Rejestracja na webinarium

System wymusza systematyczność

O zmianach w organizacji firmy po wdrożeniu systemu IFS Applications 9, rozmawiamy z Małgorzatą Niedźwiedzką, główną księgową i koordynatorem wdrożenia systemu IFS Applications w Spółce ELESTER-PKP.   


ELESTER-PKP jest jednym z pierwszych klientów IFS Poland, którzy zdecydowali się na wdrożenie IFS Applications w wersji 9. Jak przebiegał ten proces?

Przed wdrożeniem IFS Applications w naszej spółce korzystaliśmy z tworzonych we własnym zakresie aplikacji wspomagających zarządzanie. Wraz z rozwojem firmy coraz silniej odczuwaliśmy potrzebę zintegrowania złożonych procesów biznesowych. W roku 2014 rozpoczęliśmy na rynku poszukiwania rozwiązania ERP, które by najlepiej spełniło nasze wymagania. W końcowej fazie tego procesu braliśmy pod uwagę oferty dwóch dostawców, w tym IFS. Wybraliśmy system IFS Applications przede wszystkim ze względu na zaawansowaną funkcjonalność zarządzania projektami, która odgrywa ogromną rolę w działalności naszej firmy.

Aby zarejestrować się na webinarium musisz być zalogowany/zarejestrowany.

System wymusza systematyczność

O zmianach w organizacji firmy po wdrożeniu systemu IFS Applications 9, rozmawiamy z Małgorzatą Niedźwiedzką, główną księgową i koordynatorem wdrożenia systemu IFS Applications w Spółce ELESTER-PKP.   


ELESTER-PKP jest jednym z pierwszych klientów IFS Poland, którzy zdecydowali się na wdrożenie IFS Applications w wersji 9. Jak przebiegał ten proces?

Przed wdrożeniem IFS Applications w naszej spółce korzystaliśmy z tworzonych we własnym zakresie aplikacji wspomagających zarządzanie. Wraz z rozwojem firmy coraz silniej odczuwaliśmy potrzebę zintegrowania złożonych procesów biznesowych. W roku 2014 rozpoczęliśmy na rynku poszukiwania rozwiązania ERP, które by najlepiej spełniło nasze wymagania. W końcowej fazie tego procesu braliśmy pod uwagę oferty dwóch dostawców, w tym IFS. Wybraliśmy system IFS Applications przede wszystkim ze względu na zaawansowaną funkcjonalność zarządzania projektami, która odgrywa ogromną rolę w działalności naszej firmy.

Umowę na wdrożenie systemu IFS Applications podpisaliśmy z IFS Poland w roku 2015 r. Powołaliśmy własny zespół wdrożeniowy i przez pierwsze trzy miesiące wraz z konsultantami IFS Poland pracowaliśmy nad opracowaniem projektu. Potem rozpoczęły się prace przygotowawcze. Zgodnie z założeniami system IFS Applications miał objąć wszystkie kluczowe obszary działalności naszego przedsiębiorstwa, czyli: finanse, produkcję, dystrybucję, remonty, projekty, zarządzanie dokumentacją oraz kadry i płace. W każdym z tych

obszarów wyznaczyliśmy użytkownika wiodącego, który był odpowiedzialny za koordynację prac wdrożeniowych oraz za przekazanie użytkownikom końcowym wiedzy dotyczącej działania systemu.

Czy i jeśli tak, to w jaki sposób wdrożenie IFS Applications wpłynęło na organizację procesów biznesowych w Państwa firmie?

Staraliśmy się w miarę możliwości dostosować procesy biznesowe w naszej organizacji do wymagań systemu IFS Applications, wychodząc z założenia, że takie rozwiązanie jest optymalne. Konsultanci IFS również doradzali nam maksymalne wykorzystanie standardowych funkcji systemu, ze względu na to, że w przyszłości ułatwia to aktualizację rozwiązania. Działamy więc zgodnie z tym, co oferuje system, z niewielkimi tylko rozszerzeniami, które okazały się niezbędne.

Jak wdrożenie systemu ERP zostało przyjęte przez załogę? Czy zmieniło sposób pracy?

To była prawdziwa rewolucja, która wymagała od nas bardzo dużego zaangażowania zarówno w czasie wdrożenia, jak i już po oficjalnym starcie systemu. Wszyscy w firmie, a z systemu bezpośrednio korzysta ponad 90% pracowników, musieli nauczyć się nowego podejścia. Tuż po wdrożeniu osoby, które pracowały w IFS Applications, nie miały jeszcze pełnej wiedzy jak ich działanie w systemie przekłada się na inne obszary. Po roku doświadczeń widzimy, że wszyscy zachowują większą staranność i rozwagę w działaniu. Wymusza to wzajemna świadomość i odpowiedzialność. Obecnie z systemu IFS Applications 9 korzysta w naszej firmie 155 użytkowników.

Czy można już ocenić korzyści z wdrożenia IFS Applications 9?

Oczywiście, widzimy korzyści. Dzięki IFS Applications 9 zyskaliśmy pełną kontrolę nad kosztami. Wydatki podlegają zatwierdzeniu przez uprawnione osoby jeszcze przed ich poniesieniem. Pracownicy zdają sobie sprawę z odpowiedzialności i działają bardziej rozważnie, starając się w większym stopniu

planować, kontrolować, a co za tym idzie, ograniczać koszty.

Zwiększyła się efektywność zarządzania projektami. Dzięki systemowi osoba odpowiedzialna za dany projekt ma pełny wgląd we wszystkie działania zlecone poszczególnym pracownikom i w każdej chwili może sprawdzić poziom zaawansowania prac. Informacja jest dostępna w jednym miejscu, a system przygotowany na dużą ilość danych. Co ważne, korzystanie z tych zasobów jest odpowiednio zabezpieczone, a dostęp do danych zróżnicowany jest w ramach przydzielonych uprawnień zależnych od pełnionej funkcji i zajmowanego stanowiska.

Pełne wdrożenie systemu, i to w tak szerokim zakresie funkcjonalności, jaki wybrała spółka ELESTER-PKP, wymaga czasu. Pod wieloma względami projekt ten stanowił dla nas wyzwanie. Wynika to zarówno z bardzo szerokiego profilu zadań realizowanych przez spółkę (prace projektowe, produkcyjne, konstrukcyjne, programistyczne oraz specjalistyczne usługi), kształtu organizacji (zamiejscowe oddziały i grupy serwisowe), jak i zakładanych celów. Po roku pracy w systemie widzimy już, że udało nam się sprostać temu wyzwaniu, a nastawienie i wsparcie naszych pracowników okazało się tu kluczowym czynnikiem. Dostrzegamy również kolejne możliwości, w których system IFS Applications 9 będzie pomocny w nadchodzących zadaniach.