.gif){kind=small}
Artykuły
Jak nowoczesne oprogramowanie wpływa na rozwój firm?
Przemysław Kosek, S&T Services Polska
Jeśli pytanie dotyczy zintegrowanych systemów zarządzania, odpowiedź jest prosta – dzięki ich umiejętnemu stosowaniu małe firmy staja się dużymi firmami, a duże – jeszcze większymi.
Diabeł jednak tkwi w szczegółach. Brak doświadczenia czy zły dobór rozwiązania do potrzeb firmy mogą doprowadzić do sytuacji, w której znaczne nakłady finansowe (o wysiłku i czasie nie wspominając) mogą zostać zmarnotrawione.
Diabeł jednak tkwi w szczegółach. Brak doświadczenia czy zły dobór rozwiązania do potrzeb firmy mogą doprowadzić do sytuacji, w której znaczne nakłady finansowe (o wysiłku i czasie nie wspominając) mogą zostać zmarnotrawione.
W dużym uproszczeniu, systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem mają rację bytu, gdy:
-
Realizują zadania niemożliwe do wykonania bez ich pomocy (np. zarządzanie w wielkimi liczbami zamówień, trudnymi do skoordynowania)
-
Realizują zadania możliwe do wykonania bez ich pomocy, lecz taniej i szybciej (np. prowadzenie rozliczeń finansowych)
W obu przypadkach kierownictwo może skoncentrować się na zarządzaniu strategicznym, planowaniu i realizacji rozwoju. Typowym błędem jest podejście „niech po wdrożeniu systemu będzie tak, jak było, tylko lepiej”. Po wdrożeniu nigdy nie będzie już tak, jak było. Im wcześniej to przedsiębiorstwo zrozumie, tym skuteczniej wykorzysta nowe możliwości.
Równocześnie przedsiębiorstwo dysponujące narzędziami wspomagającymi „szybkie reagowanie” jest w stanie naprawdę szybko zareagować na zmiany rynkowe – np. poprzez odpowiedzialne podchwycenie okazji biznesowej i zrealizowanie jej w krótkim czasie za atrakcyjną dla kontrahenta cenę.
Kolejnym interesującym aspektem jest pogodzenie ze sobą sprzeczności: zminimalizowania nakładów inwestycyjnych na system (czyli w domyśle: nie chcę płacić za coś, co nie jest mi potrzebne) z zapewnieniem sobie możliwości przyszłego rozwoju systemu (czyli w domyśle: system musi umieć „rosnąć” wraz z firma, a więc nie może być mały, czy tez nadmiernie ograniczony funkcjonalnie). Tu również istnieją dwie drogi postępowania:
-
Inwestycja w niewielkie rozwiązanie „na jakiś czas”, przy świadomości, że niebawem konieczne stanie się zainwestowanie w nowe, lepsze rozwiązanie.
-
Inwestycja w system elastyczny, ze świadomością, że na etapie początkowym wykorzystywana będzie jedynie część jego możliwości.
Wariant drugi kryje w sobie kilka pułapek. Wdrożenie „częściowe” (np. licencjonowanie tylko niektórych funkcjonalności), czy wdrożenie tzw. „rozwiązania prekonfigurowanego” może, przy relatywnie niskich kosztach początkowych, uzależnić przedsiębiorstwo od produktu informatycznego lub też od partnera wdrożeniowego, co może nieprzyjemnie dać o sobie znać w przyszłości.
Systemy informatyczne są takimi samymi inwestycjami strategicznymi jak nowa linia produkcyjna czy flota samochodów dostawczych. Taka inwestycja wprowadza nową jakość w przedsiębiorstwie, stwarza warunki do rozwoju i go wspomaga, a zarazem musi na siebie zarobić i przynieść zysk. Tutaj warto zwrócić uwagę na zdarzające się nieporozumienia, związanie z szacowaniem „wartości dodanej”, która czasami jest trudna do obliczenia bezpośrednio (np. korzyści z wdrożenia systemu zarządzania magazynem mogą zostać zniwelowane przez błędy organizacyjne, będące poza systemem). Zapobiegają temu przegląd i optymalizacja procesów biznesowych. W tym sensie „nowoczesne oprogramowanie” przynosi dodatkowe korzyści w postaci lepszego funkcjonowania całej firmy i, wspomnianego wcześniej, bardziej zdyscyplinowanego prowadzenia biznesu.
Reasumując zatem, mamy kilka niewzruszalnych zasad, których przestrzeganie umożliwia wykorzystanie nowoczesnego systemu informatycznego do rozwoju firmy i chroni przed jego „zmarnotrawieniem”:
-
Zastosowanie systemu informatycznego nie może być celem samym w sobie – należy najpierw precyzyjnie określić potrzeby, uwarunkowania i korzyści i niezbędne nakłady (nie tylko samego zakupu i wdrożenia, również utrzymywania!).
-
System informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem musi być wybierany z uwzględnieniem wieloletniego horyzontu planowanego rozwoju firmy (co najmniej 5 lat), aby uniknąć sytuacji, w której system za dwa lub trzy lata stanie się kulą u nogi.
-
Należy pamiętać, że „Oprogramowanie” rozumiane jako nazwa handlowa produktu jest tu tylko jednym z elementów całego rozwiązania. Częstym błędem jest wybranie produktu (oprogramowania) nawet potencjalnie dobrego i równoczesne związanie się ze słabym partnerem wdrożeniowym.
-
Takiego partnera, czyli firmę, która dostarczy (wdroży, wyszkoli, utrzyma) rozwiązanie (rozumiane jako właściwie sparametryzowane oprogramowanie wraz z pakietem usług utrzymaniowych i niezbędną infrastrukturą) należy wybrać, pamiętając, że będzie to wybór na wiele lat. Oczywiście zawsze istnieje możliwość zmiany (niektórzy wręcz uważają za zaletę wielka liczbę firm wdrażających dane oprogramowanie), ale w praktyce taka zmiana jest zawsze ciężką, nieprzyjemną i niejednokrotnie kosztowną (niekoniecznie w sensie „tylko finansowym”) operacją. Trzeba jednak przyznać, że czasami jest to jedyna sensowna droga.
-
W przypadku małych firm warto zastanowić się nad możliwością spełnienia niektórych specjalistycznych wymagań przez oprogramowania pozornie nie do tego przeznaczone (np. zamiast wdrażania kosztownego rozwiązania klasy CRM, którego możliwości będą wykorzystywane w 5 – 10%, można rozważyć spełnienie licznych oczekiwań związanych z zarządzaniem kontrahentami przy wykorzystaniu systemów klasy ERP, służących zasadniczo do innych celów). Odpowiedzialna firma wdrożeniowa lub doradcza powinna na podstawie analizy rzeczywistych potrzeb dobrać właściwe narzędzia. Nie należy „bać się” wiedzy firm wdrożeniowych, a już klasycznym błędem jest próba sugerowania ludziom, którzy mają wieloletnie doświadczenie realizacyjne (wbrew pozorom dość łatwe do zweryfikowania), w jaki sposób powinni robić to, na czym się naprawdę dobrze znają (tzw. ‘syndrom pouczania mechanika przez klienta, jak ma naprawiać”).
Przez wiele lat działalności na rynku rozwiązań informatycznych dla biznesu, zwłaszcza dla średnich i dużych przedsiębiorstw miałem okazję widzieć, jak wspaniale rozwijały i rozwijają się firmy, które pod prężnym kierownictwem potrafiły „wycisnąć” z systemów informatycznych wszystko co najlepsze. Kluczowe są dwa słowa: zrozumienie i współpraca. Wtedy sukcesy i rozwój, to tylko kwestia czasu. Z nowoczesnym oprogramowaniem – krótszego czasu.
Autor: Przemysław Kosek, Dyrektor Sprzedaży, Pion Rozwiązań dla Biznesu, S&T Services Polska
Autor: Przemysław Kosek, Dyrektor Sprzedaży, Pion Rozwiązań dla Biznesu, S&T Services Polska
