.gif){kind=small}
Artykuły
Workflow: Zarządzanie przepływem zadań i nadzór nad dokumentami w firmie
Przykładem procesu, który występuje w większości organizacji, i w większości z nich jest częściowo opanowany od strony technicznej obsługi, jest nadzór nad zapasami. Zwykle system informatyczny lub rejestr magazynowy zawierają aktualną informację o stanie zapasu. Często informacja ta uzupełniona jest przez rejestr zamówień zakupów o wskazanie osób zainteresowanych informacją o przyjęciu dostawy lub opóźnieniu realizacji zakupu. Zwykle jednak systemy te nie posiadają możliwości automatycznego przekazania takiej informacji zainteresowanym osobom, lub taka funkcja systemu nie jest wykorzystywana. Systemy workflow pozwalają w zautomatyzowany sposób przekazywać taką informację uczestnikom procesu. Oczywiście zawsze należy indywidulanie ocenić na ile istotne jest szybkie, automatyczne, informowanie uczestników procesu o realizacji poszczególnych kroków procesu przez innych wykonawców.
Osoby zarządzające organizacją dostrzegają potrzebę nie tylko formalizacji procesów i opisania ich przebiegu w organizacji, ale także wsparcia obsługi tych procesów, które są podstawą działalności organizacji lub w istotny sposób wpływają na efektywność organizacji.
Kluczowym czynnikiem jest tutaj właściwa identyfikacja procesów, dla których wprowadzenie nadzoru nad realizacją zadań przyniesie korzyści w organizacji. Jakie czynniki bierzemy pod uwagę planując zastosowanie systemu zarządzania zadaniami do obsługi procesu?
- Przekroczenie progu skomplikowania procesu przy jednoczesnym wymogu zachowania czasu realizacji procesu;
- Duża ilość wykonawców lub osób informowanych o przebiegu procesu;
- Istotny wpływ procesu na prognozowany rachunek przepływów organizacji, na prognozowanie przychodów i/lub kosztów;
- Konieczność tworzenia i aktualizacji informacji, a w szczególności dokumentów, będących wynikiem procesu.
W zależności od charakteru organizacji, zarządzający nimi wymieniają tutaj zwykle procesy:
- ewidencji i zatwierdzania dokumentów kosztowych;
- wprowadzania zmian konstrukcyjno-technologicznych w wyrobach bądź w procesach wytwórczych w przedsiębiorstwach produkcyjnych lub projektowo-konstrukcyjnych;
- obsługi wniosków zakupowych i zakupów materiałów pomocniczych i administracyjnych;
- zatwierdzania planów inwestycyjnych;
- obsługa zgłoszeń problemów, awarii;
- zatwierdzanie wniosków kredytowych w instytucjach finansowych.
Standardowym procesem, zwykle chętnie wdrażanym pod nadzorem systemu zarządzania zadaniami, jest zatwierdzanie wniosków urlopowych. Ten wydaje się stosunkowo prosty proces, łatwy do opisania w organizacji, nie składa się jedynie z dwóch kroków: złożenia wniosku przez pracownika i jego zatwierdzenia lub odrzucenia przez przełożonego i nie kończy się jedynie na zatwierdzonym lub odrzuconym wniosku urlopowym. Żeby móc powiedzieć o skutecznie wdrożonym procesie obsługi wniosków urlopowych, należy uwzględnić o wiele więcej wymagań. Z tego powodu dla każdego procesu identyfikowane są wszystkie wejścia i wyjścia oraz wszyscy uczestnicy procesu i informacja o przebiegu lub zakończeniu procesu.
Dla wniosków urlopowych uwzględnić należy tutaj:
- złożenie wniosku o urlop,
- złożenie wniosku o anulowanie przyznanego już urlopu,
- określenie zastępcy lub zastępców dla osoby na urlopie,
- przekazanie informacji do kadr o zatwierdzonym lub anulowanym wniosku urlopowym, a docelowo integrację z systemem kadrowo-płacowym,
- składany wniosek urlopowy powinien trafiać do bezpośredniego przełożonego, a w przypadku jego nieobecności do osoby zastępującej.
Jak pokazuje powyższy przykład, należy przed podjęciem decyzji przeanalizować zarówno złożoność procesu, jak i jego wpływ na cele działania organizacji. Nakłady podobne jak dla wdrożenia nadzoru nad wnioskami urlopowymi wymagane są dla nadzoru nad ewidencją i zatwierdzaniem dokumentów kosztowych w firmie, ale efektem wdrożenia jest zwykle możliwość rozpoznania kosztów okresu na wiele dni przed zamknięciem okresu.
Nadzorowany w systemie informatycznym proces obiegu staje się przejrzysty dla uczestników i osób nadzorujących. Dla poszczególnych czynności procesu określane są warunki realizacji, w tym zakładany czas reakcji i czas wykonania, co sprzyja szybszemu podejmowaniu działań przez wykonawców.
Zastosowanie systemu zarządzania zadaniami oraz nadzoru nad dokumentami w organizacji przebiega sprawniej, jeśli stosowany jest jeden system autoryzacji użytkowników i nadawania uprawnień. Nie jest to wymóg konieczny, ale praktyczne zalecenie związane z administracją uprawnieniami do informacji i dokumentów. Stąd często wdrożenie takiego rozwiązania jest poprzedzane przez wdrożenie zarządzania usługami katalogowymi.
Systemy zarządzania zadaniami często uzupełniane są przez funkcje pracy grupowej lub systemy zarządzania dokumentami, co pozwala do poszczególnych czynności procesów załączać kolejne wersje dokumentacji, składowanej na serwerze i udostępnianej upoważnionym użytkownikom systemu.
Korzyści z zastosowania systemów nadzorujących realizację zadań:
- poprawa efektywności działania organizacji i wzrost zadowolenia klientów bądź pracowników;
- poprawa dokładności planowania i prognozowania finansowego;
- poprawa określenia odpowiedzialności za informacje w procesie;
- poprawa sprawności reagowania pracowników;
- poprawa bezpieczeństwa informacji, poprawa bezpieczeństwa tworzonych i modyfikowanych dokumentów, dzięki składowaniu informacji i dokumentów poza indywidualnymi komputerami (backup danych oraz zarządzanie uprawnieniami).
Zwykle proces wdrożenia nadzoru nad przepływem pracy obejmuje zadania:
- Analizy procesu, w wyniku której identyfikowane są:
- cele procesu i wyniki procesu,
- wejścia i wyjścia procesu,
- zagrożenia związane z opóźnieniem realizacji procesu,
- realizowane czynności i jeśli jest to wymagane także kroki tych czynności,
- decyzje podejmowane w procesie, warunki i kryteria dla każdej decyzji,
- tworzone dokumenty,
- wykorzystywane dokumenty,
- wykonawcy poszczególnych czynności,
- uczestnicy informowani o podjęciu lub zakończeniu poszczególnych czynności,
- planowane czasy reakcji i wykonania dla poszczególnych czynności,
- wyjątki uruchamiające eskalację lub alertowanie w procesie,
- wymagania dotyczące integracji z istniejącymi systemami, oprogramowaniem, sprzętem,
- możliwości i sposoby wprowadzania zastępstw dla wykonawców.
- Parametryzacja i budowanie rozwiązania:
- podział procesu na zadania i modelowanie zadań w systemie,
- mapowanie ról w procesie, przydział zadań wykonawcom,
- integracja z systemem zarządzania uprawnieniami,
- wykonanie integracji z innymi systemami i oprogramowaniem,
- szkolenie z obsługi procesu,
- Uruchomienie obsługi.
Autor: Radosław Zacharewicz, Infor Consulting Manager w S&T Services Polska. Odpowiada za ofertę produktową Infor, jej rozwój i wsparcie presales dla projektów sprzedażowych. Zarządza również zespołem konsultantów wdrożeniowych, zajmujących się systemami Infor, CRM oraz Business Intelligence. http://www.snt.pl/
