.gif){kind=small}
Artykuły
Procedura zgodności w administracji publicznej
Tomasz Jeruzalski
Sposób realizacji systemów informatycznych w administracji publicznej musi uwzględniać wiele aspektów związanych zarówno z ich powstawaniem, utrzymaniem, jak i planowanym rozwojem.
Jednym z problemów tworzenia oprogramowania jest występowanie i stosowanie w administracji wielu systemów informatycznych, które różnią się technologią, w której zostały wykonane oraz często nie spełniają jednolitych standardów. Jest to zjawisko niekorzystne, ponieważ powoduje niepożądane komplikacje w obiegu informacji wewnątrz administracji objawiające się kłopotami w planowaniu i bilansowaniu potrzeb, a także trudnościami w zapewnieniu obywatelom obsługi w zakresie praw i obowiązków prawnie im przypisanych. Ponadto ten problem często uniemożliwia integrację już istniejących aplikacji oraz zbieranie i analizowanie informacji z jednego obszaru w celu optymalizacji i zwiększenia efektywności realizowanej polityki.
Innym, niemniej ważnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę przy określaniu metody realizacji systemu informatycznego jest uzyskanie zjawiska konkurencyjności wśród producentów oprogramowania dla administracji publicznej. Bardzo niekorzystne jest, jeśli urząd uzależniony jest od jednego dostawcy. W takiej sytuacji dostawca może dyktować swoje warunki urzędowi, co do kosztów i utrzymania systemu informatycznego.
Istnieje kilka możliwych sposobów realizacji projektu systemu informatycznego w administracji publicznej. Do najczęściej stosowanych możemy zaliczyć:
Jednym z problemów tworzenia oprogramowania jest występowanie i stosowanie w administracji wielu systemów informatycznych, które różnią się technologią, w której zostały wykonane oraz często nie spełniają jednolitych standardów. Jest to zjawisko niekorzystne, ponieważ powoduje niepożądane komplikacje w obiegu informacji wewnątrz administracji objawiające się kłopotami w planowaniu i bilansowaniu potrzeb, a także trudnościami w zapewnieniu obywatelom obsługi w zakresie praw i obowiązków prawnie im przypisanych. Ponadto ten problem często uniemożliwia integrację już istniejących aplikacji oraz zbieranie i analizowanie informacji z jednego obszaru w celu optymalizacji i zwiększenia efektywności realizowanej polityki.
Innym, niemniej ważnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę przy określaniu metody realizacji systemu informatycznego jest uzyskanie zjawiska konkurencyjności wśród producentów oprogramowania dla administracji publicznej. Bardzo niekorzystne jest, jeśli urząd uzależniony jest od jednego dostawcy. W takiej sytuacji dostawca może dyktować swoje warunki urzędowi, co do kosztów i utrzymania systemu informatycznego.
Istnieje kilka możliwych sposobów realizacji projektu systemu informatycznego w administracji publicznej. Do najczęściej stosowanych możemy zaliczyć:
- wykonanie projektu własnymi siłami, kiedy urząd nie korzysta z pomocy zewnętrznych firm,
- zlecenie wykonania projektu jednej wybranej w przetargu firmie zewnętrznej, ewentualnie kilku firmom w ramach konsorcjum,
- homologację zaprojektowanych systemów (procedurę zgodności), wykonanych przez firmy zewnętrzne.
Każdy z wymienionych sposobów realizacji ma swoje zalety i wady. W przypadku postanowienia o realizacji projektu własnymi siłami, instytucja musi posiadać odpowiednie zaplecze kadry pracowników, cechujących się wystarczającym zasobem wiedzy w dziedzinie zarówno projektowania, jak i programowania. Niezbędne jest także przyjęcie właściwej metodologii tworzenia systemu i posiadanie odpowiedniego narzędzia projektowego, które wspomagałoby prace analityków i programistów. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest gwarancja otrzymania systemu informatycznego w pożądanym przez instytucję zakresie. Omija się również w tym przypadku ryzyko związane z możliwymi problemami wynikającymi z niewłaściwej współpracy ze zleceniobiorcą.
Wadą realizacji projektu własnymi siłami jest większe ryzyko jego niepowodzenia w przypadku, gdy instytucja nie specjalizuje się w prowadzeniu takiego typu projektów i nie posiada właściwego zaplecza specjalistów, narzędzi oraz oprogramowania.
Inna możliwość uzyskania systemu informatycznego, to zlecenie jego wykonania wybranej najczęściej w wyniku przetargu, firmie zewnętrznej, lub kilku firmom w ramach konsorcjum. Polega ona na wyłonieniu w drodze konkursu (przetargu) zleceniobiorcy najlepiej spełniającego wyspecyfikowane wymagania i przekazaniu mu specyfiki wymagań pożądanego systemu. W tym przypadku mamy dokładnie ustalone trzy główne składowe projektu: czas, budżet oraz zakres. Całe zaś ryzyko nieprzestrzegania tych składowych projektu zostaje przerzucone na firmę zewnętrzną. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest fakt zlecenia wykonania projektu firmie specjalizującej się w tej dziedzinie, a więc posiadającej odpowiednich fachowców z pożądaną wiedzą i praktyką.
Wadą modelu realizacji systemu informatycznego przez jednego dostawcę jest ryzyko zerwania umowy z wykonawcą projektu. Jej konsekwencją może być opóźnienie wprowadzenia systemu informatycznego, a także utracone koszty poniesione przez zleceniodawcę. Bardzo dużą niedogodnością jest również możliwość uzależnienia się od jednego wykonawcy, który jako monopolista może uzyskać przewagę nad zleceniodawcą w dyktowaniu warunków umowy wykonania i pielęgnacji systemu.
Kolejna możliwość otrzymania pożądanego systemu informatycznego, to homologacja (procedura zgodności) rozwiązań wykonanych przez firmy zewnętrzne. Tak samo, jak we wcześniej opisanym przypadku, zamawiający udostępnia wykonawcy specyfikację wymagań systemu, który jednak tym razem wytwarza produkt z własnych środków. Wykonawca otrzymuje od zamawiającego pieniądze dopiero, gdy po przejściu procedury zgodności jego oprogramowanie zacznie być wykorzystywane przez użytkowników.
Wadą realizacji projektu własnymi siłami jest większe ryzyko jego niepowodzenia w przypadku, gdy instytucja nie specjalizuje się w prowadzeniu takiego typu projektów i nie posiada właściwego zaplecza specjalistów, narzędzi oraz oprogramowania.
Inna możliwość uzyskania systemu informatycznego, to zlecenie jego wykonania wybranej najczęściej w wyniku przetargu, firmie zewnętrznej, lub kilku firmom w ramach konsorcjum. Polega ona na wyłonieniu w drodze konkursu (przetargu) zleceniobiorcy najlepiej spełniającego wyspecyfikowane wymagania i przekazaniu mu specyfiki wymagań pożądanego systemu. W tym przypadku mamy dokładnie ustalone trzy główne składowe projektu: czas, budżet oraz zakres. Całe zaś ryzyko nieprzestrzegania tych składowych projektu zostaje przerzucone na firmę zewnętrzną. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest fakt zlecenia wykonania projektu firmie specjalizującej się w tej dziedzinie, a więc posiadającej odpowiednich fachowców z pożądaną wiedzą i praktyką.
Wadą modelu realizacji systemu informatycznego przez jednego dostawcę jest ryzyko zerwania umowy z wykonawcą projektu. Jej konsekwencją może być opóźnienie wprowadzenia systemu informatycznego, a także utracone koszty poniesione przez zleceniodawcę. Bardzo dużą niedogodnością jest również możliwość uzależnienia się od jednego wykonawcy, który jako monopolista może uzyskać przewagę nad zleceniodawcą w dyktowaniu warunków umowy wykonania i pielęgnacji systemu.
Kolejna możliwość otrzymania pożądanego systemu informatycznego, to homologacja (procedura zgodności) rozwiązań wykonanych przez firmy zewnętrzne. Tak samo, jak we wcześniej opisanym przypadku, zamawiający udostępnia wykonawcy specyfikację wymagań systemu, który jednak tym razem wytwarza produkt z własnych środków. Wykonawca otrzymuje od zamawiającego pieniądze dopiero, gdy po przejściu procedury zgodności jego oprogramowanie zacznie być wykorzystywane przez użytkowników.
| Uwaga: Homologacja i procedura zgodności są pojęciami tożsamymi w opisywanym obszarze. Od 2007 roku pojęcie homologacji zostało prawnie zastąpione procedurą zgodności, niemniej jednak nadal funkcjonuje ono nieformalnie. |
Procedura zgodności jest procesem weryfikacji cech funkcjonalnych i technologicznych, jednoznacznie określonej wersji oprogramowania użytkowego, na zgodność z konkretną, oznaczoną wersją opisu systemu, ogłoszoną przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej dla danego obszaru w prasie o zasięgu ogólnokrajowym i w Biuletynie Informacji Publicznej, w zakresie spełnienia wymagań określonych w tej wersji jako konieczne. Pozytywny wynik procedury zgodności oznacza dla przyszłego użytkownika zgodność nabytego oprogramowania z konkretną wersją opisu systemu, co jest potwierdzone wydaniem dla określonej wersji oprogramowania świadectwa zgodności wcześniej świadectwa homologacji.
Procedura zgodności jest także środkiem do stworzenia jednolitego systemu informatycznego dla danego obszaru administracji państwowej i samorządowej, umożliwiającym działanie różnego oprogramowania użytkowego w ramach tego samego systemu oraz, w przyszłości umożliwiającym współdziałanie systemu z innymi systemami działającymi w administracji państwowej i samorządowej.
Dla obszaru regulowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej procedurę zgodności następujące delegacje ustawowe:
- Art. 26, ust.6 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych,
- Art. 23, ust.3 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej,
- Art. 4, ust.2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Do każdej z wymienionych ustaw powstał akt wykonawczy w postaci rozporządzenia. Uszczegółowieniem zapisów aktów prawnych są opisy poszczególnych systemów ogłaszane przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w prasie o zasięgu ogólnokrajowym i w Biuletynie Informacji Publicznej. Schemat zależności dokumentów określających procedurę zgodności ilustruje rysunek 1.
Celem procedury zgodności jest stworzenie jednolitego systemu informacyjnego z oprogramowania pochodzącego od wielu producentów, działającego w obszarze rynku pracy i zabezpieczenia społecznego, na warunkach określanych przez Ministra dla danego obszaru administracji, w celu uzyskania w zdefiniowanym wymaganiami zakresie zestawu jednolitych cech funkcjonalnych i odpowiedniej technologii.
Dzięki realizacji projektów, przy wykorzystaniu procedury zgodności, zamawiający nie jest uzależniony od jednego wykonawcy. Może skorzystać z dowolnego oprogramowania, które przejdzie procedurę zgodności. W ten sposób tworzy się środowisko konkurencji dla firm na rynku.
Kolejną zaletą, którą daje procedura zgodności, jest możliwość rezygnacji z użytkowania niesatysfakcjonującego systemu i zastąpienie go innym, bardziej konkurencyjnym, lub uzyskanym i utrzymywanym na lepszych warunkach.
Użytkownicy oprogramowania, które uzyskało świadectwo zgodności mogą też zgłaszać do dostawców zapotrzebowanie na dodatkowe rozszerzenie zakresu funkcjonalnego aplikacji. Za dodatkowe funkcjonalności muszą jednak płacić z własnych środków finansowych. Przypadki wystąpienia błędów działania aplikacji, użytkownicy zgłaszają organowi przeprowadzającemu procedurę zgodności, który wówczas może żądać od dostawcy ich usunięcia w ramach wywiązania się z umowy gwarancyjnej. W wyniku naprawy błędów aplikacji lub dostosowania oprogramowania do nowego opisu systemu dostawca zobowiązany jest do dokonania aktualizacji swoich aplikacji. Opisane powyżej relacje ilustruje rysunek 2.
Koszty związane z procedurą zgodności obejmują kilka pozycji. Jedną z nich są koszty wytworzenia oprogramowania, inną płatności za licencje użytkowania oprogramowania, które uzyskało świadectwo zgodności, kolejną zaś koszty związane z przeprowadzaniem procedury zgodności. Koszty wytworzenia lub dostosowania aplikacji, które podlegają procedurze zgodności ponoszone są przez dostawców oprogramowania albo finansowane są przez ministra właściwego do spraw pracy w zależności od charakterystyki panującej na rynku danego oprogramowania.
Finansowanie utrzymania i rozwoju systemów informatycznych w oparciu o procedurę zgodności opiera się na wydzieleniu strumienia przepływu środków „za licencje”, kierowanego bezpośrednio z departamentu ministra właściwego odpowiedzialnego za utrzymanie systemów informatycznych w danym obszarze do dostawcy.
Koszty związane z procedurą zgodności pokrywa organ przeprowadzający procedurę, obsługujący ministra do spraw pracy poza jednym wyjątkiem, kiedy producent, w wyniku testów podczas procedury zgodności nie otrzyma świadectwa zgodności oprogramowania.
Podsumowując powyższy opis procedury zgodności nasuwa się jeszcze inna możliwość wykorzystania tej procedury. W zakresie, w jakim umożliwiają to akty prawne dotyczące obszaru rynku pracy i zabezpieczenia społecznego, przez procedurę zgodności można narzucić dostawcom oprogramowania określony sposób obsługi procesów biznesowych przez projektowany system. Z kolei, sposób wykorzystywania systemu informatycznego w urzędach pracy lub jednostkach zabezpieczenia społecznego może mieć przełożenie na efektywność oraz skuteczności realizacji działań w wymienionych jednostkach.
Autor: Tomasz Jeruzalski
Zajmuje się realizacją projektów, dotyczących systemów informatycznych w administracji publicznej w praktyce od 2003 r. Specjalizuje się w zarządzaniu projektami IT, w szczególności finansowanymi z funduszy unijnych. Doktor w Katedrze Informatyki Gospodarczej i Analiz Ekonomicznych Wydziału Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Warszawskiego.
Kontakt z autorem: tjeruzalski@wne.uw.edu.pl
Celem procedury zgodności jest stworzenie jednolitego systemu informacyjnego z oprogramowania pochodzącego od wielu producentów, działającego w obszarze rynku pracy i zabezpieczenia społecznego, na warunkach określanych przez Ministra dla danego obszaru administracji, w celu uzyskania w zdefiniowanym wymaganiami zakresie zestawu jednolitych cech funkcjonalnych i odpowiedniej technologii.
Dzięki realizacji projektów, przy wykorzystaniu procedury zgodności, zamawiający nie jest uzależniony od jednego wykonawcy. Może skorzystać z dowolnego oprogramowania, które przejdzie procedurę zgodności. W ten sposób tworzy się środowisko konkurencji dla firm na rynku.
Kolejną zaletą, którą daje procedura zgodności, jest możliwość rezygnacji z użytkowania niesatysfakcjonującego systemu i zastąpienie go innym, bardziej konkurencyjnym, lub uzyskanym i utrzymywanym na lepszych warunkach.
Użytkownicy oprogramowania, które uzyskało świadectwo zgodności mogą też zgłaszać do dostawców zapotrzebowanie na dodatkowe rozszerzenie zakresu funkcjonalnego aplikacji. Za dodatkowe funkcjonalności muszą jednak płacić z własnych środków finansowych. Przypadki wystąpienia błędów działania aplikacji, użytkownicy zgłaszają organowi przeprowadzającemu procedurę zgodności, który wówczas może żądać od dostawcy ich usunięcia w ramach wywiązania się z umowy gwarancyjnej. W wyniku naprawy błędów aplikacji lub dostosowania oprogramowania do nowego opisu systemu dostawca zobowiązany jest do dokonania aktualizacji swoich aplikacji. Opisane powyżej relacje ilustruje rysunek 2.
Koszty związane z procedurą zgodności obejmują kilka pozycji. Jedną z nich są koszty wytworzenia oprogramowania, inną płatności za licencje użytkowania oprogramowania, które uzyskało świadectwo zgodności, kolejną zaś koszty związane z przeprowadzaniem procedury zgodności. Koszty wytworzenia lub dostosowania aplikacji, które podlegają procedurze zgodności ponoszone są przez dostawców oprogramowania albo finansowane są przez ministra właściwego do spraw pracy w zależności od charakterystyki panującej na rynku danego oprogramowania.
Finansowanie utrzymania i rozwoju systemów informatycznych w oparciu o procedurę zgodności opiera się na wydzieleniu strumienia przepływu środków „za licencje”, kierowanego bezpośrednio z departamentu ministra właściwego odpowiedzialnego za utrzymanie systemów informatycznych w danym obszarze do dostawcy.
Koszty związane z procedurą zgodności pokrywa organ przeprowadzający procedurę, obsługujący ministra do spraw pracy poza jednym wyjątkiem, kiedy producent, w wyniku testów podczas procedury zgodności nie otrzyma świadectwa zgodności oprogramowania.
Podsumowując powyższy opis procedury zgodności nasuwa się jeszcze inna możliwość wykorzystania tej procedury. W zakresie, w jakim umożliwiają to akty prawne dotyczące obszaru rynku pracy i zabezpieczenia społecznego, przez procedurę zgodności można narzucić dostawcom oprogramowania określony sposób obsługi procesów biznesowych przez projektowany system. Z kolei, sposób wykorzystywania systemu informatycznego w urzędach pracy lub jednostkach zabezpieczenia społecznego może mieć przełożenie na efektywność oraz skuteczności realizacji działań w wymienionych jednostkach.
Autor: Tomasz Jeruzalski
Zajmuje się realizacją projektów, dotyczących systemów informatycznych w administracji publicznej w praktyce od 2003 r. Specjalizuje się w zarządzaniu projektami IT, w szczególności finansowanymi z funduszy unijnych. Doktor w Katedrze Informatyki Gospodarczej i Analiz Ekonomicznych Wydziału Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Warszawskiego.
Kontakt z autorem: tjeruzalski@wne.uw.edu.pl
Komentarze: