.gif){kind=small}
Artykuły
Co należy wziąć pod uwagę decydując się na rozpoczęcie przedsięwzięcia informatycznego?
Oprócz pomysłu, wiele przedsiębiorstw już dysponuje lub zaczyna dysponować odpowiednimi środkami finansowymi na realizację przedsięwzięcia informatycznego.
Jest zatem pomysł i są pieniądze. Brakuje jednak planu sensownego zainwestowania posiadanych środków finansowych i argumentów za takim, a nie innym sposobem ich wykorzystania. Do najważniejszych przyczyn takiego stanu rzeczy zaliczyć należy:
- Trudności w konstruowaniu planów dotyczących słabo przewidywalnej rzeczywistości informatycznej. Błyskawiczne zmiany technologiczne oraz zmieniające się potrzeby rynkowe nie sprzyjają planowaniu, a każda taka próba jest obarczona sporym ryzykiem. Firmy dochodzą do wniosku, że "i tak plany będą się zmieniać, nie traćmy więc czasu na ich precyzowanie".
- Przygotowanie, planowanie i realizowanie projektu informatycznego jest najczęściej powierzane tylko informatykom. Często osoby na tym stanowisku nie mają przygotowania w dziedzinie finansów, ani wiedzy na temat finansowania przedsięwzięć.
- Zawężanie zakresu przedsięwzięcia informatycznego do pozyskania licencji na oprogramowanie, poniesienia wydatków na wdrożenie i ewentualną eksploatację systemu. Proces informatyzacji często nie jest traktowany jak sekwencja spójnych, wielokryterialnie ocenianych działań, o interdyscyplinarnym charakterze, obejmujących swym zakresem prace od rozpoznania potrzeb informacyjnych przyszłych użytkowników i zdefiniowania zadania projektowego, poprzez przeprowadzenie koniecznych zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie oraz określenie struktur funkcjonalnej i realizacyjnej systemu, na bieżącym rozwoju systemu kończąc.
- Niedostateczna współpraca z konsultantami zewnętrznymi np. z zakresu zarządzania, rachunkowości zarządczej, controllingu, informatyki.
Pierwszym etapem, stanowiącym podstawę do dalszych działań, jest przygotowanie finansowego planu informatyzacji przedsiębiorstwa. Nie ma sensu myśleć o jakiejkolwiek inwestycji, jeśli nie możemy zapewnić właściwych środków finansowych do jej realizacji i nie potrafimy określić terminu zwrotu poniesionych nakładów. Plan powinien stanowić podstawę do analizy i oceny, a potem zapewnienia środków finansowych na realizację przedsięwzięcia. Opracowanie, analiza i ocena planu finansowego, stanowią elementy kompleksowego projektu informatyzacji przedsiębiorstwa. Nie powinniśmy trudzić się realizacją przedsięwzięcia informatycznego, kiedy nakłady na pozyskanie, funkcjonowanie i rozwój systemu informatycznego przewyższą korzyści, jakie przyniesie system w określonym przez nas czasie.
Aby dobrze przygotować plan finansowy przedsięwzięcia informatycznego i oszacować korzyści z takiego przedsięwzięcia, należy zacząć od opracowania planu projektu informatycznego. Planowane rachunek zysków i strat, bilans, rachunek przepływów pieniężnych, stanowią najistotniejsze części składowe planu. Brak któregokolwiek elementu może spowodować utratę kontroli nad wartością bieżącą, płynnością i opłacalnością całego przedsięwzięcia. Działania składające się na projekt powinniśmy zaplanować w czasie. Istotne są więc terminy realizacji poszczególnych etapów całego przedsięwzięcia, a tym samym okresy ponoszenia określonych wydatków. Ważnym elementem planu jest również wstępna analiza i ocena ryzyka całego przedsięwzięcia informatycznego.
Najważniejszym elementem planu finansowego jest właściwe zaplanowanie i oszacowanie nakładów i korzyści wynikających z realizacji projektu informatycznego. O ile z tymi pierwszymi nie ma większych problemów, o tyle z tymi drugimi, sprawa nie jest już taka prosta.
Na nakłady projektu informatycznego składają się zasadniczo:
- Koszty osobowe wraz z narzutami
Są dość łatwe do oszacowania. Planując realizację przedsięwzięcia informatycznego, określamy skład osobowy zespołu projektowego. Duża złożoność projektu wymaga często "oddelegowania" zespołu osób do realizacji przedsięwzięcia. Koszty osobowe mogą być zaplanowane z dużą dokładnością. Jeżeli nie, bezpiecznie jest przyjąć wariant maksymalny.
- Nakłady na technologię
Są także dość łatwe do oszacowania, ale już nie w takim stopniu jak koszty osobowe. Ceny nabycia licencji, komputerów, serwera stosunkowo łatwo zaplanować. Trudniejsze do zaplanowania są nakłady na dodatkowe oprogramowanie pomocnicze (często nieokreślone przez dostawcę zasadniczego rozwiązania informatycznego), szkolenia dla personelu, konsultacje zewnętrznych firm doradczych, itp. Najtrudniej stworzyć plan finansowy rozwiązania informatycznego wtedy, gdy będzie ono w przyszłości funkcjonowało jako element większej infrastruktury technicznej. Trudno jest określić, z czego konkretnie elementy planowanego rozwiązania informatycznego będą korzystały i w jakim stopniu. Przykładem mogą być koszty serwera i jego utrzymania, na którym oprócz oprogramowania użytkowego, będzie zainstalowana aplikacja, stanowiąca częścią planowanego systemu informatycznego.
Warunkiem właściwej oceny nakładów na przedsięwzięcie informatyczne jest posiadanie pełnej informacji o kosztach i korzyściach funkcjonowania rozwiązania dotychczasowego i rozwiązania nowego. Bez takich informacji nie jest możliwe przygotowanie planu finansowego. Dlatego niezbędne jest posiadanie ofert na rozwiązania i narzędzia informatyczne.
Jacek Gałkowski
Dyrektor Departamentu Doradztwa i Usług Informatycznych w firmie HLB Frąckowiak i Wspólnicy (do 2003 roku)
www.hlb.pl
