Dane. To wokół nich narasta coraz więcej szumu. Mówi się i pisze o ich znaczeniu jako podstawy podejmowania decyzji biznesowych, ich jakości, aktualności, szybkości dostępu, sposobu wizualizacji, itd. Czy słusznie? Zdecydowanie tak! Co więcej, będzie się mówiło i pisało coraz więcej o potrzebie skutecznego zarządzania danymi. Dlaczego? Z kilku podstawowych powodów, tj.:

Rośnie znaczenie informacji zarządczej

Im więcej danych rejestrujemy i pozyskujemy, tym wyższej ich jakości oczekujemy. Informacja o tym, że możemy zmniejszyć wycenę ofertową naszego produktu o 0,1%, nie tracąc przy okazji na marży ze sprzedaży, może być źródłem pozyskania nowego klienta.

Wzrasta liczba źródeł danych

Już nie tylko systemy ERP, oprogramowanie CRM, czy arkusze kalkulacyjne są przykładami miejsc tworzenia i gromadzenia danych. Potrzeby przedsiębiorstw stają się coraz większe. Bazy danych, media społecznościowe, oprogramowanie maszyn i urządzeń, video, audio, grafika, RFID, pliki tekstowe, urządzenia mobilne to tylko ich przykłady danych, które biznes chciałby rejestrować i na ich podstawie podejmować decyzje.

Zmienia się rodzaj i format danych

Wraz ze zmianą źródeł danych, zmieniają się stosownie ich formaty. Format danych staje się na tyle różny, że trudnością staje się nie tyle gromadzenie danych, co przede wszystkim ich przetwarzanie i wizualizacja. Typowy przykład to próba przetworzenia i wizualizacji danych pochodzących z mediów społecznościowych, zwanych danymi nieustrukturyzowanymi, w połączeniu z danymi pochodzącymi z systemu CRM, zwanych danymi ustrukturyzowanymi.

Wzrasta potrzeba bieżącego dostępu do danych

Skoro zaczynamy gromadzić i przetwarzać coraz większe wolumeny danych, powstaje potrzeba nowych, bardziej wydajnych i skutecznych sposobów ich gromadzenia oraz przetwarzania. Stąd koncepcje chmury obliczeniowej (chmury internetowej), mechanizmów in – memory, itd. Organizacje oczekują bieżącego dostępu do danych.

Rośnie potrzeba digitalizacji organizacji

To znaczy, że rośnie potrzeba zwiększania poziomu integracji posiadanych aplikacji i wymiany danych, udostępniania wewnętrznej struktury systemów informatycznych podmiotom zewnętrznym, tj. odbiorcom, dostawcom, klientom indywidualnym, przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów, itd.

Rośnie potrzeba odfiltrowania informacji istotnych, od nieistotnych

Organizacje, poprzez podnoszenie świadomości o swoich potrzebach, potrafią coraz precyzyjniej określić, jakie dane i w jakim zakresie chcą analizować. Jeszcze do niedawna chciało się „analizować wszystko”. Dzisiaj, mniej ale konkretniej. Istotną rolę odgrywa też potrzeba dostępu do określonych form wizualizacji i interaktywności raportów, dashboardów, czy kokpitów menedżerskich.

Wzrasta znaczenie planowania i predykcji

Wzrasta znaczenie dostępu do danych wyprzedzających określone zjawiska biznesowe, umożliwiających przygotowanie się organizacji do ich wystąpienia. Wszelkiego typu analizy „co jeśli”, analizy predykcyjne i statystyczne, mechanizmy Sales & Operation Planning (S&OP) stają się niezwykle istotne do prowadzenia biznesu w dłużej perspektywie czasowej.

Jak temu zaradzić i z czego skorzystać? Odpowiedzą są systemy informatyczne, a konkretnie systemy Business Intelligence. Nazywane również systemy BI lub po prostu Business Intelligence. Już w latach 90-tych poprzedniego stulecia zaczęły się intensywnie rozwijać pierwsze systemy informacyjno-analityczne. Początkowo były one oparte o narzędzia raportujące i języki zapytań do baz danych, które pobierały dane z systemów ewidencyjno-sprawozdawczych (systemów transakcyjnych, takich jak ERP, CRM, FK, itp.). Faktyczny rozwój systemów BI nastąpił z chwilą pojawienia się koncepcji hurtowni danych oraz przeprowadzania analiz wielowymiarowych za pomocą agregacji OLAP.

Co to jest business intelligence? To klasa systemów informatycznych umożliwiająca interaktywny dostęp do informacji i pozwalająca na ich wielowymiarowe analizowanie. System Business Intelligence potrafi przechwytywać dane z wielu źródeł, następnie je przetwarzać, gromadzić i udostępniać użytkownikom w postaci trendów, analiz, wskaźników i wykresów. System BI skupia w sobie wiele dyscyplin, np. hurtownie danych, OLAP, data mining, analizy statystyczne, budżetowanie, prognozowanie, in – memory, analizy BI, itd. A po prostu? To kombinacja platformy sprzętowej, aplikacji czyli systemu BI oraz baz danych, które razem dostarczają informacje zarządcze, by na ich podstawie biznes mógł podejmować decyzje.

Dla kogo systemy Business Intelligence? Można by powiedzieć, że dla każdego przedsiębiorstwa, czy organizacji, gdzie są gromadzone dane i gdzie ich udostępnianie w postaci wielowymiarowych analiz służy podejmowaniu decyzji zarządczych. Ale czy naprawdę? Spróbujmy przyjrzeć się temu bliżej, najlepiej na konkretnym przykładzie.

Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo, w którym łącznie przy stanowiskach komputerowych pracuje ok. 100 pracowników. Aktualnie, organizacja stawia na informatyzację swojej działalności, choćby poprzez wybór i wdrożenie nowego systemu ERP wraz z funkcjami do zarządzania majątkiem (EAM, ang. Enterprise Assets Management), a jednym z wymogów Zarządu jest posiadanie i wykorzystywanie systemu BI. Zarząd, ani kierownictwo średniego szczebla, nie ma sprecyzowanych potrzeb w zakresie raportów i analiz, nie ma dojrzałości w zaawansowanym przetwarzaniu danych. Chce wiedzieć jak najwięcej o kosztach prowadzonej działalności, a według Zarządu, to właśnie systemy Business Intelligence są tego gwarancją. Czy dla tego typu organizacji jest uzasadnione biznesowo nabycie i wdrożenie systemu BI?

By odpowiedzieć na to pytanie, zadaliśmy kilka pytań Zarządowi przykładowego przedsiębiorstwa w podziale na kilka obszarów. Dla Państwa informacji, podajemy również odpowiedzi, które otrzymaliśmy, mając nadzieję, że przydadzą się w podejmowanych decyzjach w inwestycję w business intelligence:

Ocena poziomu zarządzania danymi

• Czy dane są dostępne w systemach transakcyjnych, np. systemie ERP, systemie CRM? [Odpowiedź: TAK]
• Czy dane są dostępne w systemach transakcyjnych, ERP, CRM, itp. i przenoszone do np. arkusza kalkulacyjnego MS Excel? [Odpowiedź: TAK].
• Czy dane są dostępne w systemach transakcyjnych, ERP, CRM, itp. i przenoszone do bardziej zaawansowanych repozytoriów danych, typu hurtowania danych, system informacyjny? [Odpowiedź: NIE].
• Czy dane są dostępne w systemach transakcyjnych, ERP, CRM, itp. i funkcjonuje korporacyjna strategia zarządzania danymi, by wspierać systemowo zarządzanie potrzebami wieloma jednostkami organizacyjnymi? [Odpowiedź: NIE].

Ocena poziomu dojrzałości organizacji do zarządzania danymi

• Czy Zarząd posiada standardowy, okresowy i niezmienny zestaw danych do analizy? [Odpowiedź: TAK].
• Czy kierownictwo średniego szczebla posiada standardowy, okresowy i niezmienny zestaw danych do analizy? [Odpowiedź: TAK].
• Czy często pojawiają się potrzeby raportowe i potrzeba tworzenia analiz? [Odpowiedź: NIE].
• Czy przedsiębiorstwo posiada wysoką liczbę raportów, a stopień ich wykorzystania jest niski? [Odpowiedź: TAK].

Tutaj kończymy pierwszą część artykułu. W drugiej, dowiesz się drogi Czytelniku, jak w praktyce wykorzystać pozyskane odpowiedzi co własnych celów.