Informatyzacja i wdrożenie systemów informatycznych w urzędach

Strona główna › Centrum wiedzy › Inne klasy › Artykuły › Informatyzacja i wdrożenie systemów informatycznych w urzędach

Artykuły

Administracja publiczna realizuje koncepcję społeczeństwa informacyjnego, która polega na usprawnieniu obsługi obywatela i przedsiębiorcy oraz stworzeniu możliwości świadczenia usług drogą elektroniczną. Polskie urzędy muszą dostosować swoje usługi do nowych standardów informatycznych i oczekiwań obywateli. W poniższym artykule Eksperci serwisu decyzje-IT.pl starają się przedstawić stan informatyzacji polskich urzędów i jednostek samorządowych w oparciu o najnowsze dane z badania stanu informatyzacji urzędów w Polsce, prezentując również wybrane wdrożenie systemu informatycznego w samorządowej jednostce administracji publicznej.

Artykuł został oparty o dane z badania przeprowadzonego w pierwszej połowie 2009 roku przez firmę ARC Rynek i Opinie, przygotowanego dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, które prezentuje stopień informatyzacji administracji i wykorzystania Internetu przez urzędy w 2008 roku.

Ogólne informacje dotyczące polskich urzędów

Rozmieszczenie przestrzenne urzędów od lat utrzymuje się na podobnym poziomie. Prawie 70% urzędów mieści się w jednym budynku, około 17% urzędów zajmuje dwa budynki, a prawie 15% trzy i więcej budynków. Posiadają one jednakowe wyposażenie w technologie informacyjne. Wielkość zatrudnienia w urzędach nie ulega znaczącym zmianom w przeciągu ostatnich kilku lat. Urzędy centralne, urzędy wojewódzkie oraz urzędy marszałkowskie zatrudniają powyżej 100 pracowników. Natomiast większość starostw powiatowych i urzędów miast na prawach powiatu (81,1%) zatrudniała powyżej 60 osób, zaś połowa urzędów gminnych (51,1%) zatrudnia do 30 osób.

Komórki organizacyjne w urzędach odpowiedzialne za informatyzację

Około 48% ogółu urzędów posiada w swoich strukturach komórkę organizacyjną odpowiedzialną za informatyzację. Średnia liczba osób zatrudnionych w komórkach informatycznych w urzędach marszałkowskich i wojewódzkich wynosi około 10 osób. W starostwach powiatowych i miastach na prawach powiatów jest zatrudnionych około 8 osób, zaś w urzędach gmin 1 osoba.

Outsourcing IT (głównie zarządzanie stronami internetowymi)

W 2008 roku, podobnie jak w poprzednich latach, obsługę strony internetowej oddano w zarządzanie innemu podmiotowi w ponad 70% ogółu urzędów. Outsourcing obsługi informatycznej jest częściej stosowany w urzędach takich jak starostwa powiatowe, urzędy miast na prawach powiatu oraz urzędy gmin (przyp. red.: więcej kwestii związanych z rozwojem outsourcingu IT w administracji publicznej znajduje się w artykule: Informatyzacja i wdrożenia systemów IT w jednostkach administracji centralnej).

Szkolenia IT wśród urzędników

Szkolenia wśród urzędników z zakresu technologii informacyjnych i komunikacyjnych organizowane są w około 27% urzędów.

Wielkość wydatków urzędów na informatyzację

Wysokość wydatków na informatyzacje w 2008, w porównaniu do lat poprzednich, uległa nieznacznemu obniżeniu. Średnio urzędy przeznaczały na ten cel 1,25% swojego budżetu (w 2007 roku wartość ta wyniosła 1,4%). Prawie połowa urzędów (49%) nic nie wydatkowała z własnego budżetu na informatyzacje w 2008 roku.

E-usługi

W 2008 roku prawie wszystkie urzędy oferowały interesantom możliwość uzyskiwania informacji o usługach na swoich stronach internetowych (97,4%). W porównaniu do poprzedniego roku w 2008 roku wzrósł odsetek stron urzędów oferujących pobieranie formularzy (z 77%% do 80,8%), dających możliwość odsyłania wypełnionych formularzy przez Internet (z 11,6% do 22,5%) oraz dających możliwość załatwiania całości spraw urzędowych wyłącznie droga elektroniczna (z 2,1% do 6,3%). Najczęściej dostępne na stronach internetowych urzędów są procedury związane z uzyskaniem dokumentów tożsamości (65,3%), rejestracja przedsiębiorstw (58,4%), zamówieniami publicznymi (57,9%), procedurami składania deklaracji podatkowej przez osoby fizyczne (54,9%) oraz sprawami związanymi z zameldowaniem (54%). Pełna obsługa procesu realizacji usług za pośrednictwem stron internetowych jest nadal sporadycznie oferowana przez urzędy.

Elektroniczny obieg dokumentów

Według raportu, w 2008 roku (w porównaniu do 2007) wyraźnie wzrósł odsetek urzędów stosujących elektroniczny obieg dokumentów i wynosił około 40% urzędów (w 2007 roku wyniósł 23,1%) (Patrz wykres nr 1).

Wykres 1. Elektroniczny obieg dokumentów (łącznie - dot. wszystkich urzędów administracji publicznej)

W 2008 roku przekazywanie dokumentów drogę elektroniczną do systemów innych urzędów poprzez elektroniczny obieg dokumentów było możliwe w przypadku 25,7% urzędów, które stosowały takie rozwiązanie (w 2007 roku - 17,4%) (Patrz wykres nr 2). Podobnie jak w roku poprzednim w 2008 roku taka wymiana była prowadzona tylko w około 35% urzędów, które miały taką możliwość.

Podobnie jak w latach poprzednich zdecydowana większość urzędów (93,9%), które nie wprowadziły elektronicznego obiegu do 2008 roku, wyraziła zamiar wprowadzenia takiego rozwiązania. Tylko około 33% z tych urzędów zadeklarowała, że zostanie on wdrożony do końca 2009 roku.

Wykres 2. Przekazywanie dokumentów/spraw drogą elektroniczną do systemów innych urzędów poprzez elektroniczny obieg dokumentów (łącznie - dot. wszystkich urzędów administracji publicznej)

Systemy do zamówień publicznych

W 2008 roku odsetek urzędów posiadających system informatyczny do obsługi zamówień publicznych pozostał prawie taki sam jak zanotowany w latach poprzednich. Łącznie system taki posiadało 17% urzędów (Patrz wykres nr 3)

Wykres 3. Posiadanie systemu informatycznego do obsługi zamówień publicznych w Grupie II
GRUPA II – do tej grupy należały urzędy administracji publicznej takie jak: starostwa powiatowe, urzędy miast na prawach powiatu oraz urzędy gmin miejskich, gmin miejsko-wiejskich i gmin wiejskich.

Źródło: Raport z badania stanu informatyzacji urzędów w Polsce w 2008. Raport generalny z badan ilościowych dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, 5 edycja, Warszawa, lipiec 2009

Korzystanie z systemu do obsługi zamówień publicznych zadeklarowała zdecydowana większość urzędów posiadających taki system (około 87%) (patrz wykres 4). W roku 2008 w porównaniu do roku poprzedniego nastąpił nieznaczny spadek odsetka zamówień publicznych obsługiwanych przez urzędy za pomocą posiadanego systemu informatycznego. W 2008 roku wszystkie zamówienia publiczne były obsługiwane przy pomocy tego systemu w około 55% urzędów (w 2007 roku odsetek ten wyniósł 60%).

Wykres 4. Korzystanie z systemu informatycznego do obsługi zamówień publicznych w Grupie II
GRUPA II – do tej grupy należały urzędy administracji publicznej takie jak: starostwa powiatowe, urzędy miast na prawach powiatu oraz urzędy gmin miejskich, gmin miejsko-wiejskich i gmin wiejskich.

Oprogramowanie komputerowe stworzone na wewnętrzne potrzeby urzędu

W 2008 roku około 6% ogółu urzędów opracowało we własnym zakresie i na własne potrzeby oprogramowanie komputerowe. W poprzednich latach odsetek ten wynosił około 5%. Biorąc pod uwagę typ urzędów oprogramowanie takie zdecydowanie najrzadziej opracowywane jest w urzędach gmin (3,7%) co zostało przedstawione na wykresie nr 5.

Wykres 5. Oprogramowanie komputerowe stworzone na wewnętrzne potrzeby urzędu w Grupie II
GRUPA II – do tej grupy należały urzędy administracji publicznej takie jak: starostwa powiatowe, urzędy miast na prawach powiatu oraz urzędy gmin miejskich, gmin miejsko-wiejskich i gmin wiejskich.

W porównaniu do roku poprzedniego koszty wytworzenia oprogramowania komputerowego w 2008 roku nieco spadły. W przypadku około 40% urzędów na cel ten przeznaczono powyżej 4000 zł (w 2007 roku odsetek ten wyniósł 48,6%) co przedstawia poniższy wykres (Wykres 6).

Wykres 6. Koszt oprogramowania komputerowe wytworzonego we własnym zakresie (łącznie)

Źródło: Raport z badania stanu informatyzacji urzędów w Polsce w 2008. Raport generalny z badan ilościowych dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, 5 edycja, Warszawa, lipiec 2009

Podsumowanie

Badania pokazują, że wyraźnie rośnie liczba urzędów stosujących elektroniczny obieg dokumentów (wykres nr 1), w tym przekazywanie dokumentów drogę elektroniczną do systemów innych urzędów (wykres nr 2). Zdecydowana większość urzędów bez systemu do elektronicznego obiegu dokumentów zamierza w przyszłości wprowadzić takie rozwiązanie. Jest jeszcze wiele do zrobienia w zakresie e-usług, gdyż pełna obsługa procesu realizacji usług za pośrednictwem stron internetowych jest nadal sporadycznie oferowana przez urzędy.
Główną przeszkodą w rozwoju administracji elektronicznej i usprawniania informatyzacji w urzędach jest brak środków finansowych na rozwój. Istotnym czynnikiem hamującym jest również brak wspólnych standardów wymiany dokumentów, a także niska świadomość interesantów w zakresie możliwości uregulowania spraw z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych. Jednak praktyka pokazuje, że wdrożenia w jednostkach samorządowych kończą się sukcesem i dają ogromne korzyści całemu społeczeństwu.
Poniżej prezentujemy przykład wdrożenia w Urzędzie Miasta. Wdrożenia poszczególnych modułów zintegrowanego systemu informatycznego pozwoliło otrzymać zintegrowane i spójne narzędzie obsługujące m.in. prawie cały zakres działalności finansowej Urzędu. Zunifikowane struktury poszczególnych baz umożliwiły proste przenoszenie danych do innych instytucji państwowych.

Wdrożenie systemu RATUSZ firmy Rekord Systemy Informatyczne w Urzędzie Miasta - Tychy

Rozwiązanie IT: System RATUSZ
Firma realizująca wdrożenie - REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o.
Data wdrożenia: 2001- 2004
Liczba użytkowników systemu: ok. 180 osób

Wdrożone moduły systemu Ratusz: Księgowość Budżetowa (Budżet, Finanse, Kasa, Przelew Elektroniczny, Magazyn, Środki Trwałe, Wyposażenie), Podatki Lokalne (Posesja, Firmy PD, Pojazd, REX, Kasa Podatkowa, Dyspozycja Kasowa), Dochody Niepodatkowe (Dzierżawy, Wieczyste Użytkowanie, Faktura, Rejestr Opłat, Dyspozytor Kasowy, Wyciągi Bankowe), Systemy Ewidencyjne (Dodatki Mieszkaniowe, Słowniki), Zasoby Ludzkie (Kadry, Płace)

Efekty wdrożenia

Wypowiedź Sebastiana Wika, Naczelnika Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Tychy:
W efekcie wdrożenia poszczególnych modułów pakietu Ratusz otrzymaliśmy zintegrowane i spójne narzędzie obsługujące m.in. prawie cały zakres działalności finansowej Urzędu. Zunifikowane struktury poszczególnych baz umożliwiają proste przenoszenie danych oraz korzystanie ze wspólnych słowników.

Trudności podczas wdrażania

Wypowiedź Sebastiana Wika, Naczelnika Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Tychy:
Specyfika pracy jednostek samorządowych warunkuje realizowanie poszczególnych zadań za pomocą dedykowanych systemów informatycznych – m.in. prowadzenie ewidencji ludności wymaga wdrożenia oprogramowania, które uzyskało homologację Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, a program ewidencji gruntów i budynków, oprócz ścisłego połączenia z systemem informacji przestrzennej, winien generować ściśle określony plik wymiany informacji. Wymogi te praktycznie uniemożliwiają zbudowanie w jednostce samorządowej jednego zintegrowanego systemu informatycznego. Finansowa sfera działania Urzędu, a w szczególności jej dochodowa część musi zostać wsparta danymi z innych systemów dziedzinowych – nie sposób wyobrazić sobie tworzenia ewidencji podatników czy spisu użytkowników wieczystych działek bez aktualnych danych adresowych mieszkańców i dostępu do danych geodezyjnych. Mądre i skuteczne powiązanie systemów, które umożliwia korzystanie z danych bez zbędnych synchronizacji i ręcznych eksportów, to niełatwe zadanie zarówno dla autorów jak i administratorów aplikacji.

Osiągnięte korzyści

Wdrożenie zintegrowanego oprogramowania REKORD’u w UM Tychy pozwala obsługiwać wszystkie typy podatków i opłat (w tym za grunty i nieruchomości), zagadnienia finansowo-księgowe i budżetowe łącznie z prowadzeniem rejestru umów, wystawiania faktur, przyjmowania wpłat przez kasę oraz przyznawania dodatków mieszkaniowych. Poprzez wdrożone systemy prowadzone są wszelkie sprawy kadrowo-płacowe, emitowane są przelewy bankowe oraz obsługiwane są płatności masowe w zakresie systemów dochodowych.

Firma na bieżąco śledzi zmiany przepisów dotyczące obsługiwanego przez jej programy zakresu zagadnień i wprowadza niezbędne modyfikacje programów wynikające ze zmiany tych przepisów.

Wdrożenie dedykowanego systemu firmy Alan Systems Sp. z o.o. w Urzędzie Miasta - Zamość

Rozwiązanie IT: Autorskie oprogramowanie firmy Alan Systems dedykowane dla jednostek administracji publicznej, służące elektronicznemu zarządzaniu i rejestracji obiegu dokumentów.
Firma realizująca wdrożenie - Alan Systems Sp. z o.o.
Data wdrożenia: 2007
Liczba użytkowników systemu: ok. 200 osób (w tym ponad 50 użytkowników aktywnych tzn. posiadających bezpośredni dostęp do systemu)

Efekty wdrożenia
Wypowiedź: Olgi Faszczewskiej, Alan Systems Sp. z o.o.:
Urząd Miasta w Zamościu był pierwszą jednostką administracji publicznej, w której wdrażaliśmy nasze oprogramowanie dedykowane do tego typu instytucji. Tym bardziej cieszy nas, że zarówno na etapie wdrożeń jak i dalszego samodzielnego użytkowania system działa zgodnie z naszymi założeniami, a użytkownicy w krótkim czasie mogli odczuć pozytywne skutki zaprowadzonych zmian. Komputeryzacja i informatyzacja pracy w zamojskim Urzędzie Miasta, pozwoliła na stworzenie jednolitej bazy danych, a przez to znacząco wpłynęła na czas obsługi petentów. Ponadto dzięki technologii webowej oraz możliwości generowanie raportów do BIP-u, zapewniony został wgląd do części dokumentacji mieszkańcom Zamościa.

Trudności podczas wdrażania
Wypowiedź: Olgi Faszczewskiej, Alan Systems Sp. z o.o.:

Samo wdrożenie systemu nie przysporzyło żadnych problemów, jako że jest to aplikacja dostosowywana do indywidualnych potrzeb klienta. Ponadto ABMS GOV został pisany w oparciu o Instrukcje Kancelaryjną przewidzianą dla organów gmin i związków międzygminnych. Co istotne system napisany jest w technologii webowej, dostęp do niego odbywa się poprzez przeglądarkę internetową. Rozwiązanie tego typu nie wymaga instalowania dodatkowego programowania na stanowiskach pracy. Jak to zwykle bywa przy tego typu wdrożeniach, najwięcej czasu poświęcono na szkolenie pracowników czyli użytkowników aplikacji. Jednak dzięki doświadczeniu naszych wdrożeniowców oraz przejrzystości i przyjaznemu interfejsowi ABMS GOV ten etap także przebiegał całkiem płynnie i bezproblemowo, a korzyści płynące z wdrożenia systemu były odczuwalne w stosunkowo krótkim czasie.

Osiągnięte korzyści

Do najważniejszych usprawnień należą m.in.:

usprawnienie komunikacji wydziałowej i międzywydziałowej w Urzędzie Miasta,
usprawnienie zarządzania dokumentami dzięki automatycznej numeracji rejestrowanych dokumentów oraz ich dekretacji do sprawy,
szybki dostęp do potrzebnej dokumentacji według zdefiniowanych parametrów,
możliwość kontroli dostępu pracowników oraz monitoringu obiegu dokumentów.

Pracownicy Urzędu Miasta Zamość zwrócili także uwagę na zaangażowanie, czas reakcji oraz łatwy dostęp do naszych specjalistów ds. wdrożeń, co miało znaczący wpływ na harmonijny przebieg całego procesu.

Autor zbiorowy: Eksperci decyzje-IT.pl

Więcej informacji o wynikach badania w raporcie:

Raport z badania stanu informatyzacji urzędów w Polsce 2008

Zobacz wszystkie artykuły z tej kategorii

Do góry

Drukuj
Prześlij znajomemu
Zapisz się na newsletter:

Zobacz także:

Komentarze:

Redakcja decyzje-IT.pl [2009-11-19 | 13:50]

Witamy, w treści artykułu opisywaliśmy wyniki badań dot. zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów (bez prezentowania wyników na wykresie). Według raportu, w 2008 roku (w porównaniu do 2007) wyraźnie wzrósł odsetek urzędów stosujących elektroniczny obieg dokumentów i wynosił około 40% (w 2007 roku wynosił 23,1%). Pana uwaga przyczyniła się do tego, że opublikowaliśmy dodatkowe dwa wykresy potwierdzające wzrost wykorzystania systemów informatycznych do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów (Wykres nr 1 i nr 2). Wykresy o których Pan mówi (obecnie wykres nr 3 i 4) dotyczą jedynie systemów do obsługi zamówień publicznych. Dziękujemy za zgłoszenie Pana uwagi. Pozdrawiamy
dżej_dżej [2009-11-19 | 12:48]

hmm... wykres pierwszy: Posiadanie systemu informatycznego do obsługi zamówień publicznych w Grupie II - na wykresie ogolnym liczby...maleją; wykres 2gi: Korzystanie z systemu informatycznego do obsługi zamówień publicznych w Grupie II - na wykresie ogolnym liczby...MALEJĄ... w podsumowaniu napisano: "Badania pokazują, że wyraźnie rośnie liczba urzędów stosujących elektroniczny obieg dokumentów(...)" czegos nie rozumiem?!