.gif){kind=small}
Artykuły
Sześć sposobów na skuteczne szkolenie ERP dla Twoich pracowników
Eric Kimberling (Panorama Consulting Group)
Nie uda się zakończyć sukcesem wdrożenia systemu ERP bez szkoleń pracowników. Z uwagi na fakt, że systemy klasy ERP wprowadzają istotne zmiany w samym sposobie codziennej pracy pracowników, szkolenia muszą być integralną częścią całego ogromnego przedsięwzięcia.
Problemem jest jednak to, że nie każde szkolenie z zakresu systemu ERP jest skuteczne. Wiele metod szkoleń z zakresu systemów dla przedsiębiorstw skupia się ponad miarę na trenowaniu transakcji. Ponad to, wiele kursów szkoleniowych nie osiąga podstawowych wydawałoby się celów włącznie z brakiem opisywania kontekstu wprowadzanych zmian, który ułatwiał by ich zrozumienie, zakładaniem czasu potrzebnego na skuteczne wprowadzanie zmian czy też wprowadzaniem mechanizmów pozwalających na wykorzystalnie różnych stylów uczenia.
Szkolenia z zakresu ERP powinny zawierać sześć kluczowych elementów:
1. Koncentruj się na procesach gospodarczych a nie na transakcjach systemowych.
Firmy dostarczające systemy klasy ERP są całkiem dobre w tworzeniu dokumentacji i uczeniu użytkowników jak przeprowadzić w systemie odpowiednie transakcje. Jednak prowadzenie biznesu to zdecydowanie coś więcej niż to właśnie. Kursy szkoleniowe z zakresu ERP muszą zatem dostarczać wiedzy w kontekście codziennej pracy jaką wykonują użytkownicy.
2. Odnieś nowe procesy gospodarcze do istniejącego środowiska.
Podczas dokonywania zmian w organizacji można łatwo ulec pokusie wyrzucenia dotychczasowych procesów gospodarczych przez okno w chwili gdy zdajemy sobie sprawę, że i tak ulegną one zmianie poprzez wdrożenie nowego systemu klasy ERP. Ale pracownicy niestety zdecydowanie łatwiej odnoszą się i rozumieją dawny sposób działania, więc istotnym ułatwieniem może być odniesienie, zmapowanie nowych procesów do dotychczasowych co pomogłoby uczestnikom szkoleń migrować ze zrozumieniem do modelu docelowego.
3. Stosuj różne techniki i narzędzia podczas szkoleń.
Ludzie uczą się w różny sposób i często trzeba zastosować wiele powtórzeń i sposobów komunikacji aby zmienić sposób pojmowania i zwyczaje. Badania przeprowadzone przez Panorama Consulting Group wskazują, że w większości projektów wdrożeniowych stosuje się szkolenia w salach szkoleniowych natomiast w ogromnej ich części zapomina się o ściągach, instrukcjach użytkownika, podręcznikach webowych, praktycznych symulacjach i innych jakże użytecznych formach uczenia się. Aby mieć pewność, że zmiany zostaną skutecznie wprowadzone niezbędnym jest zastosowanie różnych formalnych i nieformalnych narzędzi szkoleniowych.
4. Trenuj trenera.
O ile ważnym jest zapewnienie profesjonalnych trenerów, którzy wyszkolą użytkowników kluczowych – zespół wdrożeniowy ze strony przedsiębiorstwa, o tyle krytycznym pozostaje posiadanie super-użytkowników lub ekspertów zakresowych, którzy przeprowadzą szerokie szkolenia użytkowników końcowych. Takie wewnętrzne zasoby mają zdecydowanie większą świadomość wewnętrznych procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie niż konsultanci zewnętrzni i będą zdecydowanie bardziej skuteczni w pokazywaniu i uzmysławianiu pracownikom relacji pomiędzy tymi procesami i do zachodzących w nich zmian. Ponadto ci wewnętrzni szkoleniowcy stanowić mogą nieocenioną wartość dla przedsiębiorstwa w postaci wsparcia funkcjonalnego dla użytkowników końcowych w trakcie i po uruchomieniu systemu.
5. Przeznaczaj dużo czasu na szkolenia.
Przygotowanie i uruchomienie systemu ERP może być dla Twojej firmy największym jak dotąd projektem informatycznym, a czasami nawet może być przedsięwzięciem przytłaczającym. Pomimo to, że szkolenia są prawdopodobnie najważniejszą częścią procesu wdrożeniowego w wielu projektach próbuje się przyspieszać ten proces z uwagi na presję czasu wynikającą z przyjętego harmonogramu. Pracownicy powinni dysponować bardzo dużą ilością czasu aby po formalnym, przeprowadzonym w formie wykładu szkoleniu podjąć inne metody kształcenia, jak chociażby symulacja procesu w środowisku testowym. Chociaż z reguły dąży się do niezbyt wczesnego przeprowadzania szkoleń aby zapewnić utrzymanie wiedzy i gotowości użytkownika na czas uruchomienia systemu, należy pamiętać aby szkolenia zaczynać nie później niż na 30 dni przed przejściem ze starego systemu na nowy.
6. Wesprzyj proces szkoleń bardziej zaawansowanymi działaniami z zakresu zarządzania zmianą.
Jest to prawdopodobnie najbardziej zaniedbywany składnik sukcesu projektu wdrożeniowego. Dyskusje wokół zmian dotyczących pracownika powinny się rozpocząć na długo przed szkoleniami użytkowników końcowych. W chwili gdy zdefiniowane zostają nowe procesy biznesowe i ich zmiany, pracownicy powinni być z nimi zapoznawani by nie czuli się zaskoczeni podczas oficjalnego szkolenia lub co gorsza podczas uruchomienia systemu. Takie dyskusje na temat zmian, określonych sposobów komunikacji w ramach departamentów, dobrze zdefiniowanych ról i odpowiedzialności oraz inne kluczowe działania związane z zarządzaniem zmianą organizacji mają krytyczne znaczenie dla osiągnięcia sukcesu z wdrożenia systemu klasy ERP.
Przystosowanie system I wprowadzenie zmian organizacyjnych poprzez projekty wdrożenia ERP może b yć o wiele prostsze jeśli będziemy skupieni na efektywnym szkoleniu pracowników i przez to zapewnimy, że nie będą przeciążeni, a moment przejścia z systemu na system nie będzie pełen braków i niedoróbek.
Autor: Eric Kimberling (Panorama Consulting Group)
Źródło: SearchManufacturingERP.com
Tłumaczenie: redakcja decyzje-IT.pl
Problemem jest jednak to, że nie każde szkolenie z zakresu systemu ERP jest skuteczne. Wiele metod szkoleń z zakresu systemów dla przedsiębiorstw skupia się ponad miarę na trenowaniu transakcji. Ponad to, wiele kursów szkoleniowych nie osiąga podstawowych wydawałoby się celów włącznie z brakiem opisywania kontekstu wprowadzanych zmian, który ułatwiał by ich zrozumienie, zakładaniem czasu potrzebnego na skuteczne wprowadzanie zmian czy też wprowadzaniem mechanizmów pozwalających na wykorzystalnie różnych stylów uczenia.
Szkolenia z zakresu ERP powinny zawierać sześć kluczowych elementów:
1. Koncentruj się na procesach gospodarczych a nie na transakcjach systemowych.
Firmy dostarczające systemy klasy ERP są całkiem dobre w tworzeniu dokumentacji i uczeniu użytkowników jak przeprowadzić w systemie odpowiednie transakcje. Jednak prowadzenie biznesu to zdecydowanie coś więcej niż to właśnie. Kursy szkoleniowe z zakresu ERP muszą zatem dostarczać wiedzy w kontekście codziennej pracy jaką wykonują użytkownicy.
2. Odnieś nowe procesy gospodarcze do istniejącego środowiska.
Podczas dokonywania zmian w organizacji można łatwo ulec pokusie wyrzucenia dotychczasowych procesów gospodarczych przez okno w chwili gdy zdajemy sobie sprawę, że i tak ulegną one zmianie poprzez wdrożenie nowego systemu klasy ERP. Ale pracownicy niestety zdecydowanie łatwiej odnoszą się i rozumieją dawny sposób działania, więc istotnym ułatwieniem może być odniesienie, zmapowanie nowych procesów do dotychczasowych co pomogłoby uczestnikom szkoleń migrować ze zrozumieniem do modelu docelowego.
3. Stosuj różne techniki i narzędzia podczas szkoleń.
Ludzie uczą się w różny sposób i często trzeba zastosować wiele powtórzeń i sposobów komunikacji aby zmienić sposób pojmowania i zwyczaje. Badania przeprowadzone przez Panorama Consulting Group wskazują, że w większości projektów wdrożeniowych stosuje się szkolenia w salach szkoleniowych natomiast w ogromnej ich części zapomina się o ściągach, instrukcjach użytkownika, podręcznikach webowych, praktycznych symulacjach i innych jakże użytecznych formach uczenia się. Aby mieć pewność, że zmiany zostaną skutecznie wprowadzone niezbędnym jest zastosowanie różnych formalnych i nieformalnych narzędzi szkoleniowych.
4. Trenuj trenera.
O ile ważnym jest zapewnienie profesjonalnych trenerów, którzy wyszkolą użytkowników kluczowych – zespół wdrożeniowy ze strony przedsiębiorstwa, o tyle krytycznym pozostaje posiadanie super-użytkowników lub ekspertów zakresowych, którzy przeprowadzą szerokie szkolenia użytkowników końcowych. Takie wewnętrzne zasoby mają zdecydowanie większą świadomość wewnętrznych procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie niż konsultanci zewnętrzni i będą zdecydowanie bardziej skuteczni w pokazywaniu i uzmysławianiu pracownikom relacji pomiędzy tymi procesami i do zachodzących w nich zmian. Ponadto ci wewnętrzni szkoleniowcy stanowić mogą nieocenioną wartość dla przedsiębiorstwa w postaci wsparcia funkcjonalnego dla użytkowników końcowych w trakcie i po uruchomieniu systemu.
5. Przeznaczaj dużo czasu na szkolenia.
Przygotowanie i uruchomienie systemu ERP może być dla Twojej firmy największym jak dotąd projektem informatycznym, a czasami nawet może być przedsięwzięciem przytłaczającym. Pomimo to, że szkolenia są prawdopodobnie najważniejszą częścią procesu wdrożeniowego w wielu projektach próbuje się przyspieszać ten proces z uwagi na presję czasu wynikającą z przyjętego harmonogramu. Pracownicy powinni dysponować bardzo dużą ilością czasu aby po formalnym, przeprowadzonym w formie wykładu szkoleniu podjąć inne metody kształcenia, jak chociażby symulacja procesu w środowisku testowym. Chociaż z reguły dąży się do niezbyt wczesnego przeprowadzania szkoleń aby zapewnić utrzymanie wiedzy i gotowości użytkownika na czas uruchomienia systemu, należy pamiętać aby szkolenia zaczynać nie później niż na 30 dni przed przejściem ze starego systemu na nowy.
6. Wesprzyj proces szkoleń bardziej zaawansowanymi działaniami z zakresu zarządzania zmianą.
Jest to prawdopodobnie najbardziej zaniedbywany składnik sukcesu projektu wdrożeniowego. Dyskusje wokół zmian dotyczących pracownika powinny się rozpocząć na długo przed szkoleniami użytkowników końcowych. W chwili gdy zdefiniowane zostają nowe procesy biznesowe i ich zmiany, pracownicy powinni być z nimi zapoznawani by nie czuli się zaskoczeni podczas oficjalnego szkolenia lub co gorsza podczas uruchomienia systemu. Takie dyskusje na temat zmian, określonych sposobów komunikacji w ramach departamentów, dobrze zdefiniowanych ról i odpowiedzialności oraz inne kluczowe działania związane z zarządzaniem zmianą organizacji mają krytyczne znaczenie dla osiągnięcia sukcesu z wdrożenia systemu klasy ERP.
Przystosowanie system I wprowadzenie zmian organizacyjnych poprzez projekty wdrożenia ERP może b yć o wiele prostsze jeśli będziemy skupieni na efektywnym szkoleniu pracowników i przez to zapewnimy, że nie będą przeciążeni, a moment przejścia z systemu na system nie będzie pełen braków i niedoróbek.
Autor: Eric Kimberling (Panorama Consulting Group)
Źródło: SearchManufacturingERP.com
Tłumaczenie: redakcja decyzje-IT.pl
Komentarze: