikację planów pracy i ich natychmiastowej aktualizacji. Szczególnym mechanizmem w tym obszarze jest harmonogramowanie pracy.Systemy informatyczne umożliwiają przypisywanie pracowników, z określonymi kompetencjami, umiejętnościami i doświadczeniami do określonego zadania, czy stanowiska pracy. Na podstawie dostępności pracownika, jego umiejętności i doświadczenia oraz wymagań dla stanowiska pracy lub funkcji (np. w projekcie), systemy dopasowują te dane do siebie i proponują najlepszego pracownika. Mechanizm dopasowywania danych może być bardzo ścisły (nie do zmiany), lub mający możliwość ingerencji przez menedżera. Warto nadmienić, że dane z harmonogramowania pracy, trafiają np. do modułów ocen pracowniczych, rozwoju ścieżek kariery, czy obsługi szkoleń.
2. Rejestrowanie czasu pracy
Program kadrowo płacowy, czy program RCP umożliwia planowanie nieobecności pracowników w dowolnym okresie czasu. Systemy informatyczne pomagają definiować dowolne typy nieobecności, które są wykorzystywane do ewidencjonowania zarówno absencji planowanych, np. urlopów wypoczynkowych, jak i nieobecności nieplanowanych, np. zwolnień chorobowych. Funkcje systemów umożliwiają bieżące monitorowanie dostępności pracowników, czyli ustalenie co się z nimi aktualnie dzieje, np. są w delegacji, na zwolnieniu chorobowym, mają urlop, są na szkoleniu lub konferencji, itd. Efektywność monitorowania dostępności pracowników jest pochodną zastosowanego rozwiązania informatycznego do wprowadzania i gromadzenia danych, np. terminali (czytników) programu RCP, urządzeń mobilnych, portalu pracownika, itd.W tym miejscu warto napisać kilka słów więcej o dwóch mechanizmach zarządzania czasem pracy w systemach informatycznych, tj. RCP i portalu pracowników.
RCP (Rejestracja Czasu Pracy)
To na ogół wyodrębniona, dedykowana aplikacja informatyczna, która jest (ale też niekoniecznie) integrowana z systemem kadrowo płacowym, funkcjonująca na terminalach. Terminale do rejestrowania czasu pracy mogą rejestrować wejście do/wyjście z pracy, wyjście służbowe, wyście prywatne itp. Rodzaje wejść/wyjść mogą być definiowane przez użytkowników. Programy RCP umożliwiają automatyczną ewidencję czasu pracy na podstawie rejestracji dokonanych za pomocą identyfikatorów (kart) przez pracowników w terminalach. Zadaniem programu RCP jest monitorowanie obecności pracowników poprzez rejestrację wejść do / wyjść z pracy; rozliczanie różnych systemów organizacji pracy, np. praca zmianowa, praca w weekendy, nadgodziny itp., mechanizmy tworzenia listy płac poprzez eksport danych do systemu kadrowo placowego oraz raportowanie.
Portal pracownika
To platforma komunikacji i wymiany informacji pracowniczej. Zapewnia pracownikom i ich przełożonym dostęp do aktualnych informacji, bez względu na stopień rozproszenia terytorialnego firmy, czy mobilności pracowników, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa dostępu do danych. Portale są wyposażone w elektroniczny obieg dokumentów np. wniosków urlopowych lub delegacji, co umożliwia pracownikom zatwierdzanie dokumentów w obiegu, planowanie czasu pracy, monitorowanie postęp prac, czy wystawianie różnego rodzaju wnioski.
Rozliczanie czasu pracy i raportowanie.
Wynikiem ewidencji czasu pracy jest utworzenie karty czasu pracy pracownika, na podstawie porównania rzeczywistego czasu pracy (obecności pracownika) z kalendarzem pracy oraz absencjami, za dowolny okres czasu. Systemy umożliwiają definiowanie wielu parametrów, m.in. godziny nocne, zaokrąglenia, nadgodziny, limity, przerwy, czasy dojścia i odejścia do stanowiska pracy, poziomy tolerancji czasowych spóźnień, itd. Wynik rozliczenia czasu pracy umożliwia definiowanie wielowymiarowych raportów, np. w zakresie dostępności, czy niedostępności pracowników. Ważnym aspektem funkcjonowania programów rozliczania czasu pracy jest walidowanie danych oraz eksport danych do programów kadrowo płacowych, w celu finalnego naliczenia płac i dokonania przelewu bankowego.
Skoro wdrożenie systemów, czy modułów programów kadrowo płacowych do zarządzania czasem pracy przyniosło naszym rozmówcom tak wiele profitów i sukcesów, to może warto zastanowić się, czy nie zrobić tego samego? Zaufanie pracownikom to jedno, ale kontrola…to drugie.
