.gif){kind=small}
Wybór CRM
Decyzja o zmianie lub wdrożeniu nowego systemu informatycznego jest bardzo trudnym zadaniem. Ta strategiczna inwestycja zadecyduje o dalszym sposobie funkcjonowania każdej organizacji, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym. Wyboru systemu informatycznego można dokonać na przynajmniej dwa sposoby, tj. dokonać wyboru samodzielnie lub powierzyć to zadanie zewnętrznej firmie doradczej.
Decydując się na samodzielny wybór systemu informatycznego powinno się postępować wg ściśle określonej metodyki. Eksperci serwisu decyzje-IT.pl, opracowali w tym celu metodykę wyboru, czyli zestaw najlepszych praktyk biznesowych obejmujący gotowe wzory dokumentów wspierających wybór systemów informatycznych.
Poniżej prezentujemy metodykę wyboru systemu informatycznego w czterech krokach, tj. definiowanie wymagań, identyfikowanie systemów i ich dostawców, porównanie systemów i ich dostawców oraz wybór systemu i jego dostawcy. Przy każdym kroku znajdują się aktywne linki, po kliknięciu na które możecie Państwo pobrać stosowne informacje, dane oraz szablony dokumentów wspierające wybór systemów informatycznych.
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
Utworzenie zespołu projektowego
Dokonanie analizy prawnej i merytorycznej umówNa tym etapie powinniśmy ustalić czego oczekujemy od systemu i spełnienia jakich celów organizacja oczekuje poprzez jego wdrożenie i eksploatację. W tym celu należy powołać zespół projektowy składający się z kluczowych pracowników przedsiębiorstwa, których celem będzie ustalenie podstawowych wymagań biznesowych wobec systemu (np. liczba użytkowników, rodzaj i typ działalności operacyjnej, obszary podlegające informatyzacji, itp.) a następnie ustalenie wymagań funkcjonalnych dla zidentyfikowanych obszarów biznesowych podlegających wdrożeniu i eksploatacji systemu. Ważne jest to, że im bardziej szczegółowo opracujemy wymagania funkcjonalne wobec systemu, tym łatwiej będzie pozyskać rzetelne oferty i ustalić przedmiot umowy wdrożeniowej.
Ważnym elementem tego kroku metodyki jest ustalenie kryteriów wyboru rozwiązania. Kryteria powinny odpowiadać kryteriom decyzyjnym, tzn. wszystkim tym kryteriom, które będą składały się na podejmowaną decyzję. Do przykładowych kryteriów zaliczyć należy poziom realizowania wymagań funkcjonalnych przez system; cenę rozwiązania w podziale na oprogramowanie, wdrożenie i utrzymanie systemu; cechy dostawców z uwzględnieniem np. doświadczenia, kompetencji zespołu, itp.; poziom oferowanych usług serwisowych. Pamiętać należy, aby każdemu z kryteriów przypisać stosowny poziom istotności. Kryteria wyboru rozwiązania posłużą do opracowania Zapytania Ofertowego oraz porównania ofert od dostawców systemów.
2. Zidentyfikuj systemy i dostawców
Celem tego kroku jest ustalenie jakie systemu i którzy dostawcy powinni być brani przez nas pod uwagę w procesie wyboru systemu informatycznego i dostawcy usług towarzyszących. Przed przystąpieniem do realizacji tego celu warto zapoznać się z ofertą systemów na polskim rynku oraz rankingami systemów stosowanych w naszej branży.
Najistotniejszym elementem tego kroku jest jednak ustalenie tzw. krótkiej listy systemów. Nie warto bowiem zajmować się systemami i ich dostawcami, którzy nie będą w stanie sprostać naszym podstawowym wymaganiom. Możemy ją ustalić zarówno poprzez skorzystanie z dostępnych w Internecie baz danych i narzędzi lub poprzez opracowanie i wysłanie do dostawców Zapytania o Informację (RFI) z załączoną listą wymagań funkcjonalnych wobec systemu. Na podstawie RFI powinniśmy otrzymać od dostawców odpowiedzi obejmujące zarówno informacje o dostawcach, jak i o kosztach pozyskania systemu, jego wdrożenia oraz utrzymania systemu, na podstawie których powinniśmy ustalić krótką listę systemów. W kolejnym kroku dostawcy systemów z krótkiej listy powinni otrzymać Zapytanie Ofertowe (RFP).
3. Porównaj systemy i dostawców
Celem tego kroku powinna być rekomendacja najlepszego systemu i jego dostawcy (czyli rozwiązania informatycznego). W celu ustalenia, z którym dostawcą będziemy dalej prowadzili negocjacje warunków współpracy należy przede wszystkim opracować dokument Zapytania Ofertowego (RFP) i przesłać go do dostawców z krótkiej listy. Zapytanie Ofertowe powinno w dużych szczegółach opisywać Państwa oczekiwania wobec systemu i cech jego dostawcy, a podstawą jego opracowania powinny być kryteria wyboru rozwiązania. Od poziomu szczegółowości RFP zależeć będzie poziom szczegółowości i rzetelności pozyskanych ofert od dostawców oraz przedmiotu zapytania ofertowego.
Warto poświęcić więcej czasu i wszelkich dostępnych metod, aby sporządzić szczegółowe wymagania wobec systemu i jego dostawcy. W wyniku RFP powinniśmy otrzymać rzetelne oferty na nabycie oprogramowania, wdrożenia i utrzymania systemu. Ważnym uzupełnieniem otrzymanych ofert jest przeprowadzenie prezentacji dedykowanych, najlepiej opartych o scenariusz prezentacji. W wyniku porównania pozyskanych ofert oraz wyników prezentacji dedykowanych powinniśmy sporządzić ranking dostawców i rekomendację najlepszego z nich.
Celem tego kroku metodyki jest podpisanie bezpiecznej, tj. chroniącej Państwa prawa, umowy z dostawcą systemu informatycznego na nabycie oprogramowania, wdrożenia i utrzymania systemu (zwyczajowo składa się na niego opieka autorska producenta oraz serwis oprogramowania świadczony przez jego dostawcę). W tym celu należy pozyskać od rekomendowanego dostawcy systemu stosowną propozycję treści umowy oraz dokonać jej weryfikacji prawnej i merytorycznej. Umowa będzie warunkować poziom Państwa współpracy z dostawcą przez wiele lat, dlatego ze względu na znaczenie tego dokumentu rekomendujemy powierzenie oceny umowy, jak i Państwa wsparcia w negocjowaniu jej ostatecznych zapisów wyspecjalizowanej firmie doradczej lub specjalistycznej kancelarii prawnej.
