Rejestracja na webinarium

HR Automation – w jakich zadaniach może wesprzeć nas nowoczesny system kadrowy

Działy kadr w małychi dużych firmach są odpowiedzialne za wykonanie bardzo wielu obowiązków. Obecnie coraz więcej firm korzysta z oprogramowania ERP, które pomaga managerom HR w organizacji czasu pracy i optymalizacji zadań. 

Praca działów związanych z zasobami ludzkimi, opiera się w dużym stopniu na dokumentach. Dlatego specjaliści coraz częściej polegają na automatyzacji. W efekcie czas przepływu informacji jest szybszy, a koszty znacznie mniejsze. 

Aby zarejestrować się na webinarium musisz być zalogowany/zarejestrowany.

HR Automation – w jakich zadaniach może wesprzeć nas nowoczesny system kadrowy

Działy kadr w małychi dużych firmach są odpowiedzialne za wykonanie bardzo wielu obowiązków. Obecnie coraz więcej firm korzysta z oprogramowania ERP, które pomaga managerom HR w organizacji czasu pracy i optymalizacji zadań. 

Praca działów związanych z zasobami ludzkimi, opiera się w dużym stopniu na dokumentach. Dlatego specjaliści coraz częściej polegają na automatyzacji. W efekcie czas przepływu informacji jest szybszy, a koszty znacznie mniejsze. 

Idea HR Automation i wpływ na codzienną pracę

Ilość procedur z jakimi na co dzień muszą zmagać się pracownicy działów HR powoduje, że ich uwaga skupia się głównie na powtarzalnych, monotonnych zadaniach. Podczas gdy sprawdzanie dokumentów, wypełnianie formularzy może wykonać system. Dlatego automatyzacja z której coraz częściej korzystają firmy, przyczynia się do wzrostu efektywności pracowników.

Do takich możliwości zalicza się:

  • digitalizacja dokumentacji pracowniczej
  • uporządkowanie zaimportowanych dokumentów, tak by można było je wyszukać lub odzyskać
  • przechowywanie skanów dokumentów jako załączników, które można udostępnić na innych urządzeniach
  • ułatwienie w generowaniu raportów i analiz.

Zgodność z aktualnymi przepisami prawa pracy pozostaje priorytetem

Niezależnie od technologicznych możliwości, w obszarze kadrowym kluczowa jest zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i kodeksem pracy. Pracownicy HR często zmagają się zmieniającymi się procedurami. Przebrnięcie przez paragrafy, wymaga nie tylko wiedzy i wysiłku, ale przede wszystkim czasu.

Stąd bardzo ważny jest wybór właściwego rozwiązania, które będzie z jednej strony na bieżąco rozwijane i dopasowane do zmian prawnych, ale równocześnie będzie posiadało platformę komunikacji miedzy pracownikiem, a działem HR. Takim narzędziem jest moduł Kadry i Płace oraz platforma Pulpity HR w systemie enova365.

System mocno wspiera organizację polityki personalnej i ułatwia zarządzanie firmą. Cechuje się wysoką konfigurowalnością i jest dostępny z poziomu wielu urządzeń mobilnych. Każde przedsiębiorstwo, może dopasować jego funkcje do indywidualnych potrzeb.


Przykład wykorzystania enova365  do obsługi pracowniczej

 Obsługujemy   firmy o bardzo rozbudowanych strukturach. w tym międzynarodowej korporacji. System enova365 pozwala nam osiągnięcie zdecydowanie lepszych rezultatów -  wyjaśnia Wojciech Kulig, prezes Payroll360 - dodatkowo mamy do czynienia z kapitałem zagranicznym, który wymaga dostarczania raportów i dokumentacji w ściśle określonym terminie. Utrudnienie stanowi fakt, że oddziały oddalone są od siebie o kilkaset kilometrów, co utrudnia obieg informacji. W tym przypadku rozwiązaniem okazały się Pulpity pracownicze.


Pulpity pracownicze niwelują koszty obiegu informacji. Pracownik może edytować i sprawdzić dowolne informacje w każdej chwili. Pulpity Pracownicze umożliwiają też zarządzanie zastępstwami, nieobecnościami, czasem pracy. Planowanie czasu pracy uzgadniane na poziomie kierownik-pracownik może być od razu zaewidencjonowane w enova365 Kadry Płace, w efekcie rozliczenia płacowe są zgodne z rzeczywistością. Dzięki automatyzacji nie ma ryzyka niedostarczenia informacji, zagubienia wniosku lub  pominięcia wymaganych procedur.


Obsługa procesów kadrowo-płacowych w enova365

Firma zatrudniająca dużą liczbę pracowników, potrzebuje sprawnego systemu do wprowadzania danych i łatwego dostępu do nawet kilkutysięcznej bazy użytkowników.

Program enova365 wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi oraz prowadzenie zadań wynikających z ustawowych obowiązków pracodawcy, a przy tym ułatwia dostęp do danych pracowniczych, w tym umożliwia:

  • Wdrożenie nowych pracowników – zatrudnienie nowych osób, wiąże się z formalnościami: podpisaniem umowy, wypełnieniem formularzy, wprowadzeniem do nowych obowiązków. Dzięki systemowi ERP, czas tych zadań jest znacznie krótszy a pracownicy otrzymują informacje zebrane w jednym miejscu i w każdej chwili mają do nich dostęp.
  • Przechowywanie danych osobowych pracowników – system nie wymaga gromadzenia teczek, a szanse na pomyłkę w aktualizacji danych są bardzo niewielkie.
  • Ewidencja czasu pracy – przeglądanie dokumentów może być problematyczne, znacznie lepiej mieć do nich dostęp w jednym systemie i sprawdzić czas pracy wykonując kilka kliknięć.
  • Składanie wniosków o szkolenie/delegację/urlop itp. – dzięki automatyzacji nie trzeba wypełniać ich w formie papierowej, wystarczy wysłać prośbę przez system. Informację o akceptacji bądź odrzuceniu wniosku, pracownik otrzymuje drogą mailową bądź smsem.

Nowoczesne rozwiązanie kadrowe wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom i daje organizacji jedno, spójne, bezpieczne i technologicznie sprawne narzędzie. W systemie enova365 dostęp do systemu może mieć każdy pracownik. Dzięki temu po wygenerowaniu np. wniosku o delegację, nie tracimy czasu na dostarczenie go w formie papierowej do kilku osób. Ponadto powiadomienie o decyzji otrzymujemy automatycznie drogą mailową, bądź w formie notyfikacji, po zalogowaniu się do pulpitów pracowniczych - podkreśla Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry i Płace enova365.


Mobilny system dostępny z każdego miejsca

Kiedy pracownicy są w tzw. terenie, często się zdarza, że potrzebują dostępu do firmowych danych. System enova365 działa również na poziomie aplikacji, co jeszcze bardziej ułatwia pracę zdalną.

Znacznie łatwiej mogą kontrolować procesy w firmie, kiedy uczestniczą w spotkaniach poza biurem lub przebywają na delegacji. Dostępność systemu enova365 na telefony komórkowe (z systemem Android) pozwala na wygodę i brak konieczności inwestowania w urządzenia dostępowe dla pracowników.


Elastyczne rozwiązanie stale rozwijane o nowe funkcjonalności

Często zdarza się, że standardowe funkcje dostępne w oprogramowaniu, to za mało. Dlatego enova365 jest wysoce konfigurowalna i elastyczna. W praktyce oznacza to, że można dopasować ją do potrzeb przedsiębiorstwa, specyfiki pracy z innymi narzędziami.

 Firma bitcom z Krakowa, która wdrażała enova365 w Payroll360 rozszerzyła pulpity pracownicze o dodatek „kilometrówka”. Dzięki temu rozwiązaniu rozliczenia kosztów przejazdu samochodu w delegacji przebiega w poniższy sposób:

1. Koszt przejazdu samochodem wylicza się na podstawie danych jak: rodzaj auta, nr rejestracyjny, techniczne dane pojazdu np. pojemność silnika.

2. Po numerze rejestracyjnym kilometrówka łączy się z bazą, a system na podstawie dostępnych danych, wie jaki będzie koszt.

3. Aby przekazać delegację do księgowości – rejestruję ją, księgowa ma znak że może ją rozliczyć jeżeli księgowa rozliczy delegację, pracownik otrzymuje mail że delegacja została zatwierdzona.


Wymierne korzyści z automatyzacji procesów kadrowo-płacowych

Wdrożenie systemu automatyzującego HR pozwoli zniwelować koszty i ilość błędów. Nie ma co do tego wątpliwości, że system precyzyjnie wylicza dane, generuje zestawienia i wykrywa nieprawidłowości.

Oszczędność czasu i kosztów dzięki elektronicznym wnioskom i dokumentom. Nowoczesna platforma ułatwia komunikację między pracownikami a działami HR.

Sprawny przebieg procesów kadrowo-płacowych dzięki modułowi Kadry i Płace. Praktycznie każdy pracownik może sprawdzić status wniosku, automatycznie otrzymać powiadomienie na maila czy wysłać notyfikację do przełożonego.

Podsumowując, system enova365 w działach HR pozwala mierzyć efektywność działań, przyspieszyć i usprawnić przebieg informacji oraz ułatwi komunikację nawet w firmie o wielu rozproszonych oddziałach.