.gif){kind=small}
Metodyka
Metodyka zastosowana w Narzędziu TEC skupia się na tych elementach procesu decyzyjnego(w tym wytwórczego), które zgodnie z podejściem lean thinking, w bezpośredni sposób tworzą wartość dla odbiorcy końcowego.
Wytworzona wartość jest zawsze wynikiem procesu. Proces definiowany jako ciąg czynności zaprojektowany w taki sposób, aby w jego wyniku powstał produkt czy usługa, niezależnie od miejsca jego realizowania może podlegać zmianom i optymalizacjom. Dlatego wiele przedsiębiorstw, głównie przemysłowych, zaczęło rozwijać nowe metody poprawy efektywności procesów. Inicjatywy te zostały zebrane w koncepcję zwaną lean thinking.
Lean thinking to zestaw metod, które umożliwiają usuwanie wszystkich tych działań, które nie tworzą wartości, koncentrując się na tych, które tworzą ją w bezpośredni i określony sposób. Koncepcja lean thinking koncentruje się na tych działaniach, które przyczyniają się do szybkiego osiągnięcia określonego efektu dla odbiorcy końcowego, poprzez maksymalizację wartości i jednoczesną minimalizację strat.
W przypadku wyboru systemu IT wartość stanowi ostateczna decyzja o wyborze najlepszego rozwiązania. Wartość tę budują odpowiednio prowadzone działania, które w optymalny i bezpośredni sposób wpływają na osiągnięcie tego celu. Filozofia lean thinking zwraca uwagę również na błędnie rozumiane oszczędności, których efekty mogą być niekorzystne dla ostatecznego efektu, tym samym powodując, że cel nie zostanie osiągnięty. Oszczędności powinny wynikać z odpowiedniego ukierunkowania działań - zakładając pominięcie tych, które nie tworzą wartości.
Jednym z głównych elementów, na które zwracają uwagę przedsiębiorstwa jest stopień bezstronności informacji wykorzystywanej w procesie oceny i selekcji oprogramowania. Wybór systemu lub usługi, która w najlepszy sposób odzwierciedla potrzeby przedsiębiorstwa wymaga odpowiedniej wnikliwości, a to wymaga dostępności wielu zasobów oraz czasu, które mogłyby zostać spożytkowane w inny sposób.
Doświadczenie wskazuje, że proces wyboru i wdrożenia systemu informatycznego dla małego lub średniego przedsiębiorstwa może zająć około dziewięciu miesięcy. Przed rozpoczęciem wdrożenia, powołany do tego celu zespół będzie musiał poświęcić kilka miesięcy na wnikliwą analizę własnych potrzeb oraz ocenę ofert dostawców, opierając się głównie na szacunkowych ofertach handlowych. Już na tym etapie, brak dostępu do obiektywnych i sprawdzonych informacji może powodować niepotrzebną stratę czasu i podnosić ryzyko przedsięwzięcia. Brak należytej staranności w ocenie możliwości funkcjonalnych wybranego systemu, może prowadzić do przekroczenia granic czasowych i budżetu projektu, związanego z eskalacją kosztów, oraz doprowadzić do jego ostatecznego niepowodzenia.
Technology Evaluation Centers Inc. (TEC)
Wiele przedsiębiorstw nadal uważa, że pozyskiwanie informacji o systemach przez własne zespoły pracowników, bazujących wyłącznie na informacjach pozyskanych od dostawców, zredukuje koszty całego przedsięwzięcia. Przez pominięcie lub zredukowanie etapu mającego na celu pozyskanie niezależnej i obiektywnej informacji o rzeczywistych możliwościach systemów, menedżerowie mogą utracić możliwość wprowadzenia innowacji technologicznych typowych dla ich branży, a w rezultacie doprowadzić do wyboru systemu, który nie spełnia potrzeb przedsiębiorstwa.
Alternatywą do zastosowania metodyki lean thinking jest skorzystanie z usług firmy konsultingowej. Usługi doradcze mogą spowodować ograniczenie zaangażowania bezpośrednich zasobów przedsiębiorstwa, ale nie muszą prowadzić do ograniczenia ryzyka. Firmy konsultingowe, podobnie jak przedsiębiorstwa i organizacje, nie dysponują stosownymi narzędziami i danymi, weryfikującymi rzeczywiste możliwości systemów informatycznych. Problemem jest również fakt, że wiele firm konsultingowych ogranicza swoje rekomendacje do rozwiązań dostawców, z którymi wcześniej współpracowały. Na rynku systemów informatycznych znajdują się jeszcze firmy analityczne, które poprzez swoje badania wypełniają lukę informacyjną o systemach. Jednakże również i to podejście nie gwarantuje bezstronnej informacji, a ryzyko błędnego wyboru systemu wciąż istnieje.
Podczas wyboru oprogramowania wartością jest informacja na temat rozwiązań oferowanych przez dostawców, charakteryzująca się niezależnością, kompletnością i szybkością pozyskania. Stratą natomiast można nazwać czas spędzony na jej pozyskiwaniu i weryfikowaniu na wiele sposobów.
Metodyka wyboru oprogramowania
Zastosowanie metodyki lean thinking w procesie wyboru systemu informatycznego można przedstawić w następujący sposób zakładając, że cały proces składa się z pięciu podstawowych etapów:
1. Planowanie inwestycji w system informatyczny
Wartość: Określenie krótko- i długoterminowych celów
Strata: Spędzanie czasu na zbieraniu materiałów i informacji uzasadniających inwestycję
Rozwiązanie: Skorzystanie z informacji o korzyściach z zastosowania systemów informatycznych zebranych w Centrach Wiedzy
2. Identyfikacja wymagań i tworzenie zapytania
Wartość: Określenie wymagań funkcjonalnych i technicznych oraz utworzenie zapytania ofertowego do dostawców
Strata: Analizowanie stronniczych, niedokładnych informacji marketingowych, tworzenie ogólnych zapytań ofertowych, oczekiwanie na odpowiedzi od dostawców mające charakter szacunkowy i deklarowany
Rozwiązane: Skorzystanie z Katalogu dostawców TEC, gotowych list zawierających tysiące funkcjonalności biznesowych i technicznych specyficznych dla danego sektora i dostępnych zarówno za pośrednictwem Narzędzia TEC, jak i gotowych formularzy ofertowych oraz gotowych raportów TEC o systemach informatycznych.
3. Ocena oprogramowania
Wartość: Stworzenie krótkiej listy systemów i ich dostawców, którzy otrzymają zapytania ofertowe oraz zaproszenie na prezentacje indywidualne
Strata: Wysyłanie zapytań metodą "chybił – trafił", wykorzystywanie arkuszy kalkulacyjnych do porównania ofert od wielu dostawców mogących prowadzić do niewłaściwych wniosków.
Rozwiązanie: Wykorzystanie Narzędzia TEC umożliwiające użytkownikom utworzenie krótkiej listy, a dalej ocenę systemów w ramach baz wiedzy i ocenę stopnia, w jakim system i jego dostawca odpowiada wymaganiom przedsiębiorstwa - niezależnie od treści otrzymanych ofert.
4. Selekcja oprogramowania
Wartość: Ograniczenie listy systemów i ich dostawców oraz wybór najlepszego
Strata: Przeprowadzanie prezentacji indywidualnych przez niewłaściwie dobranych dostawców, analizowanie otrzymanych ofert, czas spędzony na weryfikowaniu deklarowanych przez dostawców funkcjonalności systemów
Rozwiązanie: Skorzystanie ze scenariuszy co-jeśli, analizy wrażliwości, porównań produktów i raportów o różnicach systemów dostępnych na wortalu decyzje-IT.pl. Raporty zawierają argumenty ostatecznego wyboru, włączając w to wyniki analizy całkowitych kosztów nabycia rozwiązania do poziomu spełnienia wymagań funkcjonalnych przedsiębiorstwa.
5. Wdrożenie
Wartość: Wdrożenie systemu
Strata: Zwiększenie czasu i budżetu na realizację przedsięwzięcia
Rozwiązanie: Wykorzystanie raportów TEC w celu monitorowania zakresu i postępów wdrożenia systemu.
