.gif){kind=small}
Artykuły
Zarządzanie pomysłami
Nadszedł czas innowacji. To fakt ogólnie znany, szeroko komentowany i niepodważalny. Obecnie każdy jest albo przynajmniej próbuje być innowacyjnym. Z różnym skutkiem. Wiele firm stawiających sobie za cel innowacje nie potrafi w pełni wykorzystać swojego potencjału. W rezultacie nie udaje się uzyskać dobrego zwrotu z inwestycji w innowacje. Wynika to po części z braku skutecznych metod zarządzania pomysłami w organizacji.
Prehistoria – czyli opowieść o skrzynce na pomysły
Skrzynka na pomysły stanowi kontener, do którego każdy z pracowników może wrzucić coś od siebie, niezależnie od tego, czy będą to uwagi dotyczące samej pracy, pomysły na nowe produkty, czy sugestie na temat rozwoju firmy. Kiedyś była to realna skrzynka, którą umieszczaliśmy na korytarzu w widocznym miejscu, dzisiaj może to być firmowy adres mailowy, na którym gromadzone są wszystkie maile z pomysłami pracowników. Dlaczego to rozwiązanie jest takie złe? Jest złe dlatego, że skrzynka na pomysły jest jak czarna dziura, która zasysa pomysły, odcinając je zupełnie od kontaktu ze światem zewnętrznym. Osoba, która wysłała swój pomysł w ciemną otchłań skrzynki zawsze zastanawia się, czy ktokolwiek przeczyta, co miała do powiedzenia. Nie wie, jaka będzie reakcja czytającego w odpowiedzi na jej spostrzeżenia i nigdy nie dowie się, co myślą na ten temat pozostali pracownicy-innowatorzy w firmie. Jeśli na dodatek nikt nie udzieli jej jasnej odpowiedzi, dlaczego jej pomysł nie został wdrożony i jakie były kryteria jego oceny, nie będzie miała możliwości nauczyć się czegoś na własnych błędach. Być może wyśle do skrzynki jeszcze jeden czy dwa pomysły przy innej okazji, ale w końcu uświadomi sobie bezcelowość swoich działań i przestanie wymyślać nowe rozwiązania.
Tak skrzynka na pomysły widziana jest z perspektywy pracownika. A jak to wygląda z perspektywy firmy? Na początku jest wielka radość, bo do zarządu spływa wiele nowych pomysłów. Potem pojawia się problem, że tak naprawdę nie ma kto tych pomysłów oceniać. Jeśli już znajdzie się osoba chętna do oceny, najczęściej ktoś z działu HR, okazuje się, że ta osoba nie ma pojęcia, czego dotyczy większość sugestii i odrzuca je, jedną po drugiej, aż do wyczerpania się puli nowych pomysłów. W ten sposób firma traci możliwość wdrożenia wielu świetnych idei. W końcu pracownicy orientują się, że nikt nie wykorzystuje ich pomysłów, przestają korzystać ze skrzynki i cała idea umiera.
Spójrzmy na drugie rozwiązanie – proste aplikacje do zbierania pomysłów. Ich działanie opiera się na założeniu, że siła tworzenia nowych idei opiera się na wzajemnej interakcji pomiędzy społecznością innowatorów w firmie, czyli pomiędzy wszystkimi pracownikami, którzy uczestniczą i chcą uczestniczyć w procesie powstawania nowych pomysłów. Aplikacje tego rodzaju są łatwo dostępne dla wszystkich osób przez przeglądarkę internetową w firmowym intranecie i są intuicyjne w użyciu. W swojej strukturze przypominają ogólnodostępne portale społecznościowe typu Nasza-Klasa, czy Facebook, z tą tylko różnicą, że zamiast zdjęć swoich dzieci, każdy z pracowników danej firmy publikuje w nich swoje pomysły. Dlaczego i te rozwiązania nie zawsze sprawdzają się w praktyce? Z prostej przyczyny. Tego rodzaju narzędzia, podobnie jak skrzynki na pomysły, mogą sprzyjać powstaniu mnóstwa pomysłów, na które nie istnieje realne zapotrzebowanie w firmie.
Wyobraźmy sobie, że wdrożyliśmy prostą aplikację do zbierania pomysłów. Ludzie zaczynają z niej korzystać, pojawiają się pierwsze uwagi, komentarze i w końcu pierwsze pomysły. Jedno jest pewne. W porównaniu ze skrzynką na pomysły, w tym przypadku została wyeliminowania niepewność pracowników, że nikt ich pomysłów nie przeczyta. Pomysły są ogólnie dostępne w firmowym intranecie i każdy może zamieścić przy każdym z nich swój komentarz. Dzięki temu pomysłodawcy mogą zainspirować się nawzajem, zweryfikować swoje idee, rozwinąć je, dostosować, ulepszyć, a nawet mogą zagłosować, który z pomysłów zasługuje na wyróżnienie. Wszystko to jest bardzo pozytywne. Problem jednak tkwi w tym, że pracownicy zawsze będą szukali usprawnień w obszarach, które według nich będą wymagały usprawnienia, natomiast ludzie zarządzający firmą mogą widzieć te obszary zupełnie gdzie indziej. Dlatego, jeśli zachęcamy ludzi do przesyłania wszelkiego rodzaju pomysłów, czy sugestii, ale bez precyzowania obszaru, którego mają one dotyczyć, może się okazać, że nowe rozwiązania zaproponowane przez pracowników zupełnie rozmijają się z planowaną strategią rozwoju firmy. W ten sposób dochodzimy ponownie do momentu, w którym nasi pracownicy mają nam dużo do zaoferowania, ale my nie możemy tego we właściwy sposób wykorzystać.
Najnowsze rozwiązania w dziedzinie zarządzania pomysłami eliminują większość wyżej wymienionych trudności. W stosunku do prostych aplikacji do zbierania pomysłów, oprogramowanie do przeprowadzania kampanii zachowuje wszystkie korzyści związane z interakcją społecznościową, ale dodatkowo odwzorowuje proces twórczego rozwiązywania problemów. W tym przypadku zachęca się pracowników do generowania pomysłów w odpowiedzi na konkretne zapytanie firmy. Najpierw określane jest konkretne wyzwanie, a następnie zostają uruchomione etapy kolejno generowania, rozwijania, oceny i selekcji pomysłów. Jakie są korzyści takiego rodzaju mapowania procesu twórczego? Przede wszystkim pracownicy generują pomysły w kontekście konkretnych wyzwań, a ponieważ każde wyzwanie oczekuje rozwiązania, istnieje realne zapotrzebowanie na każdy z nowych pomysłów. W rezultacie w większości przypadków jedno z zaproponowanych rozwiązań zostanie wybrane jako najlepsze i wdrożone w życie.
Jak w praktyce przebiega tego rodzaju kampania pomysłów? Jedna osoba – Sponsor kampanii – którym najczęściej jest menedżer w firmie, tworzy daną kampanię, opisując wyzwanie w aplikacji do zarządzania pomysłami i precyzyjnie określając kryteria oceny pomysłów. Sponsor zaprasza do udziału w danej kampanii Innowatorów, czyli wszystkie osoby w firmie, które są zainteresowane danym tematem i chcą pomóc mu w rozwiązaniu jego problemu. Dodatkowo Sponsor wyznacza role Ekspertów, którzy w dalszych etapach kampanii będą oceniać pomysły względem wcześniej określonych kryteriów. Kampania trwa dwa, trzy tygodnie i kończy się wybraniem najlepszych pomysłów i ogłoszeniem wyników. To proces o wyraźnej strukturze, jasno określonym celu, prowadzący do uzyskania konkretnych wyników. To proces, w którym już na wstępie obecne są osoby zainteresowane wdrażaniem nowych rozwiązań i odpowiednio dobrani eksperci, którzy udzielają obiektywnej informacji zwrotnej każdemu z pomysłodawców.
Tego rodzaju rozwiązanie wdraża coraz więcej przedsiębiorstw. Za rekomendację niech posłuży fakt, że brytyjski operator telekomunikacyjny British Telecom oszacował korzyści wynikające z wdrożenia pomysłów zebranych w kampaniach przeprowadzonych tylko w 2002 roku na 300 mln funtów.
Jest jedno ale, o którym zawsze należy pamiętać. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania pomysłami to nie wszystko. Równie istotne jest stworzenie kultury innowacyjnej w firmie i edukacja pracowników w dziedzinie kreatywnego myślenia. Dopiero łącząc te trzy obszary działania możemy mieć pewność, że staniemy na dobrej drodze do tworzenia prawdziwie innowacyjnych przedsiębiorstw.
Michał Semczyszyn, Divante
www.divante.pl
