.gif){kind=small}
Artykuły
Temat Miesiąca: Korzyści z SaaS - Kontrakt na usługę SaaS. Jak zadbać o dobrą umowę.
mec. Tomasz Konecki, Krzysztof Luty
Im bardziej skomplikowany jest przedmiot usługi lub dostawy tym ważniejsza jest umowa wiążąca strony w procesie jej realizacji. W ślad za skomplikowaną usługą lub dostawą, idą często niebagatelne koszty i ryzyka, które powodują, że umowa ta opisuje bardzo skomplikowane środowisko, w którym strony pozostaną do czasu jej realizacji. Jak zawsze umowa jest narzędziem, po którą strony sięgają niechętnie, ale nie zmienia to faktu, że pozwala ona na zachowanie bezpieczeństwa i uruchamianie mechanizmów rynkowych, ale przede wszystkim opisuje to co najważniejsze, czyli przedmiot umowy. Zatem przy wdrażaniu i kupowaniu oprogramowania w dowolny sposób, umowa wydaje się pozostawać jedną z istotnych części sukcesu przedsięwzięcia.
Jak powinna wyglądać umowa na usługę SaaS? Czym umowa taka różni się od „zwykłej” umowy na zakup i wdrożenie oprogramowania?
Decydując się na SaaS powinniśmy zdać sobie sprawę z następujących kwestii:
Niezależnie od kwalifikacji prawnej, w ramach modelu SaaS nabywany kompletne świadczenie dostawcy składające się z prawa do użytkowania oprogramowania, usługi dopasowania lub wdrożenia (uruchomienia) aplikacji, usługi wsparcia użytkowników, szkoleń, zapewnienia ciągłej pracy aplikacji co oznacza w tle zapewnienie pracy całej infrastruktury technicznej i realizacji procedur utrzymaniowych i bezpieczeństwa wraz z usługami podnoszenia wersji i aktualizacji aplikacji oraz usługami rekonfiguracji w przypadku zmiany potrzeb biznesowych. Jeśli wyobrazimy sobie, że pomiędzy nimi jest jeszcze parę drobnych usług i prac do wykonania, aby te główne można było dostarczyć, to całość przedmiotu umowy jest niebywale skomplikowana.
Umowy regulujące SaaS mają zwykle charakter kompleksowy i złożony. Umowy takie częstokroć łączą sobie w cechy umów zlecenia bądź dzieła (np. w zakresie prac wdrożeniowych i serwisu), licencji (w zakresie udostępnienia oprogramowania), najmu (np. w zakresie udostępnienia serwerów i sprzętu).
Z uwagi na swój złożony charakter umowy przybierają rozmaite nazwy i formy, poczynając od umów dzierżawy i najmu, poprzez umowy outsourcingowe, aż po umowy wdrożeniowe i obejmujące świadczenie usług. Musimy wszakże pamiętać, że niezależnie od tego jaką nazwę nadamy umowie i tak stosujemy do niej przepisy adekwatne z uwagi na przedmiot umowy i charakter umówionych świadczeń stron.
Kwestia korzystania z oprogramowania, które dostawca zapewnia w ramach modelu SaaS często jest określana jako dzierżawa lub usługa udostępnienia oprogramowania, jednak w rzeczywistości niemal zawsze zobowiązanie dostawcy w tym zakresie faktycznie jest udzieleniem licencji (lub sublicencji) ograniczonej czasowo terminem obowiązywania umowy. W konsekwencji nie możemy zapomnieć o określeniu pól eksploatacji oraz innych specyficznych postanowieniach charakterystycznych dla umów licencyjnych. Model SaaS nie zwalnia nas również od wprowadzenia stosownych zapisów, w których dostawca zagwarantuje nam, że posiada uprawnienia, aby skutecznie nam takiej licencji na oprogramowanie udzielić.
Realizacja takiej umowy niesie ze sobą cały szereg ryzyk, którymi dostawca musi zarządzić i które z uwagi na specyfikę przedmiotu umowy dotykać też będą zobowiązań usługobiorcy np. na wykonanie konkretnych prac związanych z aktualizacją oprogramowania dostawca zażąda od nas przygotowania określonych danych w konkretnym terminie lub nieużywania systemu przez określony czas, zgłoszenie ewentualnych usterek będzie mogło następować tylko w oparciu o załączoną do umowy procedurę itp. Rygor taki jest z pewnością czynnikiem stresującym dla organizacji, a nie występuje w przypadku gdy aplikacją zarządza nasz firmowy zespół informatyków. Niemniej jednak jest on konieczny, aby dostawca mógł swoją pracę planować i kontrolować w sposób profesjonalny i zorganizowany. W przeciwnym razie w przypadku paru takich instalacji zginął by wraz z całym zespołem w otmętach chaosu.
W przypadku tak rozbudowanych świadczeń nie sposób uniknąć problemów. Warto zatem już na etapie zawierania umowy ponieść wysiłek i sklasyfikować poszczególne zdarzenia, nadając im priorytety, opisując ich właściwości, osoby które stają się właścicielami danego procesu oraz przede wszystkim sposób postępowania w celu ich rozwiązania.
Koniecznym jest precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialności stron, czyli która strona odpowiada za jaką część realizacji przedmiotu umowy. Należy pamiętać, że w przypadku tak rozbudowanych przedsięwzięć mamy do czynienia często z kaskadowo realizowanymi pracami, odpowiedzialność za które przeplata się wzajemnie. Większość z prac ma charakter iteracyjny zatem niezbędne dla skutecznej realizacji umowy stają się procedury opisujące sposób postępowania w określonych przypadkach tj. testowanie zmian i poprawek, wprowadzanie nowego użytkownika, podnoszenie wersji, zgłaszanie awarii, błędów i usterek, itp.
Biorąc pod uwagę powyższe musimy umieć odebrać przedmiot umowy, czyli precyzyjnie określić mierzalne wskaźniki kontroli poprawności dostarczenia świadczenia (zakresu udostępnionej aplikacji), gwarantowanego czasu dostępności (bezawaryjności), bezpieczeństwa danych, dostępności konsultantów, szkoleniowców, programistów do realizacji określonej puli usług wraz z mechanizmami rozliczeniowymi tj. wynagrodzeniem i ewentualnymi karami za niedotrzymanie zobowiązań dostawcy.
Kluczową różnicą pomiędzy umowami SaaS, a „klasycznymi” umowami nabycia i wdrożenia oprogramowania jest czas ich obowiązywania. W umowach SaaS z założenia wiążemy się z dostawcą na stałe, a nie tylko na czas wdrożenia jak przy zwykłych umowach wdrożeniowych (po których mamy pewną dowolność w wyborze firmy serwisującej oprogramowanie – firmą tą może, ale nie musi być dostawca). Aspekt ten powinien skłonić nas do poszukiwania wiarygodnego i stabilnego partnera na dostawcę rozwiązania w modelu SaaS, ale również powinien znaleźć przełożenia na odpowiednie zapisy umowy. Przykładowo wskazać można na konieczność wprowadzenia klauzul ograniczających możliwość rozwiązania umowy przez dostawcę oraz gwarantujących stabilność wynagrodzenia za świadczone przez dostawcę usługi.
W każdej umowie dotyczącej wdrożenia systemu, niezależnie od wybranego modelu, niezwykle istotną rolę odgrywają postanowienia dotyczące poufności i ochrony danych osobowych. Jednakże w przypadku umów SaaS aspekt ten wymaga szczególnej uwagi, jako, że wszelkie newralgiczne informacje i dane naszej firmy przetwarzane będą niejako poprzez „zewnętrzny” system. Z tego względu zapisy dotyczące poufności muszą ściśle i precyzyjnie określić obowiązki dostawcy w tym zakresie.
Na koniec warto zauważyć, że umowa nasza poza swoją pojemnością, precyzyjnością zapisów i kompleksowością powinna zachować pewną elastyczność tzn. nie możemy doprowadzić do związania się w takim stopniu, aby nie mieć swobody w dokonaniu zmian w chwili gdy będzie wymagał tego od nas nasz biznes (oczywiście z zachowaniem praw naszego partnera czyli dostawcy).
Jednym z kluczowych kryteriów doboru partnera, od którego zakupimy usługę będzie ponad wszelką wątpliwość umowa jaką nam przedłoży. Zapisy w niej proponowane oprócz skali partnerskiego podejścia reprezentowanego przez dostawcę, które rzecz jasna można zwiększyć w toku rozmów i negocjacji, będą jednym z czynników reprezentujących jego potencjał, wiedzę, doświadczenie i możliwości realizacyjne. W szczególności w przedsięwzięciach realizowanych w modelu SaaS zagadnienie umowy ma istotny wpływ na spełnienie podstawowej cechy pożądanej dla inwestycji, czyli stabilności i bezpieczeństwa.
Autorzy: mec. Tomasz Konecki i Krzysztof Luty
Jak powinna wyglądać umowa na usługę SaaS? Czym umowa taka różni się od „zwykłej” umowy na zakup i wdrożenie oprogramowania?
Decydując się na SaaS powinniśmy zdać sobie sprawę z następujących kwestii:
Niezależnie od kwalifikacji prawnej, w ramach modelu SaaS nabywany kompletne świadczenie dostawcy składające się z prawa do użytkowania oprogramowania, usługi dopasowania lub wdrożenia (uruchomienia) aplikacji, usługi wsparcia użytkowników, szkoleń, zapewnienia ciągłej pracy aplikacji co oznacza w tle zapewnienie pracy całej infrastruktury technicznej i realizacji procedur utrzymaniowych i bezpieczeństwa wraz z usługami podnoszenia wersji i aktualizacji aplikacji oraz usługami rekonfiguracji w przypadku zmiany potrzeb biznesowych. Jeśli wyobrazimy sobie, że pomiędzy nimi jest jeszcze parę drobnych usług i prac do wykonania, aby te główne można było dostarczyć, to całość przedmiotu umowy jest niebywale skomplikowana.
Umowy regulujące SaaS mają zwykle charakter kompleksowy i złożony. Umowy takie częstokroć łączą sobie w cechy umów zlecenia bądź dzieła (np. w zakresie prac wdrożeniowych i serwisu), licencji (w zakresie udostępnienia oprogramowania), najmu (np. w zakresie udostępnienia serwerów i sprzętu).
Z uwagi na swój złożony charakter umowy przybierają rozmaite nazwy i formy, poczynając od umów dzierżawy i najmu, poprzez umowy outsourcingowe, aż po umowy wdrożeniowe i obejmujące świadczenie usług. Musimy wszakże pamiętać, że niezależnie od tego jaką nazwę nadamy umowie i tak stosujemy do niej przepisy adekwatne z uwagi na przedmiot umowy i charakter umówionych świadczeń stron.
Kwestia korzystania z oprogramowania, które dostawca zapewnia w ramach modelu SaaS często jest określana jako dzierżawa lub usługa udostępnienia oprogramowania, jednak w rzeczywistości niemal zawsze zobowiązanie dostawcy w tym zakresie faktycznie jest udzieleniem licencji (lub sublicencji) ograniczonej czasowo terminem obowiązywania umowy. W konsekwencji nie możemy zapomnieć o określeniu pól eksploatacji oraz innych specyficznych postanowieniach charakterystycznych dla umów licencyjnych. Model SaaS nie zwalnia nas również od wprowadzenia stosownych zapisów, w których dostawca zagwarantuje nam, że posiada uprawnienia, aby skutecznie nam takiej licencji na oprogramowanie udzielić.
Realizacja takiej umowy niesie ze sobą cały szereg ryzyk, którymi dostawca musi zarządzić i które z uwagi na specyfikę przedmiotu umowy dotykać też będą zobowiązań usługobiorcy np. na wykonanie konkretnych prac związanych z aktualizacją oprogramowania dostawca zażąda od nas przygotowania określonych danych w konkretnym terminie lub nieużywania systemu przez określony czas, zgłoszenie ewentualnych usterek będzie mogło następować tylko w oparciu o załączoną do umowy procedurę itp. Rygor taki jest z pewnością czynnikiem stresującym dla organizacji, a nie występuje w przypadku gdy aplikacją zarządza nasz firmowy zespół informatyków. Niemniej jednak jest on konieczny, aby dostawca mógł swoją pracę planować i kontrolować w sposób profesjonalny i zorganizowany. W przeciwnym razie w przypadku paru takich instalacji zginął by wraz z całym zespołem w otmętach chaosu.
W przypadku tak rozbudowanych świadczeń nie sposób uniknąć problemów. Warto zatem już na etapie zawierania umowy ponieść wysiłek i sklasyfikować poszczególne zdarzenia, nadając im priorytety, opisując ich właściwości, osoby które stają się właścicielami danego procesu oraz przede wszystkim sposób postępowania w celu ich rozwiązania.
Koniecznym jest precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialności stron, czyli która strona odpowiada za jaką część realizacji przedmiotu umowy. Należy pamiętać, że w przypadku tak rozbudowanych przedsięwzięć mamy do czynienia często z kaskadowo realizowanymi pracami, odpowiedzialność za które przeplata się wzajemnie. Większość z prac ma charakter iteracyjny zatem niezbędne dla skutecznej realizacji umowy stają się procedury opisujące sposób postępowania w określonych przypadkach tj. testowanie zmian i poprawek, wprowadzanie nowego użytkownika, podnoszenie wersji, zgłaszanie awarii, błędów i usterek, itp.
Biorąc pod uwagę powyższe musimy umieć odebrać przedmiot umowy, czyli precyzyjnie określić mierzalne wskaźniki kontroli poprawności dostarczenia świadczenia (zakresu udostępnionej aplikacji), gwarantowanego czasu dostępności (bezawaryjności), bezpieczeństwa danych, dostępności konsultantów, szkoleniowców, programistów do realizacji określonej puli usług wraz z mechanizmami rozliczeniowymi tj. wynagrodzeniem i ewentualnymi karami za niedotrzymanie zobowiązań dostawcy.
Kluczową różnicą pomiędzy umowami SaaS, a „klasycznymi” umowami nabycia i wdrożenia oprogramowania jest czas ich obowiązywania. W umowach SaaS z założenia wiążemy się z dostawcą na stałe, a nie tylko na czas wdrożenia jak przy zwykłych umowach wdrożeniowych (po których mamy pewną dowolność w wyborze firmy serwisującej oprogramowanie – firmą tą może, ale nie musi być dostawca). Aspekt ten powinien skłonić nas do poszukiwania wiarygodnego i stabilnego partnera na dostawcę rozwiązania w modelu SaaS, ale również powinien znaleźć przełożenia na odpowiednie zapisy umowy. Przykładowo wskazać można na konieczność wprowadzenia klauzul ograniczających możliwość rozwiązania umowy przez dostawcę oraz gwarantujących stabilność wynagrodzenia za świadczone przez dostawcę usługi.
W każdej umowie dotyczącej wdrożenia systemu, niezależnie od wybranego modelu, niezwykle istotną rolę odgrywają postanowienia dotyczące poufności i ochrony danych osobowych. Jednakże w przypadku umów SaaS aspekt ten wymaga szczególnej uwagi, jako, że wszelkie newralgiczne informacje i dane naszej firmy przetwarzane będą niejako poprzez „zewnętrzny” system. Z tego względu zapisy dotyczące poufności muszą ściśle i precyzyjnie określić obowiązki dostawcy w tym zakresie.
Na koniec warto zauważyć, że umowa nasza poza swoją pojemnością, precyzyjnością zapisów i kompleksowością powinna zachować pewną elastyczność tzn. nie możemy doprowadzić do związania się w takim stopniu, aby nie mieć swobody w dokonaniu zmian w chwili gdy będzie wymagał tego od nas nasz biznes (oczywiście z zachowaniem praw naszego partnera czyli dostawcy).
Jednym z kluczowych kryteriów doboru partnera, od którego zakupimy usługę będzie ponad wszelką wątpliwość umowa jaką nam przedłoży. Zapisy w niej proponowane oprócz skali partnerskiego podejścia reprezentowanego przez dostawcę, które rzecz jasna można zwiększyć w toku rozmów i negocjacji, będą jednym z czynników reprezentujących jego potencjał, wiedzę, doświadczenie i możliwości realizacyjne. W szczególności w przedsięwzięciach realizowanych w modelu SaaS zagadnienie umowy ma istotny wpływ na spełnienie podstawowej cechy pożądanej dla inwestycji, czyli stabilności i bezpieczeństwa.
Autorzy: mec. Tomasz Konecki i Krzysztof Luty
