.gif){kind=small}
Artykuły
Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, to nie możesz tym zarządzać
Aby lepiej zrozumieć istotę systemu informacyjnego zarządzania i jego związku z systemem informatycznym, należy uświadomić sobie jego podstawowe funkcje. Na system informacyjny zarządzania składają się wewnętrznie połączone komponenty, które służą do zbierania, wyszukiwania, przetwarzania, przechowywania i udostępniania informacji w celu planowania, sterowania, koordynacji oraz podejmowania decyzji w organizacji. Podstawowym źródłem informacji jest przedsiębiorstwo i jego otoczenie (ludzie i organizacja), które zasilają system informacyjnego zarządzania poprzez wprowadzanie do niego danych. Następnie komponenty systemu umożliwiają ich przetwarzanie oraz prezentowanie danych w optymalnych układach. W dzisiejszym otoczeniu biznesowym trudno sobie wyobrazić, aby funkcje systemu informacyjnego zarządzania były realizowane z ołówkiem i kartką papieru. Pojawiła się zatem konieczność jego powiązania z systemem informatycznym, zwanym również systemem informatycznym zarządzania, gdzie w/w funkcje realizowane są z udziałem komputerów.
Znacząca większość funkcjonujących na rynku przedsiębiorców ma pełną świadomość tej zależności. Skala i zakres działalności przedsiębiorstwa oraz wielkość popytu na informacje wpływa na zakres i treść stosowania technologii informatycznej wspomagającej system informacyjny. W każdym jednak przypadku technologia informatyczna zakładała posiadanie podstawowych funkcji, które miały wspomagać następujące działania:
- realizacja strategii przedsiębiorstwa
- tworzenie przewagi konkurencyjnej
- podwyższanie produktywności (wzrost efektywności działania i obniżenie kosztów)
- szybsze zaspakajanie potrzeb klientów
- poprawa jakości produktów i usług
- podejmowanie trafnych decyzji
- realizowanie zmian w organizacji i jej otoczeniu
- poprawa kreatywności i innowacyjności
Podstawą systemu informatycznego zarządzania jest system księgowo - finansowy. Każdy prezes czy dyrektor firmy, który decydował się na zakup systemu tej klasy, tak właśnie wyobrażał sobie jego funkcje wspomagania zarządzania swoim przedsiębiorstwem. Czy jednak to wyobrażenie, w konfrontacji z dzisiejszym wysoce złożonym, bardzo zmiennym i konkurencyjnym otoczeniem, pozostało tak silne jak przed złożeniem podpisu na umowie na zakup takiego oprogramowania?
Śmiem twierdzić, że nie.
Na ogół zakup systemu księgowo - finansowego był i jest pierwszą większa inwestycją informatyczną wspomagającą system informacyjny zarządzania. Źródło takiego podejścia należy upatrywać w:
- konieczności uzyskania i przekazania rzetelnej informacji zewnętrznej dla potrzeb urzędów podatkowych, inwestorów i innych instytucji takich jak GUS, różne urzędy nadzoru, itd.,
- potrzebie posiadania podstawowej informacji zarządczej na bazie, której można podejmować decyzje.
Do pewnego momentu systemy te spełniały pokładane w nich nadzieje i wystarczały do przynoszenia swoim właścicielom oczekiwanych korzyści i realizowania stawianych przed nimi zadań.
Zmiany w otoczeniu funkcjonujących przedsiębiorstw, potrzeba podejmowania bardziej różnorodnych działań, lepszej obserwacji wnętrza firmy, elastyczniejszego planowania oraz podejmowania trafniejszych decyzji, obnażyły jednak wiele braków tych systemów i ograniczyły płynność i elastyczność działania organizacji. Okazały się zbyt "płytkie i sztywne" w zakresie jakości wprowadzanych informacji, możliwości ich przetwarzania i "oddawania" w postaci szybkich i elastycznych analiz biznesowych. Przestały wspomagać kadrę kierowniczą w odpowiadaniu i reagowaniu na złożone i wywierające presję środowisko.
Poruszony temat jest wstępem do cyklu artykułów na temat współczesnych systemów informatycznych wspomagających systemy informacyjnego zarządzania i trendach ich rozwoju. Potrzeba sprostania nowym wyzwaniom rynkowym zmusza każdego przedsiębiorcę do uświadomienia sobie konieczności innego, szerszego spojrzenia na problem jakości informacji zarządczej dostarczanej przez system informatyczny w swojej firmie. W kolejnych publikacjach chciałbym rozważyć, jakimi cechami powinien charakteryzować się system informatyczny, aby mógł być rzeczywistym narzędziem wspomagającym zarządzanie.
Dyrektor Departamentu Doradztwa i Usług Informatycznych w firmie HLB Frąckowiak i Wspólnicy (do 2003 roku)
www.hlb.pl
Komentarze: