.gif){kind=small}
Artykuły
Łatwość stosowania e-faktur
W aktualnym stanie prawnym autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktury nie musi być gwarantowana przy wykorzystania:
1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.4)), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.
Powołane powyżej (uprzednio obligatoryjne) metody zabezpieczenia faktur są wskazane jedynie jako przykładowe; obecnie prawodawca stanowi, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej jedynie pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury – zatem przewidziana jest duża dowolność w tym zakresie.
Przyjęte przez Sage rozwiązanie w pełni spełnia warunki stawiane przez przepisy prawa podatkowego, niezbędne do tego aby uznać dokument za e-fakturę. Każda e-faktura wystawiana z wykorzystaniem programu Symfonia e-Dokumenty jest podpisywana bądź podpisem kwalifikowanym Użytkownika bądź elektroniczną pieczęcią (e-Pieczęcią) firmy. Klient korzystający z Symfonia e-Dokumenty sam wybiera czym będzie podpisywać wystawiane e-faktury. Podpis e-faktury spełnia dwie funkcje: po pierwsze jest potwierdzeniem tożsamości wystawcy, po drugie umożliwia weryfikację, czy treść pliku została zmieniona po jego podpisaniu.
Ze względu na to, że w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej (w tym e-faktur) podatnik musi mieć możliwość bezzwłocznego udostępnienia dokumentu organowi podatkowemu ważnym jest również to, aby formaty, w jakich są przechowywane faktury były powszechnie stosowane; podobny wymóg należy postawić zabezpieczeniom faktur.
E-pieczęć jest formą zaawansowanego podpisu elektronicznego zawierającego dane konkretnej firmy. Jest tworzona przez administratora Symfonia e-Dokumenty za pomocą narzędzi dostarczanych przez Microsoft Windows co gwarantuje, że podatnikowi nie grozi zarzut, iż jego dokumenty (czy sposób ich przechowywania) nie spełnia wymogów prawnych (narzędzia Microsoft Windows są obecnie powszechnie stosowane).
E-faktury jako metoda optymalizacji kosztów i kontroli procesu fakturowania
Decyzja o stosowaniu e-faktur już w krótkim czasie może przyczynić się do istotnych oszczędności. Dla odbiorcy faktur doręczanych elektroniczne taka forma dokumentowania sprzedaży na potrzeby VAT ma również istotne zalety. Otóż, zgoda na taką metodę wyeliminuje problemy z terminowym doręczaniem faktur do księgowości, zaginięciem dokumentów co skutkuje koniecznością oczekiwania na duplikat a niejednokrotnie przesunięciem w czasie momentu rozliczenia podatku naliczonego.
Korzyść dla odbiorcy jest o tyle istotna, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Warto zaznaczyć, że prawodawca stawia przy tym wymóg by akceptacja oraz jej cofnięcie było wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W ramach stosowanego rozwiązania Sage umożliwia nie tylko wyrażenie w formie elektronicznej zgody na e-faktury ale dodatkowo możliwym jest przekazanie wraz z formularzem zgody wzoru e-Pieczęci; w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, wiarygodność e-Pieczęci jest poświadczana dwustronnie między Wystawcą i Odbiorcą faktury.
Wybór e-faktury może ułatwić i uczynić bardziej skuteczną kontrolę procesu fakturowania w porównaniu z fakturami papierowymi; jest to o tyle ważne, że wystawienie faktury po terminie, wadliwej czy nierzetelnej nie tylko może prowadzić do zaległości podatkowej ale dodatkowo jest czynem karalnym na podstawie przepisu kodeksu karnego skarbowego. Każdy Użytkownik Symfonia e-Dokumenty ma ściśle określony zestaw praw, które określają zakres operacji jakie może wykonywać w takim programie. O poziomie uprawnień danego użytkownika decyduje Administrator programu.
Każda operacja wykonana w Symfonia e-Dokumenty jest rejestrowana w historii wraz z informacją o Użytkowniku, który jej dokonał. Jakiekolwiek zmiany w zarejestrowanych dokumentach mogą być dokonywane jedynie przez uprawnionych do tego celu Użytkowników.
Szczelnym system kontroli w połączeniu ze skutecznym zabezpieczaniem dokumentów zwiększa nie tylko bezpieczeństwo procesu fakturowania ale dodatkowo pozwala na wypełnienie prawnego warunku zapewniania autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury.
Autor: Piotr Durski, PR Manager, Sage sp. z o.o.
