.gif){kind=small}
Artykuły
Biuro bez papierów, cz. 1/2
Wydaje się, iż właśnie ten czas jest najlepszy na wprowadzenie zmian we własnych systemach zarządzania dokumentami. Uporządkowanie tych stert papierów będzie na pewno czasochłonne, ale warto wyjść krok naprzód i zastanowić się nad uruchomieniem efektywnie działającego archiwum elektronicznego – posiadającego wszelkie niezbędne zabezpieczenia i udogodnienia oraz umożliwiającego szybki obieg dokumentów – czyli po prostu systemu DMS (Document Management System).
Dzięki systemowi DMS możemy archiwizować dokumenty utworzone bezpośrednio w innych aplikacjach i funkcjonujące jedynie w formie elektronicznej, możemy z pewnych programów drukować dokumenty bezpośrednio do systemu – z niego będą one potem pobierane przez upoważnione osoby. Istnieje także jedna z podstawowych w polskich warunkach funkcjonalności – czyli archiwizacja zeskanowanych dokumentów. Ta opcja jest w rodzimym przypadku szczególnie ważna, ze względu na fakt, iż wszelka korespondencja urzędowa jest nadal prowadzona w formie papierowej i dokumenty przesyłane drogą elektroniczną nie są traktowane jako oficjalne. Wobec tego pewne dokumenty muszą być najpierw drukowane i podpisywane, a następnie dopiero skanowane. Warto jednak mieć na uwadze, iż rozwiązanie „elektronicznego podpisu” staje się nawet w instytucjach państwowych coraz częściej akceptowane, warto więc posiadać narzędzie, które pozwoli nam na skuteczną archiwizację oficjalnych dokumentów jedynie w wersji elektronicznej.
Powyższe funkcjonalności są podstawowymi posiadanymi przez każdy system DMS. Oczywistym jest też, że każdy z systemów powinien korzystać z dobrze zabezpieczonej bazy danych, najlepiej umieszczonej na odrębnym serwerze – jednak kwestie technologiczne są dla każdego przedsiębiorstwa sprawą tak indywidualną, iż każdy z pewnością znajdzie odpowiednie dla siebie środowisko zainstalowania wybranego DMS.
Nowoczesne systemy DMS oferują w standardzie coraz więcej skomplikowanych funkcjonalności, które mocno ułatwiają zarządzanie dokumentami i pracę w biurze, np. archiwizowanie nietypowych plików (mp3 z rozmowami telefonicznymi, arkuszy z planami stworzonymi w CAD), inteligentne szukanie, integrację z systemami ERP. Zaawansowanie wybieranego systemu zależy tylko i wyłącznie od potrzeb przedsiębiorstwa. Z pewnością jednak warto znać potencjalne możliwości DMS, tak aby dokonywać tego wyboru świadomie.
Wielkość systemu i jego przejrzystość
Istotną kwestią przy wyborze DMS jest ilość dokumentów, które mogą zostać zdeponowane oraz ilość jednoczesnych użytkowników korzystających z systemu. W przypadku firm handlowych bądź dużych, wielo-oddziałowych organizacji, gdzie ilość wpływających i wypływających dokumentów jest olbrzymia istotne jest, aby wybierany system mógł pomieścić nieograniczoną liczbę dokumentów. Ważne jest też, żeby w przypadku jednoczesnego użytkowania bazy przez kilku pracowników działała ona szybko i sprawnie. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw można skupić się na DMS przeznaczonym jedynie do obsługi kilku jednoczesnych użytkowników.
Powszechnie wiadomo, że w obsłudze każdego systemu IT najważniejsi są ludzie. Jeśli więc chcemy, żeby nasz DMS był prawidłowo i chętnie używany, niezbędne jest ustawienie takiej struktury katalogowej, która będzie przejrzysta dla pracowników i logicznie odpowiadająca strukturze przedsiębiorstwa lub wcześniej ustalonej ścieżce zapisywania dokumentów. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich „segregatorów”, a te umieszczane w odpowiednich „szafach” – tak więc struktura systemu jest bardzo podobna do tej prowadzonej w „papierowym” archiwum. W niektórych systemach istnieje możliwość włączenia interfejsu pokazującego istniejącą strukturę w formie podobnej do Windows Exploratora. Odpowiednie ustawienie struktury zapisywania dokumentów jest bardzo ważne i powinno odbywać się na samym początku implementacji systemu archiwizacyjnego.
Zarządzanie archiwizacją dokumentów
Zapisywanie archiwizowanych dokumentów może oczywiście odbywać się poprzez żmudne wybieranie odpowiedniego segregatora oraz szafy, w której chcemy go umieścić. Wówczas jednak nie różni się to niczym od standardowego zapisu na wspólnych dyskach firmowych, praktykowane jako archiwum. W DMS możemy każdemu archiwizowanemu dokumentowi nadać odpowiednie właściwości – nazwa, autor, słowa kluczowe, kategoria, komentarze (podobnie jak w MS Word), tzw. maski. Program potrafi zarchiwizować dany dokument w odpowiednim miejscu według informacji tam zawartych. Oszczędza to znacznie czas deponowania dokumentu. Ponadto maski indeksacji są bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów lub analiz z użyciem filtrów.
Dodatkowym ułatwieniem w DMS mogą być opcje automatycznego tworzenia dokumentów. Dla konkretnego zdarzenia można utworzyć standardowy dokument korzystając ze zdefiniowanych wcześniej szablonów, które będą wypełniać się samodzielnie odnoszącym się do danego procesu tekstem.
Wiele systemów oferuje także zarządzanie duplikatami. Systemy potrafią już samodzielnie – sprawdzając w maskach – zidentyfikować czy dany dokument jest już zapisany w archiwum.
Przy dokumentach wielokrotnie zmienianych DMS oferuje zarządzanie wersjami. Pozwala na zachowanie wszystkich wersji „obrabianego” dokumentu zapisując informacje kto, kiedy i które wersje edytował. Oczywiście dostęp do starszych wersji jest nadal możliwy.
Bardzo ciekawą funkcją, szczególnie przydatną w organizacjach, które archiwizują dużą ilość papierowych dokumentów jest inteligenta opcja skanowania. Programy obsługują większość interfejsów skanerów występujących na rynku. Zawczasu w systemie można zdefiniować konkretne formularze, które będą przez system rozpoznawane, a dzięki opcji rozpoznawania tekstu, np. przy pomocy OCR, w określonych obszarach pozwala sklasyfikować dokument do określonego zasobu.
Nietypową funkcją jest „asystent skanowania”. Pozwala on utworzyć profile skanowania, kryteria rozdzielania do odpowiednich „szaf” czy „segregatorów” skanowanych dokumentów oraz kontrolę obróbki.
Bardzo pomocną opcją jest oznaczanie dokumentów papierowych odpowiednio ustawionym kodem kreskowym. Zostaje w nim zawarta odpowiednia ilość informacji niezbędna do właściwego zaklasyfikowania dokumentu, rozdzielenia do odpowiednich zasobów i użytkowników, np. w przypadku faktur zakupowych lub innych dokumentów koniecznych do zatwierdzenia przez odpowiednie osoby. Dzięki zastosowaniu kodu skanowany dokument może zostać od razu włączony do odpowiedniego obiegu. Ponadto kod bardzo ułatwia zintegrowanie z systemem ERP użytkowanym przez przedsiębiorstwo i rozpoznanie dokumentu i jego informacji także w tym systemie.
Nowością w systemach DMS jest zastosowanie oprogramowania wykorzystującego sieci neuronowe. Dzięki temu DMS potrafi inteligentnie rozpoznać informacje nawet w nieustrukturyzowanych dokumentach. System po prostu sam uczy się pewnych słów, wyrażeń, układów tekstu. Dzięki tej technologii już po krótkim treningu DMS rozpoznaje klasę dokumentu i jego zawartość, nawet jeśli chodzi o zupełnie nowy tekst. Wówczas przyporządkowanie może nastąpić i do odpowiedniego zasobu archiwum jak i do systemu ERP.
Magdalena Stypczyńska
IT.integro
Komentarze: