decyzje-IT.pl

Wielu konsultantów utożsamia pojecie obiegu dokumentów, obiegu informacji z procesami biznesowymi i ich zarządzaniem. Jest to moim zdaniem kluczowe nieporozumienie, żeby nie powiedzieć błąd.

Proces biznesowy to działanie charakteryzujące się przede wszystkim wnoszeniem wartości dodanej, obecność papieru czy dokumentu w wersji elektrycznej nie ma tu nic do rzeczy. Na mapie procesów biznesowych dokumenty i ich kolejne wersje stanowią produkty procesów (nie jedyne). Proces polegający na podjęciu decyzji to praca człowieka niosąca duża wartość dodaną ale nie obieg dokumentów będących śladami po niektórych tylko procesach w firmie. Inny przykład: procesem jest wyprodukowanie podzespołu i nie ma to nic wspólnego z systemem obiegu dokumentów. Gdzieś po drodze będzie proces powstania dokumentacji technicznej ale to jeden z elementów systemu zarządzania procesami w firmie, jego podsystem.

Tak więc na pewno systemy obiegu dokumentów, obiegu informacji są ważnymi elementami w każdej organizacji ale są to tylko produkty i to nie wszystkie na mapie procesów biznesowych firmy dlatego właśnie nazywanie systemów klasy workflow systemami BPM (Business Process Management) uważam za poważne nadużycie.

Kolejna ślepa uliczka jaką dostrzegam w reklamach systemów klasy workflow to wskazywanie jako głównej korzyści ich wdrożenia narzucenie ścisłej kontroli poczynaniom pracowników. Nie znam przypadku wdrożenia zakończonego sukcesem systemu, którego głównym celem było kontrolowanie pracowników wbrew ich woli. Typowym przykładem są różnego typu restrykcyjne systemy kontroli czasu pracy czy kontroli pracy przy komputerze.

System informatyczny zaprojektowany tak by pomagał pracownikom osiągać ich cele niejako wdraża się sam, system kontroli i restrykcji, nawet jeżeli udaje się wdrożyć, są bardzo kosztowne i często bojkotowane przez ludzi.

Jak wykonać najprostszy test tego w jakim stopniu system nazywany zarządzaniem procesów został wdrożony? Zapytać w firmie czy można już przestać używać pakietu biurowego czy poczty elektronicznej, lokalnego lub sieciowego dysku na dokumenty itp.