Artykuły

Wpisz wyszukiwane słowo lub frazę oraz, w razie potrzeby, wybierz dodatkowe parametry wyszukiwania poniżej.

Systemy zarządzania dokumentami. Realne korzyści, czy ekstrawagancja?

Dokumenty to nieodłączony element środowiska biznesowego. Każda organizacja tworzy, odbiera, przetwarza i przechowuje dokumenty. Jedne z nich mają postać papierową, inne elektroniczną. Każda organizacja chce, by było ich jak najmniej, w szczególności tych papierowych. Nie zawsze jest to możliwe, choćby z tytułu ustawowych obowiązków przechowywania dokumentów w celach kontrolnych i sprawozdawczych. Niestety znacznie częściej, poza chceniem, niewiele się dzieje. A przecież nie każdy dokument musi przybrać postać papierową. Na pewno warto podjąć trud, by gdzie tylko możliwe, stosować formę elektroniczną dokumentu, jeśli już nie z powodów biznesowych, to na pewno z ekologicznych. Służą temu systemy zarządzania dokumentami (ang. Document Managemet Systems), inaczej systemy do zarządzania obiegiem dokumentów lub systemy elektronicznego obiegu dokumentów.


Organizacje walczą o podniesienie efektywności i poprawę wyników projektów

Projekt. Każdy na pewno spotkał się z tym pojęciem niejednokrotnie. Być może nie pamięta książkowej definicji, ale gdzieś podświadomie kojarzy to pojęcie z przedsięwzięciem jednorazowym, czy niepowtarzalnym, które powinno zrealizować określony cel. Dla osób, które uczestniczą w realizacji projektów na co dzień, pojęcia tego nie trzeba szerzej omawiać. Większość organizacji i przedsiębiorstw …

Świat bez papieru czyli przyszłość należy do odręcznego podpisu elektronicznego

Świat pędzi do przodu, mamy telefony, tablety i komputery, a od 5 tys. lat podpisujemy się w ten sam sposób! Nie wszyscy wiedzą, że już dziś bez problemu dokonać można eliminacji papierowego obiegu dokumentów i zamiany podpisu tradycyjnego na podpis elektroniczny.

Największą ilość papieru firmy drukują bo ktoś musi coś podpisać. Osobiście stawić się w wyznawczym miejscu i czasie by odręcznie złożyć podpis, a najczęściej kilka. Firmy drukują tony papieru, Klienci muszą nie rzadko specjalnie pokonać całe miasto by złożyć swój podpis. I mimo, że proceder jest upierdliwy, niezmiennie trwa.


Nieszablonowe zarządzanie procesami

na przykładzie firmy spedycyjnej All Lines Logistics

Działalność firm transportowych i spedycyjnych łączy się z obsługą wielkiej liczby dokumentów. Co więcej, ich zbiór w obrębie poszczególnych zleceń może się znacznie różnić. Wynika to m.in. z różnych kombinacji transportu (np. lądowy, morski, multimodalny), procedur (krajowe, wewnątrzwspólnotowe, eksportowo-importowe), czy klientów. Z kolei wiele wariantów ofert wyliczanych w oparciu o zmienne kursy walut sprawia, że kontrola marży na zleceniach staje się dużym wyzwaniem. Jeśli do tego firma posiada kilka oddziałów, istotna staje się sprawna wymiana informacji między nimi.

Omawiana powyżej złożoność branży sprawia, że nie wszystkie firmy transportowe i spedycyjne mogą znaleźć system wspierający zarządzanie, który zaspokoi ich specyficzne potrzeby. Insoft Consulting znalazł dla swojego Klienta – firmy All Lines Logistics - rozwiązanie, które zmienia ten stan rzeczy.

Projekty typu "Paperless" - wywiad z Łukaszem Wachowiczem - Dyrektorem ds. Rozwoju Billennium Sp. z o.o.

Ostatnio coraz głośniej jest o projektach typu „Paperless”. Na czym właściwie polegają tego typu projekty i jakie korzyści dają w organizacji?

Jak samo określenie wskazuje, projekt typu „Paperless” to projekt, którego celem jest osiągnięcie stanu „mniej papieru” w organizacji. Często mówi się też o „biurze bez papieru”, co do niedawna było tylko futurystyczną mrzonką, a obecnie staje się już rzeczywistością – przykładem mogą być samoobsługowe oddziały bankowe, które zaczynają się pojawiać w największych polskich miastach.

Zazwyczaj „mniej papieru” oznacza niższe koszty „odpapierzanych” procesów biznesowych. Jednak istotne jest, aby nie koncentrować uwagi tylko na usunięciu nośnika papierowego z danego procesu, ale przede wszystkim maksymalnie „odchudzić” dany proces poprzez eliminację zbędnych czy powtarzalnych kroków oraz jego automatyzację. Wtedy najczęściej okazuje się, że z procesów eliminowany jest też papier.