Decyzje-IT.pl

Dlaczego prezentacje systemów ERP przynoszą niezamierzone skutki?

Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski

Wdrożenie systemu ERP to trudne zadanie.

W zdaniu tym nie ma nic nowego. Wszyscy ci, którzy mają to za sobą, wiedzą o tym aż nadto doskonale. Wszyscy ci, którzy przymierzają się do tego zadania, zapewne nasłuchali się już wystarczająco dużo i wcale nie jest im do śmiechu. Gdziekolwiek zajrzeć tam setki porad, materiałów marketingowych, argumentów dostawców i racji użytkowników.

Jak w tym wszystkim się odnaleźć?

Szum informacyjny wokół systemów ERP, metod ich wyboru, a potem wdrażania jest na tyle duży, że część przedsiębiorstw robi to po prostu po swojemu. Wykorzystuje do tego celu swoje zasoby informatyków, treści w Internecie, procedury zakupowe i zdrowy rozsądek.

No właśnie. Zdrowy rozsądek. Każdy z poszukujących system klasy ERP na pewno ustala tryb postępowania zgodnie ze swoimi doświadczeniami lub z powszechnie stosowaną regułą postępowania zakupowego, czyli najpierw wewnętrzne potwierdzenie potrzeby – „rozglądnijmy się najpierw”, potem – w zależności od przygotowania i świadomości potrzeb, albo spotkania z dostawcami i prezentacje systemów ERP – aby zobaczyć co oferują i trochę się poduczyć, albo opisanie wymagań i poproszenie o ofertę, a w dalszej kolejności spotkania i prezentacje. Co łączy te podejścia? Prezentacje. Nie ma dzisiaj, no może poza przetargami z Ustawy Zamówień Publicznych (a i tam sobie z tym radzą wybierając tryb dialogu konkurencyjnego) możliwości, aby pominąć przy wyborze systemu ERP element prezentacji.

Przyjrzyjmy się bliżej temu aspektowi wyboru systemu ERP. Wiemy już, że jest niezbędny. Wiemy też, że występuje na przynajmniej dwóch etapach procesu wyboru oprogramowania ERP, tj. albo we wstępnej fazie, w celu rozpoznania co oferuje rynek ERP i w jakim zakresie funkcjonalność systemów ERP może zrealizować oczekiwania przedsiębiorstwa; albo w fazie postępowania ofertowego, w celu wykorzystania wyników prezentacji jako jednego z kryteriów podejmowanej decyzji.

Pierwszy przypadek można określić jako: „mam potrzebę lub wyrażam zainteresowanie”- jeszcze niczym konkretnym, ale interesuje mnie rozwiązanie problemu, doświadczenie dostawcy i przypadki zastosowania systemu ERP w innych organizacjach. Drugi, można określić jako „jestem w fazie zakupowej” – wiem już jak system ERP może zaspokoić moją potrzebę i zaczynam koncentrować się na cechach systemów ERP, oceniam i porównuje  poziom zaspokojenia moich potrzeb na szczegółowym poziomie oraz zaczynam pytać o ceny i warunki współpracy.

A teraz dwa konkretne przypadki z życia i odpowiedź na pytanie, dlaczego prezentacje ERP przyniosły niezamierzone skutki?

Przypadek #1.

Przedsiębiorstwo produkcyjne, wielooddziałowe zamierza zainwestować w ERP w przyszłym roku. Ma świadomość swoich problemów, mglistą swoich oczekiwań, ale zdecydowało się na kontakty z dostawcami ERP już teraz. Raz na jakiś czas zaprasza dostawców ERP na prezentacje, nie definiując swoich potrzeb, a raczej podkreślając chęć poznania systemu ERP i doświadczeń w rozwiązywaniu problemów w innych przedsiębiorstwach. Oczywiście podkreśla, że jest poważnym przedsiębiorstwem, z poważnymi zamiarami, by przypadkiem któryś z dostawców nie odmówił im spotkania.
Efekty pozytywne.Efekty negatywne.
Uczestnicy prezentacji poznają system ERP i jego możliwości.
Najczęściej negatywna ocena uczestników, w znaczeniu „system nie ma tego co chcemy, lub system nie ma tego co mamy obecnie”, czyli najlepiej zostańmy z tym co mamy.
Potencjalni użytkownicy dowiadują się o innych przedsiębiorstwach, u których funkcjonuje oprogramowanie ERP.Niezadowolenie części uczestników, bo nie zobaczyli jak system ERP działa w kawałku ich obszaru odpowiedzialności, czyli „za dużo było produkcji, a w ogóle kadr i płac”, „w ogóle nie pokazali CRM, tylko cały czas o tych kosztach” – to tylko przykłady opinii.
Kierownictwo otrzymuje informacje, jak sprawniej i lepiej zarządzać organizacją dzięki zastosowaniu systemu ERP.Niezadowolenie kierownictwa, bo „straciliśmy tylko czas”, „nie było workflow i raportowania” – to kolejne przykładowe opinie.
Uczestnicy otrzymują materiały marketingowe i reklamowe, by kojarzyli w przyszłości w jakiej prezentacji brali udział, i jak wyjątkowym jest prezentujący dostawca.Chaos w głowach uczestników, bo dostawcy ERP starali się odpowiadać na wszystkie pytania, a na koniec okazało się, że nie odpowiedzieli na najważniejsze: jak system ERP rozwiąże problemy przedsiębiorstwa?
Przedsiębiorstwo może wykorzystać pozyskaną wiedzę w dalszym postępowaniu.Rozczarowanie, bo część prezentacji odbyła się w PowerPoint, a tylko część na żywo (a często w ogóle na żywo, bo dostawca nie zapytał o jakość łącz internetowych i albo nie mógł się zalogować, albo co chwile mu przerywało, co wyprowadzało wszystkich z równowagi).
Po kolejnej prezentacji ERP wrażenie, że już się to widziało, ale nie wiadomo w którym systemie ERP. Szum informacyjny, zamiast jasnej świadomości i skojarzenia, co robi i w czym pomoże dany system ERP.
Przedsiębiorstwo zaprosiło dostawców ERP w trybie „od lasa, do sasa”, czyli nawet takich, którzy nie mieli żadnych argumentów, by przekonać kogokolwiek do swojego rozwiązania.
Niezadowolenie dostawców ERP, którzy po tak przeprowadzonej prezentacji mają wrażenie wykonania „złej roboty” i straty czasu. Zwyczajowo wpisują wtedy takie przedsiębiorstwo na „czarną listę”, bo „nie wiedzą czego chcą”, „bo totalny chaos”, „bo kierownictwo nieogrania”, „bo pewnie jeszcze by chcieli, by ERP grzał im wodę na herbatę” – to tylko te bardziej kulturalne określenia.
Skłonność do rezygnacji z zakupu systemu ERP i usprawnienia organizacji, bo ani dostawca ani system nie pokazali niczego, co uzasadniłoby tego typu przedsięwzięcie. Osiągnięto efekt zniechęcenia, jako efektu niezamierzonego.

Przypadek #2

Przedsiębiorstwo produkcyjne, wielooddziałowe podjęło decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Ma nie tylko świadomość swoich problemów, ale jasną listę oczekiwań i efektów wdrożenia ERP. Otrzymało już oferty na nabycie licencji oprogramowania, wdrożenie ERP i serwis. Mało tego, dokonało już ich oceny i stworzyło ranking rozwiązań – ma już rozwiązanie preferowane. Przygotowało listę tematów na prezentacje i zaprosiło dostawców do ich przeprowadzenia.
Efekty pozytywne.Efekty negatywne
Uczestnicy spotkania, posługując się listą tematów do obejrzenia i omówienia, uporządkowali w sposób praktyczny wiedzę o możliwościach systemów ERP.
Rozczarowanie preferowanym systemem ERP. Może to dla wielu z Państwa efekt pozytywny, ale w przypadku tego przedsiębiorstwa, prezentacja preferowanego systemu, czyli poziomu realizowania oczekiwań funkcjonalnych, ergonomii, mechanizmów raportowania, użyteczności – pomimo wcześniejszych kontaktów i pozytywnego odbioru, okazała się dużym rozczarowaniem. W ostatecznym rozrachunku, nie wybrano tego systemu, a inny – który podczas prezentacji, bardziej przekonał o swoich walorach.
Przygotowanie listy tematów umożliwiło równorzędne porównanie poziomu realizowalności oczekiwań przedsiębiorstwa przez kilka systemów ERP.Ostatecznie wybór innego systemu ERP, niż preferowany, pozostawił pewien niedosyt, ponieważ ze względu na ograniczenia czasowe oraz ograniczoną czasowo gwarancję ceny producenta oprogramowania, nie zaproszono do postępowania innego dostawcy preferowanego systemu ERP.
Prezentacja odbyła się w sposób uporządkowany, bo każdy z uczestników wiedział o co i w którym momencie zapytać. Nie było przypadkowości, która by uniemożliwiła realizację scenariusza prezentacji i poczucie wykonania „złej roboty”.Rozczarowanie dostawcy preferowanego systemu ERP, który przeczuwając swoją przewagę nie przygotował się należycie, a wysoki poziom przygotowania uczestników prezentacji, obnażył wszystkie słabe strony zarówno jego, jak i samego programu ERP.
Każdy z uczestników sporządzał notatki oraz wprowadzał oceny do specjalnie przygotowanego kwestionariusza. 
Po każdej prezentacji odbywała się dyskusja oraz ustalenie wspólnej, wypadkowej oceny dla poszczególnych punktów prezentacji. Punkty zostały uwzględnione w końcowej ocenie rozwiązań i ostatecznym ich rankingu ERP. 
Dostawcy mieli poczucie dobrze wykonanej pracy. Wiedzieli co będzie przedmiotem prezentacji i mogli się do niej rzetelnie przygotować. 
Żadna ze stron nie miała poczucia straty czasu, ale wykorzystała sposobność spotkania, do wzajemnej edukacji i ukształtowania świadomości zakresu oraz sposobu usprawniania organizacji przez system ERP. 
Potwierdzenie, że decyzja o wdrożeniu ERP jest najlepszą z możliwych. 
Na podstawie przytoczonych przypadków, można pokusić się o sformułowanie następujących wniosków i rekomendacji:
  • Niezależnie od etapu zainteresowania systemem ERP, zawsze organizuj prezentacje i spotkania z ich dostawcami.
  • Na etapie rozpoznania rynku, nie zapraszaj do przeprowadzania prezentacji byle dostawcy, bo szkoda Twojego czasu. Zapoznaj się, przynajmniej zgrubnie w Internecie jeszcze przed kontaktem z dostawcami, czy system ma zastosowanie w Twojej branży i czy posiada funkcje w głównych obszarach Twojego zainteresowania. Dostawca na tym etapie nie jest najważniejszy. Liczy się poznanie systemu ERP.
  • Postaraj się przesłać do dostawców przed prezentacją rodzaj „scenariusza prezentacji”, czyli listę punktów z obszarami, które chciałbyś zobaczyć. Scenariusz trzeba ustalić z biznesem. Im bardziej szczegółowy, tym mniej rozczarowań. Dotyczy zarówno etapu rozpoznania rynku ERP, jak i postępowania ofertowego.
  • Jeśli wiesz, albo masz przeczucie, że to „ten system ERP”, zaproś na prezentację przynajmniej dwóch dostawców tego samego systemu ERP (chyba, że dostawcą jest również producent). Efekt fajnie – nie fajnie, zależy głównie od przedstawicieli dostawców. To również casting. Jak jednemu nie wyjdzie, to jest szansa, że drugiemu się powiedzie, a Ty nie stracisz czasu na poszukiwania i kontakty z kolejnymi dostawcami.
  • Pilnuj scenariusza podczas prezentacji. Trzymaj się go „do bólu”. Nie daj zagadać prezentacji pytaniami, które wychodzą poza scenariusz. Jeśli nie da się inaczej, to przynajmniej przesuń zadawanie pytań na koniec, tj. po zrealizowaniu wszystkich punktów w scenariuszu. To umożliwi realizację zakładanego planu, i zapewni poczucie wykonania „dobrej roboty” przez wszystkich uczestników.
Jacek Gałkowski
Jacek Gałkowski Prezes Zarządu ALDEA IT Consulting

Zobacz również

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP cz. 4. Analiza korzyści i kosztów, czyli czy to się opłaca?

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz.3. Zapytanie o Informacje.

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz.2. Pytania do organizacji.

Wybieram rozwiązanie

Przewodnik Inwestora, przygotuj się do wdrożenia ERP, cz. 1. Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP

Wybierz etap projektu

Potrzebuję usprawnień

Wybierz ten etap, jeśli jeszcze nie wiesz, czy i co zrobić z systemami informatycznymi w swojej organizacji. Jeśli wahasz się i nie masz pewności, w którym kierunku rozwijać systemy informatyczne dla biznesu, to koniecznie zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wybieram rozwiązanie

Wybierz ten etap, jeśli już wiesz, że trzeba zmienić lub usprawnić dotychczasowe systemy informatyczne. Jeśli zamierzasz lub jesteś w trakcie wyboru rozwiązania informatycznego i chcesz ograniczyć ryzyko błędnych decyzji, to zapoznaj się z treściami opublikowanych materiałów.

Wdrażam i rozwijam systemy

Wybierz ten etap, jeśli już zmieniasz lub wdrażasz oprogramowanie dla biznesu w swojej organizacji. Jeśli zastanawiasz się co jeszcze można usprawnić i poprawić, to zapoznaj się z treściami materiałów przygotowanych przez wieloletnich praktyków w tej dziedzinie.